タスク管理の周知徹底アイデア ｜SansanプロダクトマネジメントでのNotion活用術[10] -Tips編3-

こんにちは、Sansanプロダクト部でプロダクトオペレーションを担当している尾部です。
「今日から実践できるNotionの活用術 -Tips編-」の第3回目に参りました。今回は、私たちがどのように部内のメンバーに対してNotionを用いたタスク管理の周知を図っているかをシェアします。

私たちのチームでは、タスクを記入する際に、必ずアサインと期日を設定するというルールを設けています。

タスク管理の周知徹底アイデア

タスクの発生と記入

1. プロジェクトマネジャーは定例会議でタスクを作成します。

• 各プロジェクトでは定例会議が開催されており、タスクが生じるたびにプロジェクトマネジャーがメンバーにNotionでタスクを作成させています。

• ただし、全てのプロジェクトで完全に徹底されているわけではなく、これは課題となっています。

2. Send to Notion機能を使用してタスクを作成する際には、自分以外のメンバーもアサインに追加します。

• 運用を開始した当初は、タスクを作成できる人とまだ慣れていない人が混在していました。

3. PMO（私）は1週間以内にステータスがDoneになったタスクをメンバーごとに確認し、Doneが少ないメンバーに対して声をかけています。

• タスクが3件以下の場合、そのメンバーはタスクをまだ作成できていない可能性が高いです。その原因を探り、対策を立てています。

• オートメーション機能を用いて、ステータスがDoneに変更された日付を Done Dateというプロパティに自動で記入しています。

• 1週間以内にステータスがDoneになったタスクを、メンバーごとにグループ化して一覧表示しています。

タスクの更新

前提として、私たちのチームでは、タスクを記入する際に、必ずアサインと期日を設定するというルールを設けています。
PMO（私）は期限が切れている、または未入力のタスクをメンバーごとに確認し、タスクが多いメンバーに対して声をかけています。

• 期限切れ、または未入力のタスクを、メンバーごとにグループ化して一覧表示しています。

• Slackによるリマインダーは、もはや誰も見ていません。

参考：PMO（私）は以下の条件でフィルターしたタスクをメンバーごとにグループ化したビューを週に1度チェックしています。

• Done(1week)：1週間以内にDoneにしたタスク一覧

• Overdue：期日が「今日以前」または「未入力」のタスク一覧

参考：以下は実際のSlackです。朝会のアジェンダに上げながら、タスク管理ができていない原因を探ったりタスク管理できるメンバーのやり方をシェアしています。

持続的なタスク管理への挑戦

事実として、私たちのチームでもNotionによるタスク管理が完全に浸透していないことがあります。Googleカレンダーのタスク機能やSlackの「後で」機能など、既存の習慣を変えることが難しくなってしまっているメンバーも存在します。
しかし、Notionを用いてタスク管理を行うことの価値は、タスクを依頼したメンバーやプロジェクトメンバーが進捗を気にする時にいつでも確認できる状態を作り出すことにあります。これにより、優先順位の高いタスクが進行しない場合や、他のタスクが過剰になっている場合には、その調整が可能になります。
単に自分だけが楽にタスクを管理できるという視点から一段上げて、プロジェクト全体の進行を管理する視点を持つことが重要であると私は考えています。

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SansanプロダクトマネジメントでのNotion活用術シリーズ