はじめてウェビナーを開催するときに読むnote（チェックリスト付き）
こんにちは。IVRy高柳です。
普段はBtoBの電話自動応答サービスIVRyという会社でプロダクトマネジメント・カスタマーサクセス・CRMを担当しています。
IVRyでは最近自社ウェビナーの開催に力を入れ始めたのですが、私自身ウェビナー開催のノウハウは特に持っておらず、けっっこういろんなところにつまづきながらようやくある程度安定的に開催できるようになってきました。。。
そこで、お恥ずかしいつまづきもぶっちゃけつつ、あの頃の自分がウェビナーを始める際に知りたかったことをまとめてみました。
最後にはウェビナー開催のためのチェックリストも用意しましたのでぜひお使いください。
・ウェビナーを始めてみたいが何をすればいいか分からない
・ウェビナーって大変そう
・人が少ないからウェビナー運営に力が割けないので手が出せない
という方はぜひこのnoteを参考にウェビナーに取り組んでみていただければ幸いです！
1. ウェビナーの目的
IVRyでは大きく2つの目的に分けて自社ウェビナーを開催しています。
新規顧客獲得：IVRyを理解して使い始めてもらう（KPI＝IVRyへの登録）
利用促進：IVRyをさらに使いこなしていただく（KPI＝IVRyの利用開始、有料化、継続利用）
会社によって1.はマーケティング部署、2.はカスタマーサクセス部署が管轄したりもしていますが、IVRyではナレッジを蓄積していく観点でどちらも1つの部署でまとめて運営実施しています。
2. ウェビナー開催の流れ
ウェビナー開催までには大きく以下のステップを踏んで進めています。
それぞれのステップで何をやっているかをこの後紹介していきます！
3. 各ステップでやること
企画
一番大事なのがこの企画ステップ。
ウェビナーは一度告知した後に日程を変更することが非常に難しいため、最初の企画時点で「いつ」「誰が」「なんのウェビナーを」やるかまでスケジュールに落とし込んでおくことがとても重要です。
逆に言えばこのスケジューリングさえやっておけば後は型に沿って進めていくことができるので、特に人手が足りなくてウェビナー開催を悩んでいる方こそしっかりスケジューリングしてみてください。
IVRyでは一目でウェビナーの種別・スケジュールを見るためにnotionを使って管理しています（ウェビナーに限らず最近はだいたいのものをnotion管理に切り替えたりしています）
事前準備
企画ができたら次に進めたいのがコンテンツの準備と当日使うツールの準備です。
コンテンツ
ウェビナーのコンテンツは現在カスタマーサクセスチームと共同で作成していますが大きな枠を事前に準備しています。
コンテンツ例（リンク先は各ウェビナーLP）
・IVRy CEOが語るリスクを最小化する創業時の準備/考え方
・コロナ禍での電話自動化を使うメリット
・業界別の活用方法/新機能の紹介
一方で当日は状況に合わせてコンテンツを調整するようにしています。以下の観点を持ちながらアレンジしていってみてください！
どんな業界の参加者が多そうか
既に何度も参加していただいている方か
現在のサービスの利用状況は
ツール
ウェビナー開催に向けて準備しておきたいものは以下3点です。
自社のお使いいただいているものに合わせてアレンジいただければと思いますが、どれも事前に準備可能なため企画ができた段階でその月使うフォーム、URLは事前に発行しておくと直前に慌てずに済みます。
申し込みフォーム（Googleスプレッドシート）
ウェビナー開催用URL（Zoom）
参加後アンケートフォーム（Googleスプレッドシート）
ツールを準備する際に注意したいのは作成者だけでなく会社のメンバーみんながログイン、編集できるようにしておくこと。
万が一作成者しか編集できずに当日を迎えると、その場で大パニックになるので作成したら必ず他の人にも編集できるか確認しておくことをおすすめします。
告知
告知するチャネルはウェビナーの種別によって調整していただくことになると思いますが、IVRyでは主に以下の手法で告知を行っています。
