40代情シス女子が月あたりの残業を30時間減らした時の話（その２）
マネージャーになって１年以上が経ち、このときよりもさらにタスクが増えてきました。
でかいシステム刷新案件も複数件やっていたりして、なかなかに忙しい。残業が上昇気味になってきたので、さらなる仕事の見直しを行ったので、この内容をまとめてみます。
事務仕事のいくつかを整理して部下に振り分ける
情シスに拠らず、マネージャーって事務仕事が多いものです。そのなかでこんな仕事を部下に振り分けました。
会議のレジュメを用意する
これ、１）ベンダーとの定例会の報告とか、２）各自の進捗報告とか、３）連絡事項といった構成なのですが、１）２）については、資料のアップデートと各担当への連絡なので、マニュアルを作ってルーティン化してしまいました。
マニュアル作成で15分、説明と初回チェックで30分。これで毎週30分くらいかかっていた仕事ほぼなくなりました。
マネージャーはほかの人と同じタイミングでレジュメをもらい、連絡事項を追記してます。
このタイミングでみんなの進捗報告の記入も見てフォローできるようになったので、会議の質も良くなったよ。
月次の案件検収確認
小規模の案件検収が結構な件数あります。１）ベンダーから資料を受け取って不備がないか確認 ２）担当に振り分け ３）所定のフォルダに格納 という３つのタスクになっています。
本来的に各自が勝手に取ってくれればいいんですけど、一斉連絡だけしても後回しされて放置されるため、結構手間がかかっていました。
これもルーティン化して、検収案件の受け取り→名前付け（これは担当を承知している私が名前を入れる）→チケット化して分配 という形でタスクとして振り分けました。
要は「どの仕事を誰が担当しているのかわからん」というものに対して、整理して名前を入れるだけの状態にして、それに私が名前を一気に入れるというやり方にしたことで、ぐっと効率アップ。
「部下にできるように仕事を変える」ことができるようになってきた
今回任せた部下は、実はほかの部署で扱いに困ってこちらに来たという人で、いわゆる技術的なことは何もわからないという人です。
事務スキルもぶっちゃけ高くない（関数とかは使えない）ので、扱いに困ってたんですけど、彼にできる範囲の仕事に仕立てて、一部の作業だけ私の方に「連絡してもらって入れる」とすることで、できることが増えてきました。
部署内でも「何もできない人」というイメージだったのが、人への連絡やらでかかわりが増えてきたら、他の人とのやり取りも増えて、任せられることも増えてきたみたい。
このあたりの仕事のやり取りが増えると「ありがとう」も増えて、ちょっとずつ雰囲気も変わると思うんですよね。
マネージャーは何に時間を使うべきか？
できるだけ「自分にしかできないこと」に時間を使っていきたいんですよね。この記事にありますが「全力を注ぐ仕事」と「ギリギリ合格ラインでOKな仕事」を分けて考えることも大事だと思ってます。
成果を上げることに、時間を使いたい。
もう少し、効率化は考えていきたいんですよね。。。
個人にあった仕事の振り分けをするためには、部下のタイプや強み・弱みの把握も大事だと思ってます。
科学的にモチベーションを研究した本ですが、こういうのもわりと好き。
単純な仕事術的なところも結構やっていますが、まだ改善の余地はある気がする。
おしまい。
おまけ：続編も書きました。これでおしまい。
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