前編：今こそ語る！10周年祝賀会を振り返って
こんにちは、人財企画の原口です！
今回は大変遅ればせながら、昨年行った10周年祝賀会について振り返っていきます。
以前に広瀬が書いた「祝賀会を控えて思うこと」も併せてご覧ください。
初めて大きなイベントを企画するにあたっての準備や苦労した点などまとめましたので、少しでも参考になればと思います(*^^*)
1. 10周年祝賀会の目的やコンセプト
イベント運営にあたって大切なものといえば、「目的・コンセプト」です。
我々の場合ですと、今回は 1）日頃の感謝を伝え合う / 2）部署の垣根を超えた交流 / 3）次なる1歩の展望 の3つを目的に「結束力の強化」をコンセプトとして掲げました！
1）日頃の感謝を伝え合う
同じ事務所の同僚であっても、日中に顔を合わせてゆっくり会話することがなかなか難しい訪問看護。
お互いに支え合いながら利用者様のもとへ訪問しているスタッフですが、改めて日頃の感謝を伝える場を設けることで帰属意識を芽生えさせ、事務所内・部署内の結束力アップに繋げる。
2）部署の垣根を超えた交流
東京都内だけでなく、高知県・兵庫県・沖縄県にも事務所展開をしているリカバリー。
これまでご紹介してきたオールスタッフミーティングのようにリモートでの交流はありましたが対面では滅多に機会がなく、同じ会社に所属していても違うコミュニティのような感覚を持っている人も少ない。
以前の記事でも紹介していたように、リカバリーではオンコール時に事務所関係なく決められた範囲の利用者様の対応に当たらなくてはいけないこともしばしば。
そんなときに、「全く知らない誰か」ではなく「◯◯事務所のあの人」であった方がコミュニケーションは格段にとりやすくなる。
普段は会えないスタッフとの会話を通して相手の背景やパーソナリティを知り、事務所外・部署外の結束力アップに繋げる。
3）次なる1歩の展望
現在、リカバリーでは新設部署の公募やSTチームによる全拠点を巻き込んだ取り組みが実施されている。他部署・他業務スタッフとの会話で刺激を受けることにより新しいプロジェクトの立ち上げやサービス品質の向上を目指した計画立案など、次なる一歩に繋げる。
2. 10周年祝賀会、なにする？
この10周年祝賀会の企画立案があったのは2022年11月でした。
私達はちょうど1年を切ったタイミングで会場選定を開始しましたが、抑えたい日程は三連休のド真ん中ということもあり、難航しました。
（大きなイベントの場合は1年以上前からの予約が必須なんですね。。。今回はどうにか希望の条件で予約できたのでよかったです）
どうにか会場も決まり、いよいよ「何が必要か⇛何をしたいか」の話し合いを行い、「何ができるか」を明確にすることができます。
●何が必要か
・予算の確認
・会場費用
・暫定的な全体スケジュールの決定
・運営のサポートスタッフ
・使用物品のリスト化
・参加者の取りまとめ
・交通費上限の決定（会社でのイベントということもあり、距離に関わらず交通費も参加者全員支給）
⇓ 必要な経費を洗い出し、「やりたいこと」を加えていく
●何をしたいか
・できるだけ皆に参加してほしい
・盛り上がる企画と景品の準備
・参加できない人の思い出にも残ってほしい
・会社の歴史まとめ
・社長へのサプライズ
・動画制作
今回は4年ぶりの大規模なオフラインイベントということもあり、参加者だけでなく、当日に訪問業務にあたっているスタッフにも日ごろの感謝の気持ちを形として何かを送ろう、ということになりました。
限られた予算の中で、私達は「何ができるか」を具体的に詰めていった結果、次のようになりました。
●何ができるか
・飲み物のグレードアップ
・参加者全員シャッフルのクイズ大会と景品の準備
・オープニング・エンディング動画の社内作成
・社長へのサプライズ動画作成（外部へ委託）
・参加者へのお土産
・全社員への記念品送付
10周年祝賀会に向けた事前アンケートではビンゴ大会等の案もありましたが、せっかくなら普段会う機会のないスタッフ同士で交流できる時間にしようということとなり、「チーム対抗リカバリークイズ大会」に決定しました！
そして動画も2本の自主制作+1本の外部委託が決まり、ここでようやく本格的な準備にとりかかれるようになります(*^^*)
決めるまでも、決めてからも長い道のりですね。
「会社としてのイベント」を主催することの大変さを改めて痛感。
ですが、この時点で開催まで半年を切っていることもあり、感傷に浸っている暇はありませんね。
次回「後編：救世主の入社！どうなる、10周年祝賀会」をお楽しみに！