タスク管理の習慣化をしたいとセカブレマスタープログラムに参加！

こんにちは！

今回は、セカブレマスタープログラムの#03受講生で、今もセカンドブレインを活用し続けている内海梨恵子さんに、お話を伺いました！

💻 セカブレマスタープログラムとは…
「セカンドブレイン」はNotionを第二の脳として使いこなすというテーマで作られたNotionテンプレートです。主に、タスク管理・知識の管理に重きを置いています。また実際に100名以上に利用者とともに日々アップデートを繰り返しています。

セカブレマスタープログラムでは使い方を学習するだけでなく、実際にセカンドブレインの運用を習慣化するプログラムです。

内海梨恵子さんにインタビュー

職業：株式会社ヒューマングループ専務取締役。Gallup公認コーチ。

Notion歴：2年

受講前の悩み：
・タスク管理の継続ができない
・溜めておく情報が散乱している
・いろんなことに意識散漫になりがち

受講後の効果：
・タスクをつける習慣ができた
・情報を一元管理できるようになった
・仕事とプライペートの偏りがなくなった

—— はじめに、ご職業を教えてください。

内海梨恵子さん（以下、内海）：株式会社ヒューマングループの専務取締役をしています。長崎県の佐世保市で、自動車学校・旅行事業や貸切バス、人材育成の研修、マーケティングコンサル、SNSコンサルなど手掛けています。

あとは、Gallup公認コーチとして活動中です。自分の強みが見える化できるクリフトンストレングス®（ストレングスファインダー®）の結果をもとに、ご本人の資質が持つ可能性を引き出して、仕事などにに活かせるようにお手伝いをしています。

—— Notion歴を教えてください。

内海：2年以上使っていますね。

—— Notionを使い始めたきっかけを教えてください。

内海：Notionが英語版だったころに、YouTubeで見かけたのがきっかけです。それまでは、Evernoteを使っていたのですが機能がイマイチで…。そんな時にNotionを知ったので、触ってみようと思ったのです。実際に使ってみたら、データベース機能がとても良くって。それからずっと使い続けています。

—— Evernoteは使うのをやめてしまったのですか？

内海：Notionを使うようになってからやめてしまいましたね。うちの会社が基幹システムを作り込んでいるので、データベースが大好きなのですよ。Evernoteでは、データベースの機能がないので、Webクリッパーやメモする機能でただ情報を貯めておくだけで。溜めた情報を“未来に活かしていきたい”“何かを作りたい”という気持ちがあるのに、活用できていませんでした。つまりただのストレージみたいな使い方だけをしていたんです。それでも10年以上有料プランには入ってました（笑）

—— 10年も有料プランに加入していたのですか！？

内海：そうですね。Notionへデータを移動する時に、情報を振り返る感じではなかったので、ほぼ全部削除しました（笑）

—— 思い切りましたね（笑）話は変わるのですが、Notionは2年以上使っているとのことでしたが、どのくらいの頻度で活用しているのですか？

内海：プライベートやビジネス問わず、使っています。会社のサイトやデータベースもNotionを使って構築してますね。他の方にNotionの使い方を教えることも。

—— 人に使い方を教えるということは、一通りNotionのスキルはあるということですよね？

内海：つばささんが配布しているNotionスキルチェックシートは、一通り網羅できている状態です。

大量のタスクをゴリ押しで終わらせていた

—— 素晴らしいですね！Notionも一通り使いこなせている中、セカブレマスタープログラムに参加しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか？

内海：いくつかの業種をやっているので、いつも大量のタスクが溢れていて。普段はタスクをゴリ押しで終わらせているだけでした。自分なりにタスク管理はしているものの、もっといい方法があるはずだと思っていました。あとは習慣化だけは苦手というより嫌いで。でも、タスク管理を習慣化していないことで問題も起きてしまうこともあります。今回のプログラムでは、宿題もあってやらなきゃいけないことがあるのなら、強制的に習慣化できるだろうなって思って参加しました（笑）
そして、つばささんがずっとセカンドブレインを改善し続けているくらい大事にされているというお話を聞いていたので、その過程も見てみたいという気持ちもありました。

—— タスク管理は、Notionでしていたのですか？

内海：基本的にはNotionでしていました。自分だけだったら、紙に書いていますね。タスクを消し込むのが好きなので（笑）各部署のスタッフには、全て見える状態にしているので、意識的に引き継ぎなどを含めてすべての工程をタスクは残すようにしています。なので、セカンドブレインを個人的にだけでなく社内のみんなで使えたら、もっと業務がスムーズになりそうだなっていう感じはありました。

“リソース”で経験や知識の情報が1箇所にまとめられたので新規事業の種まきができました

—— なるほど。ではプログラムに参加されて、価値を感じた学びがあれば教えてください。

内海：タスクを書き出す習慣化ができた点ですね。タスクの書き出しはやった方がいいということはわかっていたけど、今まで継続できていませんでした。プログラムでは、毎日タスクのスクショを送る必要がありました。スクショを送るときに、タスクが少ないとちょっとかっこ悪いと思い、いっぱい書き出さなきゃっていう強制力が働きました。ズボラの私には、この強制力がタスクの書き出しを習慣にするためにはとてもよかったです。

