資料作成の５つの法則【ビジネス書：仕事がデキる人の資料作成のキホン】

こんばんは、れいと申します。
本日は
資料作成の５つの法則
について書きたいと思います。

皆さんは仕事でどんな資料を作成しているでしょうか？
会議資料、紹介資料、提案資料、議事録、報告書、メール
などでしょうか？
そう考えると仕事の時間の多くを資料作成が占めていないでしょうか？

もし伝わりやすい資料を短時間で作成できれば、
・仕事がスムーズに進む
・余った時間を他の業務に当てられる
・余裕を持って仕事ができる
といったことが可能となります。

そこで、本日は基本的な資料作成の５つの法則の紹介します。
皆さんの資料はこれに合ってはまっているか確認頂けると幸いです。

①読み手の視点で作られている

・読み手は誰なのか？
・その人はどんな予備知識や関心を持っているか？
・その人は何を目的にしているのか？
これは資料作成の土台になります。
これがずれていると、どんなに内容が良くても無駄になってしまいます。

②シンプルである

・必要のない情報は書いていないか？
・回りくどい表現になっていないか？
読み手には伝えることを最も端的に伝えます。
そうすることで、読み手に誤解されず、理解しやすい内容となります。

③論理的である

・そのストーリーは論理的か？
理由もない状態で、結論を書かれていても、納得できません。
結論に対してなぜの説明することで、納得してもらいやすくなります。

④数字や事実を用いている

・それは客観的なものになっているか？
自分の偏った印象や考えでは、相手を納得させることはできません。
なので、数字や事実を用いて、客観的な内容にします。
もし個人的な考えを記載する場合は、個人的な考えであることを明記することで、客観的な内容と区別することができます。

⑤次のアクションが具体的

・読み手が次にとるべきアクションが明確になっているか？
資料作成は主に、読み手が次に何をするかを提案するものです。
なので、読み手がその資料を見て、具体的に何をするかがわかるようにします。

以上、基本的な資料作成の５つの法則を紹介しました。
資料作成の時に参考になれば幸いです。

こんなことを書いている私の資料はどうなのかに関して、
この５つの法則をもとに資料作成ができている自信はありません…
私もこの５つの法則を意識しながら、資料作成をより良いものにできるよう、これからも改善や工夫をしていきたいと思います。

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

▼参考文献▼

会社では教えてもらえない　仕事がデキる人の資料作成のキホン 【会社では教えてもらえないシリーズ】