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Profiee Teams上の雑談から社風やカルチャーが伝わるように。サムライインキュベートの在宅勤務との向き合い方

東京商工リサーチの調査によると9月現在、61%の企業が在宅勤務を継続しているといいます。一方で、在宅勤務が始まって、職場内のコミュニケーションに課題を抱えている企業は多くあり、中でも「雑談が減った」「新しいメンバーが入社したけど、顔を合わせられていない」等の声はよく周りでも聞く話です。

新型コロナウイルス感染症拡大に伴って始まった在宅勤務をきっかけにProfiee Teamsを導入した株式会社サムライインキュベート CEO室の土手本 怜さんと、メンバーとして導入される側だった佐藤 亮さんにProfiee Teamsを入れてからの会社の変化についてお聞きしました。(聞き手 Spready柳川)

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(左)株式会社サムライインキュベート CEO室の土手本 怜さん
(右)同社の佐藤 亮さん

在宅勤務で浮き彫りになった相互理解の課題

-------Profiee Teamsを導入するきっかけとなった組織課題はなんだったのでしょう?

土手本:いま組織は急拡大しています。現在インターン生を入れて組織は40名弱、採用がうまくいっていて、この1年で15人増えました。

一方で、人数が増えると「顔と名前が一致しない」という課題が出てきます。もともと、キャピタリストは投資先に、セールスは営業先に、外出が多い組織なので、会社に全員が揃うということはなかなかありません。

佐藤:同じ会社にいるのに相手のことを知らないなというのは在宅勤務になる前からありました。フレックス制というのもありますし、プロジェクトごとに動くので、同じプロジェクトにならないと会話をする機会がないというのは結構ありました。オフィスに人があまりいないので、雑談もあまりありませんでしたね。

-------これまで「お互いを知る」取り組みは何かされていましたか?

佐藤:Slackで自己紹介を全体にして、あとはチームごとに歓迎会を行っていました。在宅勤務が始まった時期とメンバーが増えたタイミングが重なって「お互いのこと全然知らないの問題じゃない?」という声も上がったので、自己紹介のパワーポイントを作って、Zoomで自己紹介だけをする会を開催してみましたが、継続性の観点やプロフィールの更新性がないという点が難しいと感じていました。

-------そんな中、Profiee Teamsを導入いただいた直接的なきっかけは何でしたか?

土手本:私が入社したのは6/1でした。ちょうど緊急事態宣言が明けた直後ですね。原則出社から今後の働き方を見直し、在宅推奨へ切り替えるタイミングでした。オフィスに誰も来ない。歓迎会もありませんでした(笑)。オフィスで顔を合わせないので雑談もなく、「ちょっと飲みに行こうよ」もない。他愛もない話がなくなると、相互理解がなくなるよね、という課題意識が全社的に出てきていました。
ちょうどギャラップ社が実施するエンゲージメント・サーベイを取ったんですが、全体は平均点を上回る高いスコアが出ました。個別の質問を見ると、「自分の仕事を正確に遂行するために必要な設備や資源を持っている。」「私は仕事をする上で、自分の最も得意とすることを行う機会を毎日持っている。」という項目が全体の中で低い結果が出たんですよね。自己開示が出来ていない状態である、且つ会社が個人の強みを理解しに行く能動的な動きが取れてない、というのが大きな問題となっていました。

オフィスに集まっていたときもきっと同じ課題はあったのだと思いますが、飲み会や懇親会、日々の雑談で少しは解消していたのかも知れません。

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入社するメンバーにとっても、入社前に組織図やどんな人がいるかわかるので安心感に繋がっている

-------Profiee Teams以外のツールは検討されましたか?

土手本:既に評価ツール目的で導入していたサービスに機能としてついていたプロフィール機能を使おうという話はありました。ただ評価ツールの中なので、自己開示がなかなかしにくい、当たり障りのないことしか書けないという課題があり、これは切り離した方が良いだろう、となりました。

-------Profiee Teamsの浸透のために工夫したことはなにかありますか?

土手本:まず、導入の時にレクチャーを部署ごとにやりました。入力の仕方やサービスについてレクチャーし、みんなで入力する時間を取りました。
あとは全社の施策の中に取り入れています。
例えば、新入社員と既存社員が一緒にランチをする「Welcomeランチ」。きちんとヒストリーを書いてもらい、Profiee Teamsを見て質問をしあってもらっています。
締め会のあとには「SAMURAI MIX」という時間を取っていて、私がモデレーターになって、ある一人の社員の価値観をProfiee Teamsのヒストリーを見ながら価値観を掘り下げる時間を作っています。

これから入社するメンバーには入社前に「Profiee Teamsに入力しておいてね」と案内できるのはとても良いですね。入社前に自己開示に取り組んでもらう時間が取れるのは有効です。
また、入社するメンバーにとっても、入社前に組織図やどんな人がいるかわかるので安心感に繋がっていると聞いています。

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Profiee Teams上の雑談から社風やカルチャーが伝わる

-------Profiee Teamsを導入して日頃のメンバーとの関係は変わりましたか?

佐藤:社内コミュニケーションは確実に活発になっていますね。今までしなかった学生時代の話や入社前の話などで「そういえばそうだったんですね」ということをProfiee Teamsで発見して、オンラインMTGの前に雑談して、和んだりだとか。
在宅勤務だとオンラインMTGが隙間なく入ったりしますが、雑談が生まれると緊張感も解けて良い雰囲気ですね。

-------何か印象的なやりとりはありますか?

土手本:Q&Aは割とみんな答えてくれているんですが、「一番高い買い物は?」というい質問の回答で、「スキューバダイビングの装備を一式購入した」と答えたメンバーがいました。そこから社内でスキューバダイビングをやったことあるメンバーが「今度一緒に行こう」と盛り上がっていました。

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社内には名つなぎ役のメンバーがいます。誰かのQ&Aの回答に対して「●●さん、これ好きだったよね」とメンションしたり、コメントしてくれてたりしています。こういう方が一人いると、雑談が盛り上がってとても助かっています。

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-------Profiee Teamsで好きな機能はありますか?

佐藤:UIがかわいいから自己開示しやすいですね。プライベートのことを言いやすい雰囲気があります。
Q&Aは結構みんな盛り上がっています。slack上で連携されているので、存在を忘れないので助かっています。

土手本:Q&Aの「画像で教えて下さい」は大喜利大会みたいになっていてみんな楽しんでいますよね。普段仕事の話しかしてないと踏み込み方がわからないのですが、Profiee Teams上でボケる人や写真でふざけたりする方がいてくれて、安心します。社風やカルチャーが伝わるし、会話のネタになっていますよね。雑談が自然と生まれています。

見やすい作りやすいユーザーフレンドリーな設計のサービスで助かっています。


-------ずばり、Profiee Teamsを導入したことにより当初の課題は解決しましたか?

土手本:
Profiee Teamsを導入したことにより、まずオンラインとオフラインの壁がなくなっていますね。直接会ってないし、プロジェクトで一緒じゃないのに「●●さんってこういう人だな」と人柄がとても良くわかるし、話しかけるきっかけ、雑談のきっかけが出来るのでコミュニケーションが活発になっている感じがしますね!

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