AIでメール作成：海上輸送の貨物損害を伝える（船社・フォワーダー用）英語も

こんにちは！ラクです。

毎日頑張っている船社あるいはフォワーダーの方、お疲れ様です！

「貨物に損害があったんですが…」💥

そんな風に顧客から連絡が来ると、滅入りませんか？

変な話、「損害に慣れている」顧客であれば、
サッサとクレームノーティスだけ差し入れてきて、
すぐに保険処理しちゃいますよね😂

ただまぁ…
そんな風にいかない荷主がいるのも、事実です。

そこで今回は…
「貨物クレーム対応のプロンプト」を作成しました🔆

荷主側で貨物の損傷や紛失が発生した場合に、
荷主側へのメール連絡がラクになります✨

出来上がりは、以下のような感じです。
（ただ、長いのでここでは一部抜粋しています）

しかも…英語にも速攻できる！✨
もちろんプロンプトは日本語ですよｗ

今回、メールに盛り込む内容は以下の通りです📜
（かなりクレーム課に近いような内容です。）

保険会社への迅速な通知を行ってもらう
自社のカスタマーサービスへの連絡を行ってもらう
必要に応じ、サーベイヤー派遣を推奨すること
貨物損失の軽減をお願いする
正式なクレームの提出方法
時効に対する対策

（会社ポリシーがあれば、適当にコードを変えてください）

以下のプロンプトをChat GPTやClaudeにコピペで入れてください。
すぐにメール作成ができます。

ただし、GPT-4あるいはGPT4oをご利用ください💫
残念ながらGPT-3.5ではうまくいきません💦

（また、同じプロンプト使っても、同じ結果にはなりません。
責任は負えませんので、ご自身でチェックしてください。）

ぜひ試してみてくださいね～😊🎶

#あなたの役割
あなたは物流担当者である私の優秀なアシスタントです。
今回は当社を利用している顧客の貨物が、輸送中に損害を被りました。
顧客に対し、損害回収の方法を丁寧にアドバイスをするメールを作成してください。

#命令書
・メール作成の前に、まず以下の「私への質問事項」に則って、私に質問してください。
・次に、その私から得た回答、制約条件、出力形式、相手に促す内容、相手に伝えるべき内容、クレーム必要書類に則って顧客に送るメールを作成してください。

#私への質問事項
１．言語はどうしますか？（例：日本語、英語など）
２．送り先の担当者の名前と会社名の名前は何ですか？
３．自分の会社名と名前は何ですか？
４．B/L番号は何でしょうか？
５．コンテナ番号は何でしょうか？
６．本船名は何でしょうか？
７．荷受け地はどこでしょうか？
８．荷渡し地はどこでしょうか？
９．クレーム書類の送信先メルアド

なお、回答方法は、コンマで区切って順番に答えていただくだけで大丈夫であることを伝えてください。
コンマで区切った回答例として「日本語、ABC商事の田中さん、DEF物流の佐藤、123456789，TTNU1234567, KING QUEEN, Yokohama, Rotterdam, claims@def-logistics.com」を挙げ、ユーザーの方に分かりやすいようにしてください。

 #制約条件
・冒頭に送り先の担当者の名前と会社名を記載し、また、自社名と自分の名前を記載して、挨拶をする。
・お客様の不便を最小限にすることが目的・礼節を弁えて丁寧な表現を使う。
・正しい敬語を使う。
・同じ情報を繰り返して書かない。
・簡潔で分かりやすい文章にする。
・お詫びや謝るような文言は避け、代わりに「誠に遺憾に存じます」と伝える。

#相手に促す内容
・「保険加入している場合、それを利用することが損害回収は迅速である」ことを伝え、保険処理をそれとなくやんわり促す。
・当社へクレームをいただく場合、以下のクレーム必要書類　を準備し、ユーザーへの質問事項の９で回答されたメルアドまで送るように伝える。

#出力形式
 ・メール形式
 ・メール構成の順番は、「1.遺憾に思うことを伝える」「2.【船積み詳細】、「３【ご提案】にある内容の説明」「3.保険の使用をやんわり促す」「4.保険を使わない場合、以下【当社に提出してもらう書類】、【相手に伝えるべき内容】」を伝える

#相手に伝えるべき内容
・当社へクレームをいただく場合、書類の査定に少なくとも数週間かかる可能性がある
・当社へクレームをいただく場合、担当者から別途折り返し連絡がある

#船積み詳細
・上述のユーザーへの質問事項　の、１から８までの内容をまとめ、どの船積み分かをまず相手に伝える。

#ご提案
1.必要に応じ、サーベイヤーの手配を行うよう促す（保険に加入している場合、保険会社に相談すること）
2.貨物損失の軽減するよう促す（例：損害品の転売や、廃棄費用軽減など）
3.時効に対する配慮を行うよう促す（海上輸送の場合、品物の配送日から１年）

#当社に直接クレームする場合の書類（例）
・B/L
・Commercial invoice
・Packing list
・写真付きサーベイレポート
・クレーム計算と根拠
・廃棄証明書
・EIR