【プロジェクト紹介 vol.1】大手製薬企業に対するパッケージ検査業務改善・DX化プロジェクト
こんにちは！
コロニー株式会社人事担当です！
記念すべき第1弾のプロジェクトは、2月より大手製薬会社に対して行っている検査業務改善・DX化についてご紹介いたします。
今回は弊社の最年少コンサルタントにインタビューしてまいりました！
プロジェクト開始の背景や苦労したことなどを赤裸々に語ってくれましたので、是非最後までお読みいただけると幸いです。
ープロジェクト開始の背景を教えてください。
現在マーケティング部署の担当者が目検で行っている商品パッケージの検査業務を、ITツールを活用することで自動化したいというご相談でした。
企業の課題としては複数人で確認作業を行っていたが、それでもブランド名に欠けや誤字脱字の見落としが発生しており、業務負荷が非常に高い状態であるということでした。
そこで、手作業では防ぎきれない見落としや人1人にかかる工数を削減するため、ITツールの導入支援としてプロジェクトが開始しました。
ー支援の内容はどのようなものだったのでしょうか？
今回のプロジェクトは現場担当者の作業工数を減らすため、最適なツールの選定・PoC検証を想定し、2月よりプロジェクトが開始しました。
2月フェーズ1としてまず取り掛かったのは、理想と現実のギャップや課題を特定していくことです。
業務課題整理では、これまで業務のフローができておらず担当者も感覚で作業していたという問題があったため、業務フローを可視化することが最優先だと考えました。
この業務整理が当初想定していた以上に時間を要してしまいましたが、毎週顔合わせをしながら議論することで、課題がよりクリアになりました。
仮説設計では、「ツールを導入することでこうなればいいな」といった仮説を立てて理想的なパッケージ業務の設計をするという作業を行いました。
3月フェーズ2では、理想を追求するための調査を進めていきました。
フェーズ1でクリアになった業務課題や仮説設計をもとに、どのようなツールを導入することが最適か、ベンダーはどこにするべきかの調査と選定を行いました。
理想を実現とするためのベンダー調査を進め、最終的に3社に絞ってPoC計画の設計まで行いました。
フェーズ1の課題整理に時間を取られてしまったことと新たに発生した問題により、2か月のプロジェクト期間ではPoC検証まで行うことができず、このままご支援を続けさせてもらえるか現在アプローチ中です。
ープロジェクトを進めるうえで思うように進まないことなどはありましたか？
もちろんありました。
プロジェクトを進めるうえで苦労したことは3つあります。
1つ目は、やはり顧客要望が曖昧だったということです。
企業側で現状業務の整理が全くできていなかったことにより、だいぶ時間を要してしまったことで想定していたPoC検証まで完了することができなかったためです。
またお客様より対面での打ち合わせを希望されていたため、毎週出張が続いておりスケジュールや出張費の建て替えの面でも大変でした（笑）
しかし直接議論をすることで、深いところまで議論を詰めることができ、その後の仮説設計における顧客要望のヒアリングもスムーズに行うことができました。
2つ目は急遽プロジェクトスコープが拡大したことです。
元々のプロジェクト内容は現場担当者のパッケージ検査業務をDX化するというものでしたが、フェーズ2から取締役の方々も加わったことで、キックオフ時に握ったスコープから大きく拡大してしまい、パッケージ検査業務以外の部分の課題整理も行うことになったためです。
具体的な内容としては、マーケティング戦略領域のペルソナ設定や企業ブランディングの見せ方についての整理も必要となり、結果的に当初予定していたPoCの検証が終わらず現場メンバーから不満を生む結果となってしまいました。
3つ目は現場側と経営側との認識の齟齬をどのようにすり合わせるかということです。
プロジェクトを進めるうちに現場側と経営側とでは求めるものの時間軸に違いがあるということに気が付きました。
現場サイドは「パッケージ検査業務の効率化」という今ある問題の解決を求めていたが、経営サイドとしては短期施策ではなく中長期的な施策を目指していたため、マーケティング戦略を進めて行きたいという意向でした。
お客様側で意見の食い違いを解決することができず、権力のある経営側の要望に合わせざるを得なかったため、現場サイドからの不満につながってしまいました。
ーこのプロジェクトで学んだこととは何でしょう？
このプロジェクトから学んだ最大の事は現場側と経営側のブリッジ役としての重要性です。
双方の意見を理解し、どのように説得するかということが非常に難しく、かつ非常に重要だということを学びました。
双方とも最終的に目指す場所は同じだとしても、そこを目指す過程に認識の齟齬が発生しコミュニケーションの齟齬につながり、さらには摩擦が生じる可能性もあるため、慎重かつ確実に双方への説得を行っていくことが重要であるということを学びました。
また、お客様との進捗ステータス確認や、現場を深く理解することの重要性も改めて学ぶことができました。
進捗ステータス確認を怠ることで、現場担当者の理解が追い付かず、プロジェクト期間を無駄にしてしまう可能性もありましたが、現状の報告を毎回の打ち合わせの際にお客様に共有することで、足並みをそろえて進めていくことができました。
業務を行っているのは現場担当者のため、経営サイドの要望は理想論になりがちでした。そのため現場の状況をいかに早くキャッチアップして現場を理解し、実現の可能性の検討をすることが非常に重要だということを再確認しました。
今回2か月という短期間ではご支援しきれなかったため、引き続き検査業務改善・DX化プロジェクトのお手続きをさせていただけるよう、今回の学びを生かした提案を行っていきたいと考えております。
また経営サイドの要望にもご支援できるようさらに邁進してまいります！
最後までお読みいただきありがとうございます！
今回は弊社の最年少コンサルタントにプロジェクトの開始の背景や、苦労したことなどインタビューさせていただきました。
この記事を読んで、少しでもコロニーに興味を持っていただけると嬉しいです！
次回の投稿も是非見に来てください！
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