効率化、自動化は楽しい。ちょっとだけ手間をかけてその後ずっとラクをする。zapier、slackワークフロー、関数にトライしよう。
今、私が所属しているオペレーション企画チームの業務の一つに、他チームの運営最適化サポートがあります。より効率的にするには作業内容やフローをどうスリム化するか？標準化するにはどう言語化してルール化するか？などなど、一緒に検討したり、アドバイスをしたりしています。
主には、note proを支えるチームやコーポレートチームと一緒にお仕事をすることが多いのですが、最近行ったレポーティングの自動化が、どの企業にも使えるものだよなぁと思い、記事化してみることにしました。
日々いろいろな業務がある中、ワークフローや作業手順ができあがっているレポーティング作業に対して、それを効率化しようとする頭を使う時間は少ないかもしれません。（だって頭を使わなくていいように手順があるんですもの！）
でも、どの会社でもそうですが、えいや！で作られたフォーマットがずっと引き継がれていたりすることも、意外と多いもの。（あるある！）
そこで、「そんなことやってる時間なーい！」と思われるかもしれませんが、忙しい人ほどやってほしいひと手間をご紹介します。
ちょっとしたスプレッドシート（Excel）の関数を覚えるだけでもかなり日々の手間が省けます。また、いろんなサービスとの連携を自動化してくれるzapierというサービスを使うと、さらに作業がラクになります。
この辺の考え方に関しては、note社CXOの深津さんの記事「斧を研ぐことの価値」がとても参考になると思います。
もともと身につけていたスキルをさらに進化させる感覚も得られると思うので、最近停滞気味だなぁって思っている方にもいい刺激になるかもしれません。
非エンジニアでもここまでできるんだ！と、驚きと新鮮さを感じられると思います。
この記事が、日本中の現場最前線で働くみんなの運営最適化につながれば、ちょっとハッピーです。
期間を指定して集計する。SUMIFS関数でレポート作成の手間を省く。
これは、特に目新しいことではありません。また、SUMIFSでなくても同じような結果を得られると思いますが、個人的には使い勝手がいいので昔からSUMIFSを愛用しています。
例えば、1/1〜1/7の期間に、Aに関する問い合わせは何件あったか？期間中のAの売上は？みたいな複数の条件に一致する数を合計したい場合に使えます。
集計のひと手間を減らす。zapierを使ってフォームの情報をスプレッドシートに自動で落とす。
お客さまがフォームに入力していただいた情報を、スプレッドシートで集計するというようなことがあると思います。note proチームではhubspotを利用しているため、hubspotとzapierを連携し、フォームの内容を自動でスプレッドシードに落としています。こうすることで、csvをダウンロードしてコピペして。みたいなひと手間は省略することができます。作業担当者が急にお休みしても大丈夫です。
さらに、上記の「期間を指定して集計する。SUMIFS関数でレポート作成の手間を省く。」と組み合わせると、リアルタイムでレポートを更新させることができるので、週次や月次の集計作業時間が短縮できてラクになります。本当にやって見る価値ありです、おすすめです。
日付の書式変更をするひと手間を減らす。zapierで日付フォーマットを指定する方法。
zapierを使ってスプレッドシートにデータを落としたのはいいけれど、日付の書式がスプレッドシートで変更できない、変更方法がわからない、といったときに使える設定です。
データを落とす際に日付の書式を変更しちゃえば、書式変更する手間はかかりません。
※トリガーと最終アクションの間に設定するものなので、これ単体では動きません。
テキスト整形をするひと手間を減らす。zapierで文字列の分割をする方法
Excelだったら「区切り位置の調整」、スプレッドシートだったら「テキストをセルに分割」にあたるものです。これ自体は特に難しい作業ではありませんが、必ず発生するのであれば、データを落とす際にテキストを分割しちゃえば、そんな手間はかかりません。
※トリガーと最終アクションの間に設定するものなので、これ単体では動きません。
Googleアナリティクスの集計をする手間を減らせるかも。zapierでGoogleアナリティクスの数値をスプレッドシートに自動で落とす方法。
これは、いろいろとzapierを調べている際に見つけたもの。まだ実験段階で、ひとまず、PVを取得してみました。
これはモノにできたらラクになるだろうなぁと思っています。
領収書・請求書の提出忘れを防ぐ！slackワークフローでリマインド＆提出を自動化する方法
毎月ついうっかり忘れちゃう方向けの、強制ワークフローです。ダメな大人を矯正してくれるありがたい存在です。
こんなこともできたよ
ここから先は時間があったら更新します。
（興味があるnote社員の方は、私のzapフォルダの中にサンプルがあるのでコピーして使ってみてください。）
・商談予定を書き出す手間を減らす。zapierでGoogleカレンダーの予定をスプレッドシートに自動で落とす方法。
・キャンセルになった商談予定を書き出す手間を減らす。zapierでGoogleカレンダーが削除されたら特定のスプレッドシートの値を更新する方法。
・slackに特定ワード＋日時を打ち込むと、zapierで自動でGoogleカレンダーに予定を作成してくれる方法。