スタートアップのバックオフィス職はこうあるべき
こんにちは！
セブンデックス バックオフィスのひかりです。
セブンデックスに入社して約1年半が経過しました。
みなさんは”バックオフィス”と聞いて何を思い浮かべますか？
正直、私はセブンデックスに入社する前までフワッとした印象しか持てていませんでした。
改めて、私が行っているバックオフィス業務についてご紹介すると、
”総務・経理・労務・法務・人事アシスタント”すべてを担当しています。
今でこそ、1人バックオフィスとして業務を遂行する毎日ですが、
もともとはスタートアップはもちろん、業界業種ともにまったくの未経験で入社しました。
今回は、そんな私がセブンデックスに入社するまでに至った経緯と、今だからこそ言える”スタートアップのバックオフィス職はこうあるべき”についてお話ししいたいと思います！
My VISION
「自分の行動によって目の前の人が、
繋がるどこかの誰かが笑顔になる世界」を創りたい。
私はMy VISIONとして「自分の行動によって目の前の人が、
繋がるどこかの誰かが笑顔になる世界」を創りたいと思っています。
その一番の影響となったのが父です。
幼少期から、目の前で多くの患者さんを助ける柔道整復師の父の背中を見続けて、いつしか「私も父みたいにたくさんの人を助けられる(支えられる)ひとになりたい。笑顔にできる人になりたい」と思うようになりました。
「目の前のひとを助けたい、多くの人を自身の行動で笑顔にしたい」そんな想いを持ち続け、学生時代にはホスピタリティ講習や救命講習、ユニバーサルマナー検定を受け、実際に自分ができることは何かを考えていました。
そんな中、ご縁があって新卒時代に内定をいただいたのは、某大手航空会社グランドスタッフでした。約3年半業務に従事する中で、毎日数えきれないほどのたくさんの素敵なお客様と出会い、そんなお客様の力になれる瞬間が私は大好きでした。
一方で経験を積む中で、新たな場所で新たな知識を求めて一から何かを挑戦してみたいという気持ちが芽生え始めたと共に、一緒に働くメンバーの役に一番に立てる仕事をしてみたいと思うようになりました。
そのキッカケとなったのが前職の会社で強く根付いていた”社員同士がメッセージカードで感謝を伝え合う文化”です。大好きな同期をはじめ、憧れの先輩方や可愛い後輩からいただく温かい感謝のメッセージに胸が熱くなる、そんな瞬間に、「大好きな人の力にもっとなりたい」という気持ちが強くなっていきました。
そこで社員を大きく支えることができる仕事って何だろう？と考えた時に思い浮かんだのがバックオフィス職でした。転職活動を行うなかでセブンデックスに出会い、選考を進む上で熱い気持ちを持つメンバーの人柄に惹かれ、「ここで支えられる人になりたい！」と強く思ったことを覚えています。
バックオフィスって実際どうなの？
バックオフィスになるまでの印象
実際にバックオフィスになる前はバックオフィスとは、社員の困りごとを解決したり、社員が働きやすい環境づくりをするような人の印象がありました。言わば、社員に向けるホスピタリティの達人のような。前職のバックオフィスの方々の印象が強かったのかもしれません。
困った時に相談しに行く、ただ大手という部分で人数が多いこともあり、部署が違えばフロアも違う。毎回担当していただく方も初めましてということも多く、接客をしていただいていた感覚に近かったのかなとも思います。
実際にスタートアップのバックオフィスになってみて
実際にスタートアップのバックオフィスになってみた率直な感想として、初めは分からないことが分からなかったです・・・。
マニュアルが揃っていた前職とは一方、マニュアルがない環境。口頭で教えていただいたことと、追加でイレギュラーが起きれば全て1からマニュアルを作成する毎日。「セブンデックスのメンバーを支えたい」と強い思いを持って入社してきたはずが全く役に立てていない自分に、正直に言うと入社当初は落ち込んでいました。笑
入社前までは、「こんなに色んな仕事を任せてもらえるなんて願ったり叶ったり！自分の得意と好きを知れるチャンス！」と思っていましたが、あまりにも幅広い業務と1人バックオフィスという事もあり、周りに馴染めないことに悩んでいました。
ですが、さまざまな経験を得てバックオフィスに必要な役割と責任の明確化ができるようになり、そのなかで必要だと感じたものがこちらです！
文化と価値観の共有（自己開示）
