社労士が普段使っている労務管理系クラウドツールの組み合わせやフローを整理してみた話

今回は普段、社労士業務の中で顧問先とよく使うツールを図解にして、企業や従業員とどのような形で関わりがあり、どのようなフローで労務管理をしているかまとめてみました。

最初に言っておくと今回はバックオフィス全体ではなく、あくまでも労務管理に絞ったお話になってます。

普段、顧問先と一緒に使っているツール

まとめるとざっとこんな感じです。
連絡：Slack、ChatWork
情報共有：Googleドライブ、Dropbox
従業員管理：SmartHR、freee
給与計算：Money Forward、freee
勤怠管理：ジョブカン、KING OF TIME、AKASHI、Money Forward

勤怠管理については結構会社によってまちまちですね。
過去こんな記事も書いたので参考になれば幸いです！

全体の構図について

まとめた構図がこちらです。

顧問先によって使うツールは多少異なりますが、割とメインのセットがこちらになります。
freeeだったら、もっと一元管理できるのでは？という声もあるかと思いますがシステムの仕様上できるorできないが多少あったりするので、今はこの形がメインです。（もちろん使ってる顧問先もあります）

基本的にはツール間でAPI連携しているものから選定して、情報の登録や更新は連携ボタン1つで終わるように心掛けて運用しています。
続けて、場面ごとのフローに切り分けます。

手続きのフロー

入社の場合

①会社の担当者が従業員をSmartHRへ招待する
②従業員へ招待のメールが届く
③招待の流れに沿って従業員が本人情報を入力
④社労士へ手続き依頼の通知が届く
⑤内容確認の上、SmartHRにて手続きを電子申請
⑥手続き完了後に公文書をGoogleドライブへアップして共有
⑦会社へ直接届いた健康保険証を本人へ渡す

退職の場合

①会社の担当者がSmartHRにて退職手続きを登録
②社労士へ手続き依頼の通知が届く
③内容確認の上、SmartHRにて手続きを電子申請
④手続き完了後に公文書をGoogleドライブへアップして共有
⑤従業員へ離職票を共有する
⑥健康保険証等を会社へ返却する
⑦最終月の給与計算をMoney Forwardにて完了
⑧源泉徴収票をSmartHRへアップ
⑨最後の給与明細と一緒に源泉徴収票をSmartHRにて取得

それ以外の手続き

上記の入社や退社以外でも例えば扶養追加も本人がSmartHRから申請することによって、通知が届く→中身を確認して電子申請する。の流れにしてますが、決してSmartHRでは全ての手続きができるわけではないので、その場合は別システム（自分はオフィスステーション）を使って、申請をしています。

またfreeeがメインになる場合だとfreee自体では電子申請ができないので、その場合はfreeeとオフィスステーションをAPI連携させて電子申請を行っています。

給与計算のフロー

①従業員が経費や打刻や休暇申請を行う
②会社の担当者が勤怠や経費を締める
③ジョブカンからMFへ勤怠情報を連携する
④SmartHRからMFへ従業員情報を連携する
⑤社労士が連携した情報を元に給与計算を行う
⑥MFから振込用の全銀データを出力してGoogleドライブへアップ
⑦会社の担当者が振込処理を行う
⑧MFからSmartHRへ給与情報を連携
⑨SmartHRから本人へ給与明細の通知が届く

大まかな流れはこんな感じです。
給与額の変更やイレギュラーな支給や控除、また住民税などについてはツール上ではなくスプレッドシートにて会社-社労士間で管理して、適宜給与に反映してる感じです。

さいごに

かなりざっくりとご紹介させて頂きましたが、いかがでしたしょうか？
まだまだ改善の余地はあると思ってますし、現在はRPAも駆使しながら色々と内部側の業務改善についても試行錯誤したり模索中です！
見て頂いた方の中で「うちはこうやってます！」とか「こうやった方が良いんじゃない？」などアドバイスがあれば是非とも情報交換できたら幸いです！