紙断捨離をしましょう
こんにちは キャリアコンサルタントの斉藤ももです
この仕事をしていると想像以上に
紙を扱います
しかもかなりの個人情報も含まれていて
処分するにはシュレッダー処理必須のものも多く
“社外秘”なんていう類のものも多いです
これから仕事をしていく方に向けて
紙を上手に処分できるようになることを提案します
もちろんキャリアコンサルタントではなくても
日常生活においても紙文化日本においては
書類に溢れているお家も多いのではないでしょうか
ほとんどが不要
家に入り込む紙類はいろいろあります
チラシ ＤＭ 学校からのお知らせ
自治体からのお知らせ 会報類
仕事の書類 等々
最後の仕事の書類は
会社勤めであれば会社のご自身のデスク周りを
思い出してみてください
スッキリしているなら問題なし
積み重なっているなら要注意
そしてフリーランスの方は
必然的に仕事の書類も自宅にあるでしょう
溜まる傾向の方は究明の法則
まず次を必ず頭に置いておくことです
「取ってある紙の8割は不要」 です
浸食されているかどうかの基準
いつか見るかもしれないし…
→まず見ません あったことすら忘れます
記録として残しておこう
→存在を忘れているのに記録どころではない
恐らく真面目で完璧主義な人の方が
捨てられない人が多い気がします
そして本当に必要な紙が必要な時に
出てこない→探す→時間的なロス
山積みされているが故に
重要な期日を見落とす→信用に傷がつく
これが悪循環です
そして紙に浸食されずに管理できている
かどうかの基準は一つだと思っています
「紙を横に重ねていないかどうか」
重ねて積み上げられている人は
恐らくその真ん中あたりにどんな紙が
存在しているのかどうか分からないはずです
「紙は縦に保管されて初めて情報価値を生む」
仕事書類は適切に廃棄
冒頭に個人情報や社外秘扱い書類などの
ことを書きましたが
これらはシュレッダー処理が必須です
私は仕事柄 個人の履歴書や職歴書
SPI結果などの書類を扱います
データで送られてきますが
どうしても紙で書き込みやマーカーを使いたい
そのためほとんどプリントアウトしています
するとみるみる溜まるわけです
私は都度シュレッダーにかけますが
もしその手間が厳しかったり大量の方は
有料で溶解サービスを使う方法もあります
情報管理で思わぬ損害を被らないためにも
紙類の処理は適切に行うことが大切です
家庭の諸々の紙はまず分類
仕事書類以外の紙類ですが
次のこの３点が大切だと思います
最初の段階でしっかりと目を通すこと
カテゴリー別に分類をすること
書類の賞味期限を自覚すること
ファイルボックスに自分に必要なカテゴリー数
だけ分類するのがベストです
そしてボックスの中はクリアファイルで
さらに小分類化しておきます
忘れそうであればポストイットで名目をつけて
おくと分かりやすいでしょう
最初にしっかりと目を通して
不要なものはこの段階で捨ててしまいましょう
つまり目を通す時間がないものは
未処理ボックス を作っておいて
一旦そこへ仮置きする習慣にするといいです
【重要】と書いて届く書類が
必ずしも重要かどうかは別問題です
「キャンペーンが今月いっぱいです」
「保険の見直ししませんか」
というものにもかなりの頻度で【重要】と
書かれています。。。
ただしっかり見ないと本当に【重要】なものを
見落として 見せかけ重要に紛れます
月1回はボックスチェックを
少なくとも 未処理ボックス は
月1回は処理する時間を作るといいです
他のボックス内は基本的には
ちゃんと目を通して入っている書類なので
3ヶ月に1回でも大丈夫かもしれません
その際に不要と判断したものは処分することです
スッキリするだけではない効果
洋服や雑貨といったものを処分する
いわゆる断捨離も 物から解放される感覚で
様々な良い効果がありますが
紙も同様です
紙に浸食された生活というのは
とても不健康だと思います
気持ちがざわつくというか追われているというか
紙山が自宅にある方は
本当にすぐにでもその状態から抜け出すことを
お勧めしたいのです
秘書の仕事を始めた頃
自分の忘れっぽさや自信の無さや不安から
書類を捨てることをせずに保管ばかりしていた
そんな時期がありました
ファイリングすればいいと思っていたのですが
ファイルはどんどん増える一方
情報が厳選されていない更新されていない
ただ履歴として保管されているだけでした
それ以来 処分 ＞ 保管 を絶対にして
仕事をしてきました
紙が横に積まれているあなたは
幸運を引き寄せるキッカケにもなるので
ぜひ紙断捨離をやってみてください
今日も 良い一日を！
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