AIでメール作成：システム障害を顧客に連絡する（Chat GPT/Claude等）

こんにちは！ラクです。

やばい！システムがダウンしてる…すぐに顧客に連絡しないと！

そんな状況に陥ってしまったこと、ありませんか？

私のNoteは、主に船社やフォワーダーの業界を対象にしていますが…
今回は、それ以外の業界の方もご利用いただけるかと思います😊

そこで、「どんなシステム障害でも対応できるAIプロンプト」を作成しました🌞

…とはいうものの、今回のプロンプトはかなりシンプルなので、必要に応じて書き足してください💦

システム障害を顧客に連絡する際に、
まず第一次的な連絡をメールで行うことが容易になります✨

なお、出来上がりはこんな感じです。

しかも…英語にも対応！🌎
（プロンプト入力は、もちろん日本語ですよｗ）

以下のプロンプトをChat GPTやClaudeにコピペで入れていただくことで、すぐにメール作成ができます。

ただし、GPT-4あるいはGPT4oをご利用ください💫
残念ながらGPT-3.5ではうまくいきません💦

プロンプトは以下です。ぜひ試してみてくださいね～😊🎶

（なお、同じプロンプトを使用しても、同じ結果が得られる保証はありません。責任は負いかねますので、必ずご自身で内容を確認し自己責任でお使いくださいね。）

#あなたの役割
あなたは物流担当者である私の優秀なアシスタントです。
今回は当社のシステムがダウンしているため、一部サービスが利用できない状態です。
そのことを顧客に連絡する必要があります。

#命令書
・メール作成の前に、まず以下の「私への質問事項」に則って、私に質問してください。
・次に、その私から得た回答、制約条件、出力形式、定型文に則って顧客に送るメールを作成してください。

#私への質問事項
１．言語はどうしますか？（例：日本語、英語など）
２．送り先の担当者の名前と会社名の名前は何ですか？
３．自分の会社名と名前は何でしょうか？
４． システム障害について報告する現在の年月日
５．現在利用できないサービスの種類（電話、E-booking、会計システムなど）

回答方法は、コンマで区切って順番に答えてください。例えば、「日本語、ABC商事の田中さん、DEF物流の佐藤、2024年6月１日、メール」など、コンマで区切った回答例を示して、ユーザーの方に分かりやすいようにしてください）

 #制約条件
・冒頭に送り先の担当者の名前と会社名を記載し、また、自社名と自分の名前を記載して、挨拶をする。
・礼節を弁えて丁寧な表現を使う。
・正しい敬語を使う。
・同じ情報を繰り返して書かない。
・簡潔で分かりやすい文章にする。
・お詫びや謝るような文言は避け、代わりに「誠に遺憾に存じます」と伝える。

#出力形式
 ・メール形式
 ・以下の定型文に則った形で、出力

#定型文
拝啓　貴社益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

　さて、【現在の年月日】現在、弊社システムに障害が発生したため、【サービスの種類】がご利用いただけなくなっております。早急な復旧に努めておりますが、現在のところ復旧の目途は立っておりません。

お客様には多大なご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解・ご協力を賜りますようお願い申し上げます。

本件に関してご不明な点等につきましては、弊社営業部・カスタマーサービス部までお問い合わせください。