伝わる話し方？伝わらない話し方？

飲食店利益構造改革

2021年2月6日 11:49

あなたは伝えること得意ですか？
それとも苦手意識ありますか？

私も苦手でしたが、
今回書かせてもらう事を意識してから上達を実感できましたので、
是非参考にしてください。

特に年齢が若い方は上司にどのように話をすればよいのかよくわからない、
人前で話をしようとすると何を言えばよいかわからない
説明を受ければ意味は分かるけど人にうまくしゃべれない

などなど、
書店に行くと所狭しと話し方の本が多数あるので、
それだけ苦手意識がある方多いと思います！
だからこそ自分に自信が持てるようになるスキルなので、
是非学んでください！

１話が伝わらない、、、その原因とは？

１考えた順番で話をしてしまう
２説明しすぎてしまう
３相手の理解度を考えていない

１考えた順番で話しをしてしまう

物事を説明する時に、
ついつい頭の中で浮かんだ情報をその順序のままどんどん話してしまう方がいます。
話し手からすると、その方が話しやすかったりもしますから、
思うままに話していたら気づいたら数十分も経っていた──という経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
しかし、話しやすい話し方と聞きやすい話し方は大きく異なるものです。
聞く側は情報が理路整然としている方が聞きやすく、
理解しやすいのはいうまでもありません。
例えば指示であれば、指示内容、その指示を行う背景、タスクの期限等々
といった要素がしっかりと整理されていることが望ましいでしょう。
思いついたままに話してはこの要素が入り組んで混ざってしまうため、
最終的に指示を受けた側は話された内容を正確に理解できなくなってしまうのです。
一言二言では終わらない内容を相手に伝える場合には、
一度自分の頭の中で情報を整理して、話す順序を意識すると良いしょう。

２説明しすぎてしまう

話すときには、「あれも伝えたい」「これも伝えたい」と多くの内容を盛り込みがちですが、聞き手の記憶に残る量はそれほど多くありません。
何を伝いたいのかを明確にし、要点を1〜3点に絞りましょう。

何を伝えたいかが明確になったら、余計な話題は控え、要点を筋道立てて話すように努めましょう。

情報量を増やし過ぎないようにし、シンプルな構成で話せるようにしましょう。話は「導入」「本論」「結び」で構成します。
導入で聞き手の関心をつかみ、本論で内容を伝え、結びで最も伝えたいことを再度繰り返すことで効果的に伝えられます。情報量を増やし過ぎて、
伝えたいことがぼやけてしまわないように気をつけましょう。

３相手の理解度を意識していない

話しがわかりやすい人は、
「相手の立場に立って考える」ということが実践できているように思います。
「なんでこんな簡単な話が伝わらないんだ！？」とモヤモヤしてしまう。
そんな時に一度立ち止まって考えてみてください。
自分の常識を相手に当てはめてはいけません！
人はそれぞれの価値基準、過去の経験などの複合的な要素に基づいて物事を判断しているので、基本的に周りにいる全員が自分とは違う感覚を持っていると理解する必要があります。

相手がどの程度理解できているかを確認しながら話しましょう。
一方的に自分が伝えたいことを話しても、相手には伝わりにくいことがあります。
聞き手が興味をしめしているかなどを観察しながら話すことをおすすめします。
相手の理解度が低い際には、
自分の伝え方を見直しブラッシュアップに努めましょう。

根本的なことですが説明や指示が終わった後に相手に確認をすることも重要です。
相手が上司の指示内容をスムーズに話せるのであれば、
間違いなくその部下は上司の指示を理解していると言えるでしょう。
そのときに注意が必要なのは「何かわからないことは？」を聞くだけで終わりにしてしまわないことです。
上司・部下という関係性が築かれている時点で「わからない」ということを表明しにくいからこそ、この理解不足は起きています。
このような曖昧な質問では部下の理解不足は解消されない可能性が高いです。より適切なやり方としては、部下に上司が説明した内容、指示した内容を自分なりに最後にまとめさせることです。
これで部下がきちんと理解しているかどうかが判断できますし、
仮に理解不足や認識相違があった場合は、その際につぶすことができます。
一見二度手間になるように見えますが、実は部下の理解不足を防ぐ上で
とても効率の良い方法と言えます。

理解度に差があることを考慮しない説明です。
まず大前提として、上司と部下がいる場合、少なくとも上司が指示出しをするのであれば、
基本的には上司の方が「よくわかっている」前提で話す必要があります。
経験年数が長く、また過去に実績を上げているからこそそのポジションについているのですから、これは当然のことです。
従って、部下は上司と比較して蓄積した情報量や経験が少ないため理解度がさがることを前提として話す必要があります。
上司が指示を出す時は部下の理解度、保有している情報や経験を認識したうえで、それでも部下が理解できるような話し方を意識すると、
よりコミュニケーションは円滑になるでしょう。