コミュニケーションとチームワーク（柔軟性と適応性）
問題解決能力
成長と学びの機会を作りにいく
まず1つ目に、文化と価値観の共有です。
文化と価値観の共有は、組織の結束と生産性の向上を高めます。最初に私が直面した課題は、「自己を理解してもらえていないこと」でした。具体的には、自分のアイデンティティや価値観、そして目指すべき方向性を周囲に明確に伝えていなかったことが業務の成果に直接的に影響していました。
そのため、次のような対策を実施しました！👀
⇩⇩
全社朝会の司会を担当：自己開示の場として、自分の考えや目標を周囲へ共有しました。
全社交流会コンテンツの企画：メンバーの想いを引き出しそれを全体で知ってもらい共感し合う場にすることで、メンバーのモチベーション向上に努めました。
夕方のお菓子配り：雑談の中で、メンバーが抱える喜びや悩みに気づき、話し相手として心の面でも支える存在を目指しました。
これらの取り組みにより、自分自身のアイデンティティを明確にし、同時にメンバーのニーズや状況を理解することができました。
その結果、チーム全体の連携がより円滑になり業務効率が向上し、
昨年には全社MVPにも選出してもらえることができました。
気になる方は、こちらの記事をご覧ください！📝
2つ目に、コミュニケーションとチームワーク（柔軟性と適応性）です。
と言うのも、バックオフィスは他の部門やチームとの円滑なコミュニケーションが不可欠です。特に経理や法務業務では、一つのミスで大きな信頼を失ってしまう可能性が大きくあります。
そのため、常にどんなに小さな気づきや違和感でも他者へ共有するように心がけ最善の状態を作れるようにしています。その結果、大きなミスを起こすことなく社内での信頼を得ることができました。
3つ目に、問題解決能力です。
バックオフィスの業務は多岐にわたり、総務、経理、労務、法務、人事など様々な分野で作業を行います。そのため、日常業務にはさまざまな問題や課題が発生します。例えば、業務フローの改善、効率化、法的な問題の解決などです。
もちろん初めて依頼される業務も多くあります。普段の業務と依頼業務の優先順位を瞬時につけ、依頼された業務に関しては全体像と誰が関わる業務なのかを把握する必要性があります。
問題解決能力があれば、リスクを早期に発見し、適切に対処することができます。バックオフィスがスムーズに機能することで、組織全体の業務が円滑に進行し、目標達成に向けて前進することができます。
最後に、成長と学びの機会を作りにいくことです。
スタートアップのバックオフィス職は、常に新しいことを学び、成長する機会が豊富です。そのため、私は必ず何事にも振返りを行うようにしています。
セブンデックスでは、上長と定期的に1on1ミーティングを行い業務の良い点や改善点を共有し、自身の成長に向けて挑戦したいことを積極的に提案しています。その結果、以前から興味を持っていた広報業務にも携われるようになり、最近では「セブンデックスPODCAST」の制作メンバーとして企業の成長や価値観をより多くの人々に伝える貴重な機会をいただきました。
この経験を通じて、バックオフィス職としては知り得なかったメンバーの背景を知ることができたと共に、クリエイティブ力をさらに磨くことができ、自身のキャリアにも大きな成長をもたらしています。
「セブンデックスPODCAST」はこちら！
最後に
スタートアップのバックオフィス職には、
自己開示とコミュニケーション能力（柔軟性と適応性）、問題解決能力、そして継続的な学びと成長への意欲が不可欠です。
常に変化する環境に対応し、迅速かつ効果的に業務を遂行するために、柔軟な思考と行動が求められます。また、他部門やチームとの円滑なコミュニケーションを通じて、情報共有や課題の解決に取り組むことが重要です。さらに、予期せぬ問題に対処する能力や、常に新しい知識やスキルを習得する意欲も求められます。
私のこれからの夢は、 ”唯一無二のスーパーバックオフィス” になることです！自身の行動でメンバーが働きやすくなったり、少しでも笑顔になる瞬間が増えれば、それは私の本望です！
”誰かのため(力)になりたい” と思う強い気持ちをお持ちの方であれば、
誰でも挑戦できるお仕事だと思っています！
スタートアップやバックオフィス職に興味をお持ちの方に少しでも心に響くコンテンツとなれたら嬉しいです🌸
最後までお読みいただきありがとうございました。