タスクに埋もれる情シス

突然ですが、情シスって常に忙しくないですか？

業種にもよると思いますが、情シスは忙しい部署の一つだと思います。
私は２回くらい過労で倒れたり、動けなくなった経験がありますが、タスクが多いんですよね。
メール・バックログとかを例にとると、ここ数年で、一日300～500くらいの間を推移しています。※チャットは数えてません

なぜ忙しいのか

周囲との会話や、自分なりの経験を通じて理由を整理してみました。

・小タスクが多い…権限つけてとかユーザつくってとか確認してとか。
・割り込みが多い…障害とか起きるとその日の予定が吹っ飛ぶ。
・調べもが多い…リリースノート出てないか調べたり、新しい技術を提案されたらそれを調べたり、ちょっとしたことを調べたり。
・事務作業が多い…提案書、発注書、契約書、検収書、事故報告など。 　企画部門時代の20倍くらい処理しています。
・会議が多い…企画会議とか開発進捗報告とかレビューとか。営業さん訪問の相手とか、急な障害発生のMTGとか。

タスクは減りません！

　以前は「えらくなったら細かい作業は減りそう」とか思っていたのですが、えらくなったら余計忙しくなりました(´ー`) フッ
減らない前提で考えることにしました。
最大処理量で仕事を決める
　以前、他社のPMの方と「メールって最大何通くらい処理してますか？」という話になったのですが「返信できるのは1日50通まで」という結論になりました。今はChatとかSlakがあるのでもっと処理していますが、自分の処理できる量にタスク自体をおさめる工夫が必要だと思います。
相談は15分！
　以前は1日の8割が会議で埋まっていましたが、そのうちの多くは部下やユーザ部門からの相談タイム。そこで、ちょっとした打ち合わせは思い切って時間を短くして、打ち合わせは最短15分にしました。回数は増やしたので、割と好評です。
チャットをOFFにする
　集中する仕事に時間をかけるためです。
ゆるく返す
　ふわっとした質問がたくさんきます。「〇〇を検討しているんだけど、いくらくらいかかる？」とかが代表格ですね。それは、「何人月くらいですかね。詳細は要件まとめておたずねください」くらいですぐ返しています。前は「こういったケースはこうで、こういったケースだとこうで、、、」みたいな感じで丁寧に返していたのですが、ゆるく速く返します
自分でなくてよいタスクを引き受けすぎない
　まず、自分でなくても回答できるメールに率先して回答するのをやめました。さらに「PC見て」とか、「数式うまくいかない」「電話に雑音が入る」とか、以前は動作確認して整理して担当につないだりしていたのですが、ばっさりサポートデスク誘導に切り替えました。
　冷たくしたら社内で嫌われるかと心配しましたが、意外に「やっぱりそうだよね」といった対応で、安心しました（小心者）。

チームで変わらないと仕事は減らない

　しかし、自分の行動を変えても、仕事は劇的には減りませんでした。理由はシンプルで、マネージャー業務は、他の人の考え方や行動の影響を受けるからです。働き方改革で残業削減を強く迫られていましたので、他のチームと「仕事を減らすにはどうすればよいのか？」を相談して、あがったテーマについて各担当内で会話することにしました。

チームで考えた改善案
・会議は最大1時間を原則とする
・会議が多い部門は、こちらから時間を制限する
・バックログのチケットとかはテンプレ回答を作る（これは効果があった）
・具体で困っていることは会議でみんなと相談してみる

話すだけで改善することも

　うまくいったこともいかなかったこともありましたが、個人的に一番良かったのは「困ったら相談してみる」「仕組みやルールを変える」という空気が生まれたことです。たとえば、毎日発生している手作業が大変、といった声には、SE出身の社員が「自動化できるよ？あとで教えて？」と処理を作ってしまったり、ルーティンのバックアップ（テープ交換）の時間をは起動時間が見直せることがわかり、パートさん作業に切り替えたり、それを見て「これもできないかな？」といった相談が持ち込まれたり。
　さらに、具体の決定に至らなくても、テーマをもって話すだけで改善することもあると感じました。会議の標準時間を決めようとしたときに「2時間くらいは必要だ（十分に話せない）」という方がいて、「原則」という表現にとどめたのですが、結果として、反対していた人の会議も自然と短くなっていったのです。テーマごとに、効率的にやるようにメンバー自身の意識が変わっていったのだと思います。

と、いろいろ書きましたが今また仕事が増えています。隣のチームのプロジェクトが大炎上したからです。こればかりは情シスの宿命（そして明日も仕事ナリ。。。）