1.伝票入力

こんにちは。
このアカウントでは「経理部１年生の職場見学」テーマに、経理の実務ってどんなことするの？という疑問にお答えしていきたいと思っています。

今回のテーマは、「伝票入力」です！

組織の規模にもよりますが、経理として入社するとほとんどの方が最初に経験する業務だと思います。
（大企業の場合は、グループ内のシェアード会社に全て委託している場合もあります。）

伝票入力はその名の通り、社内で使用している会計システムに、取引先への支払いやお客さんからの収入などの取引に関する会計仕訳を入力していく作業になります。
「システム入力」や「仕訳をきる」と言うこともあります。

大まかな流れとしては、こんな感じです。
①    請求書受領
②    受領検査
③    会計システム入力
④    社内決済

今回は取引先から請求書を受け取って支払う場合を想定します。

①    請求書受領
まず、取引先から請求書が届きます。
請求書の内容としては、１回限りの物やサービスに対する請求もあれば、１か月分をまとめて１枚の請求書になっている場合もあります。
受け取ったら、内容に間違いがないか確認します。
たとえば、税抜金額と税込金額が10％or８％の関係になっているかなどです。

②   受領検査
受け取った請求書の内容がしっかりと納品されたものか確認します。
組織によって、現場担当者が行う場合や経理担当者が行う場合など様々です。
いずれにせよ、納品されていない物やサービスに対して支払いをしてしまうということは会社にとって大きな損失となりますので、しっかりと確認を行う必要があります。

③   会計システム入力
しっかりと納品されたものであると確認出来たら、会計システムに入力していきます。
組織によって、使用している会計システムは様々ですが、基本的には以下の項目は必須だと思います。
　・支払日（小さな組織だと支払日があらかじめ決められている場合もあるので、周りの方に確認しましょう。）
　・仕訳（借方・貸方の勘定科目を選択します。）
　・金額（支払金額を入力します。税込・税抜どちらで入力するのか確認しましょう。）
　・支払先口座情報（基本的には請求書に記載されています。）

簿記を勉強していた方は仕訳入力で役にたってきます。勘定科目名は組織によって少しずつ異なってきますが、おおよそ勉強したとおりです。
「まだ簿記やってないよ！」という方も安心してください。多くの会計システムでは、「参照起票」という過去の入力内容を引用することができるようになっています。
なので、過去の同様の取引の入力内容を引用して支払日を変更すれば、仕訳がわからなかったとしても業務はできます。

④   社内決裁
入力が終われば、内容が間違っていないか上司にチェックしてもらいます。
紙に印刷してまわすところもあれば、電子でまわっていくので一言「確認おねがいします」と言うだけの組織もありますので、周りの人に確認してみてください。
紙でまわす場合は請求書をセットにしてまわすということもありますので、そのあたりも併せて確認しましょう。

大まかな流れはこんな感じです。

私は医療機関に入社して最初に伝票入力の業務をしました。
月初は前月分の請求書が大量に届くため、机の上が請求書だらけになっていました。
今はペーパーレス化も進んでいますのでそこまでではないかと思いますが、書類やデータをいつでもすぐに確認できるように整理整頓しておくことは必須です。

私の場合は、基本的には届いたものから処理するようにしていましたが、できない時は他の書類と混ざらないように置き場所を決めて整理していました。
メールなどで届く場合は、他のメールに埋もれて忘れてしまわないよう、届いたときに未処理フォルダなどに請求書のデータを入れておくようにすると良いと思います。
デスクトップは、常に整理した状態を保ちましょう。

今回は以上となります。
ご覧いただきありがとうございました！

「こんなテーマで書いてほしい！」「こういうこと知りたい！」などありましたらコメントしていただけると幸いです。