新規顧客獲得：Twitter、Facebook、FAX
利用促進：自社顧客向けメール、IVRy内での告知（KARTE、お知らせ欄掲載）
事前に告知文のテンプレートを作っておくと複数回配信する場合でもスムーズに準備することができます。現在はnotionで原稿を管理しています。
告知の際のポイントとして
日付間違いは絶対注意
特にメール文面で間違えると修正効かないです。ちなみに私はやらかしました。。。
1週間前、3日前ぐらいで段階的に告知をかける
これは余裕があればで大丈夫ですが直前で予定空いた人にも来ていただきやすくなります。
同じウェビナーで日程が複数確定している場合はまとめて送る
こちらも余裕があればでOKですが、複数日程を送っておくと来れるタイミングを選択していただけます。
リマインド
申込が完了したお客様に関して大事なのはちゃんと日程・参加方法のリマインドをすること。
手動で対応していくとどうしても漏れてしまいがちなので、できるだけ自動化していくことがおすすめです。
申込時
Google Formsから申込されたらで自動でサンクスメールが飛ぶように設定
申込内容はSlackに自動されるようにしておき、誰が参加するかを常に把握しておく
前日
参加者向けに当日リマインド・ウェビナー参加用のリンクを送付する
特にウェビナー参加リンクにログインできるかは必ずチェックしておきましょう！
リンクがうまくアクセスできないと当日10分過ぎても誰もいらっしゃらずにお問い合わせメールがたくさん来るような事態になります。。。大変お手数おかけいたしました。
当日
ウェビナー時には以下ポイントに備えておきましょう
開催時間マイナス10分ぐらいで調整できるようにしておく
ウェビナー冒頭5分は参加者が揃うまでの待ち時間になる場合が多い
随時質問に対応できるように5分ほどの余裕をもって進めていく
その場で質問が出ない場合に備えて過去にあった質問などを用意しておく
ウェビナーだけで満足してしまう方もいらっしゃるので個別フォローにつなげられるような締め方を意識しておくとさらに良いです
開催後
ウェビナーに参加いただいた方にはその場でアンケートを配布しています。
アンケート回答状況に応じて個別でのフォロー（セールス・カスタマーサクセス）を実施することで「聞いただけで満足」ではなく「課題の解決」まで実現できるように取り組んでいます。
アンケート回答率を上げていくうえでは配布のタイミングや方法を工夫してみましょう！
終了直前にアンケートを配布せず、ちょっと早めに投げる
アンケート回答した方に投影資料をお配りする
モニタリング
IVRyでは複数の観点でウェビナー結果をモニタリングしています。
どんなコンテンツが興味を引くか
指標：メール開封率、クリック率、応募率、参加率
モニタリング期間：配信後7日、ウェビナー当日
どんなコンテンツがその後の利用状況に影響するか
指標：顧客ステータスの変化状況
モニタリング期間：ウェビナー当月末
モニタリング結果はGoogleスプレッドシートに蓄積し、data potalでビジュアライズしています。
2はある程度モニタリング期間がかかるため、集計が多少手作業になったとしても早いタイミングからデータを貯めておくことをおすすめします。
4. 使うものリスト
現在ウェビナーではこのようなツールを使って企画運営しています
※ツール図貼る※
5. ウェビナー開催のチェックリスト
ここまでお話しした内容をスプレッドシートのチェックリストにまとめました！ぜひ開催する際に参考にしていただければ幸いです。
※チェックリスト貼る※
6.まとめ
ようやく自社でのウェビナーサイクルを回し始めている段階のため、
どのようなウェビナーが最も効果的かについては今後検証を重ねていきたいと考えています。
ぜひウェビナー・CRMをご担当されている/興味ある方はお話しさせてください！
※Meety貼る※
また今後は自社だけでなく他社様との共催ウェビナーも積極的に実施していきたいと考えています。直近ではプレイド様の大型カンファレンスにも登壇予定です（すごい）ので是非ご興味あればご覧ください！
お読みいただきありがとうございました！