展示会奮闘記2023～展示会は準備が命～
こんにちは、野本です。
11月15～17日の3日間、パシフィコ横浜で開催されたAI Expo 2023 fallに出展しました。
PIXTA機械学習データサービスチームとしては2度目の展示会、しかも1度目の3倍の規模での出展となりました。
当日ブースにお立ち寄り頂いた皆様、ありがとうございました！
PIXTAでは本展示会の様子をご紹介していますが、
その裏側は初めての規模感に四苦八苦・・・準備から搬出入まで未知なことばかり。
わたしたちが準備を進めるにあたって大変だった～と思ったことを、裏話としてまとめておきたいと思います。
このnoteが、これから同規模の展示会に出展される企業様のお役に立てば幸いです。
事前準備
展示会初心者のわたしたちは、ひとまず、最低限の予算で。できるだけ自分たちで備品や装飾を準備することにしました。
ブース設計図やブース配置図とにらめっこしながら、限られたブースの中で、どこに何を配置するとお客様にご覧いただきやすいのか、どのような表現でアピールすると目に留めていただけるのか悩む日々・・・。
ブース装飾と配布物は、社内デザイナーとデザインを1から考えました。
キャッチコピー、文面、文字量のバランス、配色、装飾の大きさ、モニターなどの備品、お客様のご案内導線、お声かけをどのようにするか、などなど・・・考えることがひっきりなし・・・！
準備期間を2か月程度で見積もっていましたが、あっという間に発注期限がきてしまいました。
搬入
会期前日、周りのブースは施工業者さんが作っている中、配送されたブース装飾や備品を開封するところからスタート。
今回、通路からも見えるようにA0とB0のパネルを用意しましたが、どちらも大きい！！
せっかく作ったブース装飾、今後も使いたい！
保管のために、配送時の梱包材も大事にとっておかなければ！
ということで、傷つけたり汚したりすることのないように、細心の注意を払って、そーーっと梱包を解いておりました。
でも、そーーっと解いておいて正解でした。こんなに大きなパネルを包める梱包材はなかなか準備できません。最後の搬出時、元通りに包みなおせばよいというのは、かなり楽ちんでした。
あらかた搬入を終えたところで、はっと気づきました。
この梱包材たちをどこに保管しておくか？
これ、事前準備時点で全く頭になく・・・ブース内に収納スペースを作るという発想が全くなかった・・・。
パネルよりも大きな梱包材は、ブース内のどこにも仕舞えず・・・。
大慌てで調べて、パシフィコ横浜内で預かってもらえることを知り、助かったとばかりに駆け込みました。これがなかったどうなっていたことか。
当日運営
会期中、おかげさまで多くのお客様にお立ち寄りいただきました。
お客様からたくさんご相談いただけて、わたしたちも気合いが入ります！
そんな会期中、一番悩ましかったのはどこでお昼ご飯を調達するか？ということ。
食事休憩って大事ですよね。
実は、前回出展した展示会もパシフィコ横浜で、その時もお昼ご飯を調達するのに少し苦労しました・・・。
コンビニやカフェは混んでいて並びたくないし、休憩時間は限られているからです。
そこで、今回は（横浜といえば）崎陽軒のお弁当を予め注文しておきました。
毎日弊社ブースまでお弁当を届けていただけるおかげで、休憩に入り次第すぐにご飯が食べられます。しかもとってもおいしい！
もしパシフィコ横浜で開催される展示会に出展する際には、崎陽軒の宅配弁当をご利用になることをおすすめします！
搬出
あっという間に最終日を迎えました。
最後の「蛍の光」（終了時間になると流れます）を聞き終えて、
おわった～～～～！！！
と一息つく暇もなく、搬出作業が始まります。
自分たちで搬入したので、搬出も自分たちでやるしかありません。
周りのブースを業者さんがテキパキと片付けていくの横目に、最後の力を振り絞ります。
が、パネルを設置業者の方に外してもらうのを待つ間、衝撃の事実に直面します。
なんと、
A0以上のパネルは宅急便では送れません！！！！！！
わたしたちの想定では、各種備品と一緒に宅急便で配送するつもりでした。
が、宅急便で送れるサイズには制限があるんです・・・ご存じでしたか？！
慌てて大きい荷物を送れるように手配しようとしますが、今すぐ集荷をお願いします！というのは無理な話・・・。でも搬出時間にはタイムリミットが・・・。
すると、焦るわたしたちを見かねて、パシフィコ横浜の配送センターの方が集荷の算段がつくようにサポートしてくださいました。
最終的には佐川急便の飛脚ラージサイズ宅配便に集荷をお願いできることになり、おかげで難を逃れられました。
よもやパネルを破棄するという最悪の状況まで想像しましたが、各所のお気遣いのおかげでなんとかなりました・・・本当によかった。ありがとうございました。
総括
展示会は準備が命。
ブース装飾や運営方法を決めておくだけではなく、
搬入・搬出をどうするかをしっかり決めておくところまでが大事な準備であることを改めて感じました。
よかったこと・反省点は次の展示会に活かしたいと思います。
PIXTA機械学習データサービスチームは、
これからも広くお客様との接点を創っていくために、展示会出展を予定しています。
日頃はオンラインでのやり取りが主になりますが、
展示会では直接お話しさせていただける分、皆様にはラフにご相談いただける機会としてご活用いただければと考えております。
次回出展については、決まり次第順次ご案内しますね。
よろしければぜひ当社ブースにお立ち寄りください！
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