２話すのが得意の人と苦手な人

記憶に残りやすい言葉を選んでいる
話すのが上手な人は、記憶に残りやすい言葉を選び話しています。必要以上に専門用語などの難しい言葉を並べ立てると、
分かりにくく伝わりにくくなります。

聞き手に共感してくれているのがわかる
話すのが上手な人は、聞き手に共感してくれているのがわかるため、
話が上手く伝わります。一方的になりがちなコミュニケーションは相手に伝わりにくいです。聞き手に合わせて態度や表情を変えていることは、
聞き手にも伝わり、話を受けとめられやすくなります。

例え(たとえ)話がわかりやすい
話すのが上手な人は、難しい話をするときに、たとえ話を交えながら話しています。単調になりがちなトークの合間にたとえ話しを入れることで、
聞き手の興味を引けます。

情報量が多すぎて、何を一番伝えたいのかわからない
話が下手な人は、伝えたい情報量が多すぎて、何が伝えたいのかがわからない、などと聴き手に思われることが多いです。伝いたいことを絞らずに、思いついた順に次から次へと話してしまう傾向があります。

いきなり説明し始め、自分の言いたいことだけを話す
話が下手な人はいきなり説明をし始め、自分のいいたいことだけを話していることが多いです。相手の興味などを気にせず、自己アピールをしてしまうため、聞き手の心に響かないことが多いです。

話すことに必死で、聞き手が見えていない
話が下手な人は、話すことに必死で、聞き手の反応が見えていないことが多いです。聞き手が理解できているか、自分の話に興味を持っているかの判断をする余裕がないことなどが原因です。緊張感、話下手だという劣等感などがあると、会話するときに余裕がもてないのです。

３相手の興味を持続させる話し方を意識する

相手の興味・関心を引きつける話し方を意識することです。
まず意識したいのは
「緩急がない」「数字がない」「事例がない」
この3つの「ない」を防ぐことです。
どこが大事なところなのか意識的に緩急をつけて話すように心がけます。

次に、具体性を持たせるために、可能な限り数字を盛り込みます。
「重要な点を“3つ”」「これを実践すれば“50％”売り上げがアップします」などなど、数字を話に混ぜることでより話しの具体性・信憑性が向上します。

最後に「事例」を盛り込みます。
ただ単調に伝えたいことを話すのではなく、具体例を差し込むことで、会話に臨場感が生まれます。
こうしたポイントを意識すればそれだけで、その人の話はぐっと人を引きつけるようになります。

４スキルをみにつけるポイント

５結論から話す

はじめに要点（結論・主張）を伝えてから、
結論にいたった理由を説明し、
理由に説得力を持たせる事例やデータを提示した上で、
最後にもう一度要点を述べる構成で話をすること。

プレップ法と言われる構成です

社会人は限られた時間の中で最大限成果を出す喋り方が必要です！
まず結論から話す癖を持ちましょう！

例「今日の打ち合わせの結果どうだった？」と聞かれたとき

話のわかりやすい人は「うまくいきました」「イマイチでした」と結論から話します。
話のわかりにくい人は、「最初に○○の議題がありまして、XXさんが○○と報告しました。そして……」と、過程を1つ1つ述べます。

小説や映画など、「過程」を楽しむ場合は問題ないのですが、
これは「わかりやすい話」ではありませんね。
話は結論からはじめましょう。

例えば野球を知らない人に野球のルールを説明する場合で考えてみましょう。

いきなり「ボークとは」、「インフィールドフライトとは」といった細部のルールから説明されても、野球を知らない人ならチンプンカンプンとなってしまいます。
ところが説明がわかりにくい人ほど、こうした細部から説明を行いたがります。
一方、説明がわかりやすい人はまず「野球とは簡単に言えばどのようなスポーツか」といった野球そのものの説明から入ります。
次にどのように勝敗が決まるかを簡単に説明し、9回の攻防で点数が多い方が勝つことを相手が理解したら、点数はどのようにしたら得点となるのか等、段階を経て徐々に細かく説明を進めてゆきます。
そのため、聞いている方は体系的に知識を整理しながらルールの説明を聞くことができますので、チンプンカンプンにならずには済むわけです。

物事を説明する時に、ついつい頭の中で浮かんだ情報を
その順序のままどんどん話してしまう方がいます。
話し手からすると、その方が話しやすかったりもしますから、思うままに話していたら気づいたら数十分も経っていた──という経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、話しやすい話し方と聞きやすい話し方は大きく異なるものです。

聞く側は情報が理路整然としている方が聞きやすく、理解しやすいのはいうまでもありません。
例えば指示であれば、指示内容、その指示を行う背景、タスクの期限等々といった要素がしっかりと整理されていることが望ましいでしょう。

