情シスと問い合わせについて
情シス、日々のタスクに埋もれがち問題
これはずーっと悩まされています。埋もれるというか「日々の変化に振り回される」というのが近いかも。
部下のなかにこのタスクコントロールがうまくない人がいてですね。とにかく質問や頼まれごとが多くて、それを全部受けていたら１日が終わってしまう。
時々あるのはしょうがないんですけど、頼んだ仕事はできていないし、大事なチケットも滞るしで、根本的な対応をとることにしました。
割り込みを減らすためのチャットOFFタイム
まずこれです。これ自体は本人と決めたことなんですけど、日々のチャットの量がすごいから、作業に集中するために、オフの時間を設けると。
Gsuiteはサイレントモードにできるので、それを使ってもらってます。
しかし、通知が来ないようにしても、連絡自体は来ちゃうので、我慢できるかどうかは本人の性質にもよります。これ。
回答すると会話始まっちゃいますしねえ。
問い合わせは「ここまで対応する」という線引きをする
これも悩ましい問題で、やり取りがクロージングできないことって多いんですよ。
電話のときのように「食い下がられる」というのはなくなりましたが、延々とやり取りが続いてしまう人がいます。
気づいたら仕事の愚痴や役割への不満に発展したりしてね。おたくの部署の役割への不満なんてぶつけられても知らんがな。
こういったときは、相手のペースに巻き込まれすぎないように話を持っていく必要があります。
「〇〇で困ってて」
「ふむふむ」
「これで解決できるのかなって思ったのだけど、うまくいかなくて」
「エラーとか出たんですか？」
「いや、そうじゃないんだけど、操作がまどろっこしくて、もっとうまいやり方ないのかなって思ってさ」
「これ、めったにやらない作業ですからねえ、今のやり方が一番シンプルだと思います」
「やっぱりそうだよね、いや、今までやってたんだけど、忙しくなっちゃってさ、何とかできないかと思って」
「それは大変ですね。システムだとこれ以上難しいので、上長の方にご相談していただくのがよいかもですね」
「やっぱりそうだよね。。。考えるわ」
「ありがとうございます」
この最後の「システムだと難しい」というのは、私は割とストレートに言うことにしてます。仕事ですからね。
その方がお互いすっきりします。言い方は気を付ける必要ありますけどね。
問い合わせ対応ばかりやっていても成果にもつながりづらいので、どこかで「切る」という考え方は必要だと思ってます。
いい人ほど難しいというのが、悩ましい。
しかし、集中の仕方って人それぞれですよね。たまに本とか読んでいますが、人によって方法も違うのが難しいところ。
タイムマネジメントの本もたくさん出ていますが、これもぱっと見切りをつけないと、難しいのであります。
おしまい。
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