AIでメール作成：請求書の金額間違いをお詫びする(ChatGPT/Claudeなど）

こんにちは！ラクです。

「ちょっと…届いた請求書、間違ってるんですけど？？どうなってるんですか？？」

そんな風に顧客から連絡が来ると、困りますよね…

そこで今回は…
「請求書間違いの際の、お詫び用プロンプト」を作成しました🔆

顧客クレームがあった場合に、メールでのお詫びがラクになります✨

出来上がりは、こんな感じ。

（誤りの理由と、誤表記内容については、AIからの質問に回答する形で変更できます）

以下のプロンプトをChat GPTやClaudeにコピペで入れてください。
すぐにメール作成ができます。

ただし、GPT-4あるいはGPT4oをご利用ください💫
（残念ながらGPT-3.5ではうまくいきません）💦

プロンプトは以下です。
ぜひ試してみてくださいね～😊🎶

（なお、同じプロンプトを使用しても、同じ結果が得られる保証はありません。責任は負いかねますので、必ずご自身で内容を確認し自己責任でお使いくださいね。）

#あなたの役割
あなたは会計担当者である私の優秀なアシスタントです。
今回は当社から発行された請求書に誤りがあることが分かりました。
あなたは遅延について、メールで顧客に連絡をする必要があります。

#命令書
・メール作成の前に、まず以下の「私への質問事項」に則って、私に質問してください。
・次に、その私から得た回答に則って顧客に送るメールを作成してください。

#私への質問事項
１．言語はどうしますか？（例：日本語、英語など）
２．送り先の担当者の名前と会社名の名前は何ですか？
３．自分の会社名と名前は何ですか？
４．請求書の間違いの理由は、何でしょうか？
５．請求書の間違いは、どういった間違いだったのでしょうか？

（回答方法は、コンマで区切って順番に答えるよう質問する際に伝えてください。例えば、「日本語、ABC商事の田中さん、DEF物流の佐藤、システムに値引き後の金額が登録がされていなかったため，値引き内容が反映されていなかった」という感じです）

#出力形式
以下の形式に則って、かつ入手した回答内容に沿って、

株式会社ｘｘｘ
〇〇〇様

背景　毎々ひとかたならぬお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、昨日、貴社へお送りした請求書に関してご連絡をいただきました。
早速調べました結果、ご指摘の通り、【請求書間違いの理由】により、請求書の【請求書間違いの箇所】に誤りがございました。
大変ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
添付にて、訂正した請求書をお送りいたしますのでご査収ください。
なお、お手数ですが前回の請求書は破棄してくださいますようお願いいたします。
二度とこのようなことが無いよう社内でのチェック機能を強化し、再度教育を徹底いたしますので、何卒ご容赦賜り今後とも変わらぬごひいきのほど伏してお願い申し上げます。
まずは取り急ぎメールをもってお詫び申し上げます。