タスクを管理することは事業を管理することに繋がる、という話

約1年前から蔓延しているコロナウイルスも本格的なワクチンの供給が始まろうとしており、ようやくこのコロナに対する喧騒もおさまろうとしているのではないかと感じる今日この頃です。
そんな私もコロナウイルスに対して振り回された大勢の人間のうちの一人ではありますが、日々勢いが増している花粉に対しての悩みの方が増しつつあり、コロナウイルスばかりに目を向けられていられないなと感じております。

さて、少し関係の無い話からスタートいたしましたが、本題である事業管理についてお話しさせて頂きます。
前回はフェーズ分解をすることの重要性をお話しさせて頂きました。

事業の可視化・管理にはフェーズ分解・タスク定義・ステークホルダー定義の３ステップを行う必要がありますが、今回はこのタスク定義についてご説明させていただきます。

タスク定義とは

タスク定義とは、フェーズを実行・完了するために必要なタスクを各フェーズに紐づけることを指します。
例えば、テレアポというフェーズがあった際に、テレアポというフェーズが完了するにはどのようなタスクが必要でしょうか。まず、リストの作成をし、荷電を行い、管理シートにステータスを明記すると言ったようなタスクが発生するかと思います。これらのタスクがそれぞれ何分かかっているのかを設定し、フェーズに紐づけることで、タスクが全て完了すれば、フェーズが完了したという定義ができるのです。

タスク定義を行う上での注意点は、現状のタスクを洗い出すのではなく、本来このフェーズに必要なタスクを洗い出すというのが重要なポイントです。現状のタスクを洗い出してしまうと、本来必要ではないタスクまでがフェーズに組み込まれてしまうので注意が必要です。
つまり、このフェーズでは本来何をどのくらいのコストで行うべきかを整理することが重要です。

タスク定義を行うメリット

タスク定義は事業の可視化に必要なステップではありますが、タスク定義単体を行うことでのメリットも存在します。
それは基準タスクを明確化する事で、フェーズ毎の基準コストが算出できるということです。 
当然ですが、従業員が稼働するということはそこにコストが発生します。タスクを設定し、時間を測れるということはそのタスク・フェーズにかかる費用が把握できるということです。設定した基準値に対して時間をオーバーするということは、過剰にコストがかかっているということと同等の意味をなします。なので、時間がかかっている要因を把握し、適切なマネジメントを行うことが可能です。

イレギュラー

ここまで読んで頂き、自身の携わる事業のタスクを想像した方の中には、数としては多くないが、稀に、だが確実に発生するイレギュラーに対してはどのように対処するべきなのか。と考えた方もいらっしゃるのではないでしょうか。
例えば、通常業務の範囲内は問題ないが、特定の顧客対応の場合のみこの工数が発生する、といったような場合です。
このような突発的に発生するタスクは別途検証を行えば問題ないので、通常業務の範囲内で発生するタスク管理を行って頂きます。

まとめ

・タスク定義とは、フェーズを実行・完了するために必要なタスクを各フェーズに紐づけること。
・タスク定義を行うメリットは基準タスクを明確化する事で、フェーズ毎の基準コストが算出できるということ。
・イレギュラーは通常業務とは別で検証を行う。

最後までご精読頂きありがとうございました！
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