Web会議の議事録作成～効率化し生産性をあげるには？～

2024年8月26日 11:52

昨今テレワークやハイブリッドワークの普及に伴い、オンラインミーティングも多くの企業で取り入れられています。しかし、会議の内容をしっかりと記録し、後から振り返ることができるかどうかは、チームの生産性に大きな影響を与えます。

今回は、Web会議の議事録作成の目的や効率的な方法や必要な項目について詳しく解説していきます。
Web会議だけでなく、オフラインでの会議でも参考にしていただける内容ですので、ぜひこの機会に、議事録作成の悩みを解消し、より効果的な会議運営を目指しましょう。

Web会議の議事録を作成する目的は？

Web会議が一般的になり、リモートワークが普及する中で、議事録作成はますます重要になっています。
議事録は、会議の内容を記録し、参加者が何を話し合ったか、どのような決定がなされたかを明確にするためのものです。これにより、参加者は会議の内容を振り返りやすくなり、次回の会議やに向けた準備や、プロジェクトの進行もスムーズになります。また、議事録は後から確認できるため、関連部署の担当者や会議に参加していなかったメンバーにも情報を共有することができます。

Web会議の議事録を効率的に作成する方法

ビジネスシーンではやるべきことが多く、できる限り議事録作成に時間をかけたくないと考えている方も多いでしょう。そこで今回は、議事録を効率的に作成するための4つのポイントをご紹介します。

事前準備
会議のアジェンダ（議題）を事前に確認し、どのような内容が話し合われるかを把握しておきましょう。これにより、重要なポイントを逃さずに記録することができます。
録画機能の活用
多くのWeb会議ツールには録画機能があります。会議を録画することで、後から内容を確認しながら議事録を作成することができます。
リアルタイムでのメモ取り
会議中に重要なポイントや決定事項、振り分けられたタスク等をリアルタイムでメモすることも有効です。参加者の発言をそのまま記録するのではなく、要点をまとめることを心がけましょう。
テンプレートの利用
議事録のテンプレートを用意しておくと、毎回の作成がスムーズになります。必要な項目をあらかじめ設定しておくと便利です。

会議の議事録に必要な項目と書式

議事録は、会議内容を振り返る際や参加していないメンバーへの情報共有に役立つ重要なツールです。そのため、議事録には以下の項目を含めると良いでしょう。

日時：会議の開催日時
参加者：出席したメンバーの名前
議題：話し合われたトピック
決定事項：会議で決まった内容
次回のアクション：次回までに行うべきタスクや担当者

さらに書式はシンプルに保ち、箇条書きや見出しを使って、情報を整理し、見やすいレイアウトを心がけると良いでしょう。
また上記の項目をテンプレートにしておくことで、議事録作成をよりスムーズに行うことができるでしょう。

まとめ

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
ここまで議事録の作成方法についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？
Web会議における議事録作成は、効率的に行うことでチームの生産性を向上させる重要な要素です。

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