思いついたままに話してはこの要素が入り組んで混ざってしまうため、最終的に指示を受けた側は話された内容を正確に理解できなくなってしまうのです。
一言二言では終わらない内容を相手に伝える場合には、
一度自分の頭の中で情報を整理して、話す順序を意識すると良いしょう。

伝わりやすい話し方に慣れていない場合、
またそうでなくとも特に重要な話や指示をする場合は、
自分が伝えたいことを文章化することも一案です。
紙に文字を起こしてみることで、
自分の説明しようとしていることの過剰な部分や、逆に説明不足な部分があらためて認識できるようになります。

まず文章化したら自分が重要だと思うポイントに印をつけます。
次にそのキーワードを抜き出して自然な流れに繋がるように再構成します。
この作業を経ることで自身の説明内容が洗練され、また不要な情報が除かれるため、相手に理解されやすい説明が可能になります。
さすがに毎回の指示の準備でこれを行うのは困難ですが、もし自分の説明が伝わりにくいと感じているなら、説明力を鍛える一環として、このようなタスクを時々取り入れてみることをおすすめします。

６短く話す

わかりやすい説明とは、情報が必要最低限に収まっていることです。
特に大事なことは1分以内で話すように心がけると良いと言われています。

もちろん話題により実際の話す長さは多少の前後はありますが、
少なくとも話したいことの要点は確実に1分以内にまとまる量で伝えるようにすると良いでしょう。
その上で、情報の取捨選択を徹底することも重要です。
部下に指示出しをするときに、今一度自分の頭の中で情報を整理してみるのです。一旦情報を整理してみると、話そうとしていた内容のうち意外なほど多くはさして重要ではなく、省略しても問題ないことに気づくことも多いでしょう。
そうした部分は捨て、可能な限り短い会話で指示が完結するように心がけていくことが大切です。

わかりやすい言葉でシンプルに結論を伝えましょう。
関係のない無駄なことを長々と話すことは避けるべきです。
「伝えたいことは一つです」など、
結論と全体の流れをまず伝えることが大切です。

相手に伝わるように工夫しているつもりがかえって理解が難しくなってしまうのがこの「説明しすぎてしまう」という失敗です。
特に相手が「よくわからないかもしれない」と思った時に、
出来るだけわかりやすくしようとして、詳細・枝葉の情報まであれもこれもと話してしまうことがあります。
一見詳細な説明でわかりやすい、となるかと思いきや、
こうした話し方もまた話の要点が見えにくくなってしまい、
また伝えるべき情報に比して話が冗長になってしまうため、
やはり聞き手にとってわかりにくい話し方となってしまうのです。

特に丁寧に教えたり、指示出ししようと意識されている方に生じやすい傾向です。相手にわかってもらいたいという思いは重要ですが、今一度情報を整理するとともに「出来るだけ簡潔な、端的な」説明を心がけることが大切です。

７数字で話す

説明の際に、「5W1H（５W2H）を明確にしておく」ことです。

5W1Hとは誰が（WHO）、何が/何を（WHAT）、なぜ（WHY）、いつ（WHEN）、どこで（WHERE）、どのようにして（HOW）ということを指し、これらを意識して説明をすることです。

例「仕事の優先度はどのようにつける？」と質問されたとき

話のわかりやすい人は
「まず、タスクを書き出します。それら1つ1つにスケジュールと、重要度を
1から3の三段階に分けて書き付けます。
期限までの日数と、重要度を掛け算して、数値の高い方から並べます。それを優先度とします。」などのように、具体的に回答します。
話のわかりにくい人は、
「早くやらなくちゃいけない仕事や、大事な仕事の優先度を高めます。」と回答します。
これは「早くやらなくちゃいけない」「大事な」の中身が判然とせず、話が抽象的でよくわかりません。話は具体的にしましょう。

具体的を織り込んで話すことで、上手く話が伝わりやすくなります。
たとえば、期日を「できるだけ早く」と抽象的に指定しても、
相手にもほかの業務があるので、
期日が決まっている業務の後回しにされてしまいます。「できるだけ早く」とは具体的にいつなのか、
「○月○日の○時まで」と数字を使って伝えるようにしましょう。

８今すぐできること

言いたいことを一言で伝える練習をする
話し上手な人は、いいたいことを一言で伝えられます。
話を短くする、一番伝えたいことを最初に話すなど、
いくつかのポイントを意識することが大事です。
日ごろから練習をしておくことをおすすめします。

わかりやすい例え話リストを作っておく
自分の体験談など、身近な話題でわかりやすいたとえ話を織り交ぜると、
話が伝わりやすくなります。
普段から自分や他人の体験談、有名人の名言など、いいと思った話は記録し、リストをつくっておくことをおすすめします。

相手の気持ちに共感する習慣をつける
聞き上手は話し上手などともいいます。日常的に会話をするときなどに、
相手の気持ちに共感する習慣をつけるとよいです。
相手の気持ちを理解し、その時の状況にあった会話を続けることが重要です。