—— そのほかに学びになったことはありますか？

内海：リソースの部分ですね。日々の私の経験や知識を、自分の中だけに貯めておくだけでなく、会社全体に波及させたいという思いがあって。対面で教えていたらそこまで広がらないので、私の脳をみんなに解放するみたいなものを作りたいと思っていました。
ですが、私はファイリングがそもそも得意じゃないので、至る所に情報を置いてしまうんです。iPhoneやLineのメモ帳、Googleドキュメントなど保存する場所はいろいろです。そんな自分がちょっと残念だなって、いつも思っていて。なので一箇所に情報をまとめたいなという気持ちはありました。
それが“リソース”という情報を貯めておける箱ができたので、安心してこの中でちらかしてもいいんだというふうに思えるようになりました。なんていうかリソースには“安心感”があります（笑）いままでの私の経験や知識を、リソースに全部まとめる作業をしたので、今ではスッキリしました。

—— スッキリできたのはいいですね！

内海：まずは私がセカンドブレインを使って、会社全体に私の経験や知識を波及させようとしています。そして、次に幹部へと順番に浸透させていかないといけないなって思っているので、今検証をしているところです。でも、私が作ったNotionはスタッフには全然みてもらえてないですけどね（笑）

—— そうなんですか？！それでも経験や知識を公開し続けるのには理由があるんですか？

内海：理由は、私の経験や知識の中には、失敗した経験を踏まえて今これがベストだっていうのがあるからです。なので、その失敗の過程などをスタッフに見てもらって納得してもらわないいけないなと思っています。いきなりポンって経験や知識だけを公開しても同じ道を辿ってしまうことがあります。それは会社としてはすごいロスになるんです。納得感がとても大事なので、知りたい人だけ見ればいいと思っています。スタッフに選択肢を増やしておいてあげたいのですよね。

—— 素晴らしいですね！今回リソースの部分が学びになったということでしたが、どういったところがそう思ったのでしょうか？

内海：今までEvernoteなどで溜めていた情報は、あとで見返したときに何かをひらめいたり、新規事業にもつながったりもしていました。そして情報をしばらく寝かせて、組み合わせることで芽がでることもありました。なので、情報は1箇所にまとめておきたかったんですよね。そんなときにリソースを学んで、情報の組み合わせの部分で活用できそうだなと感じました。今自分が溜めている情報が見える化されているところもいいですね。

—— なるほど。

内海：あとは、エリアの部分ですね。私は意識散漫になりがちで、いろんなことに興味が湧いてしまいます。けれど、実際にできることは1つしかなくて。つばささんも「エリアが多過ぎたときは考えている」と言っていました。キャパーオーバーにならないようにするために、エリアをどう分けた方がいいのかをよく考えるようになりました。私は、基本的にプライベートを疎かにしがちです。なので何かやりたいときには、プロジェクト化するようになりました。そうすることで、ちゃんとできるので（笑）エリアは仕事とプライベートの偏りを意図的になくすために、活用できるなと思いました。

資源ゴミの日を忘れがちだったが、タスクに入れることで資源ゴミが溜まらなくなりました

—— プライベートもプロジェクト化はすごいですね！今回のプログラムを受けて、日常生活で変化したことはありましたか？

内海：予定を忘れにくくなりましね。一番忘れなくなったのは“ゴミの日”です。燃えるゴミとかは忘れないんですが、資源ゴミの日は固定ではないので、いつも出し忘れてしまって（笑）なので結構早いうちに、タスクに“1年分のゴミカレンダーをGoogleカレンダー入れる”と書き込みましたね。タスクにしたら、私は必ずやり遂げるので。Googleカレンダーは夫とも共有しているので、「ペットボトル捨てる日だよ。」と行ってくれるようになりました。なので、資源ゴミがたまらなくなりました。

—— ゴミがなくなるとスッキリしますよね！

内海：こんな簡単なことだと思うかもしれませんが、今までできていませんでした。ただゴミを出し忘れるだけですが、地味に自己肯定感が下がっていたんです。なのでこのプログラムで、ゴミが出せる私を手にいれることができました（笑）自己肯定感も自然と上がりましたね。

—— 私も資源ゴミの出し忘れはよくします…。なので、早速タスクにゴミの日を書こうと思いました。

内海：ストレスがなくなるので、ぜひ！

—— そのほかに変わったことはありますか？

内海：社内の締め切りを守れるようになりました。私は、締切がいつもギリギリだったんです。なんならちょっと締め切りを過ぎてしまうことも。スタッフからは催促するようなことは言いにくいと思うんですよ。いつも「今日までだったんですが…」と言われ、「言いにくいなか言わせてしまって悪いな…」と思っていたんです。なのでタスクには本当の期限ではなく、意識的に2日前を自分の締め切りにするように設定するようにしました。1週間に1回ぐらいとか考えて、上手に自分を騙して、ちゃんと間に合うようになりましたね。私のせいでスタッフに余計な仕事を増やしてたのを減らせてた分、みんなちょっと喜んでると思います。

忙しいなって思っている人、前進してない気がする人におすすめしたい

—— ありがとうございます。今回のプログラムのキラーコンテンツ（一番の推しポイント）を教えてください。

内海：一番の推しポイントは“リソース”ですね。このプログラムって“タスク管理”と“リソース管理”2段階に分かれていると思うんです。私自身タスク管理がダメなりにできていました。タスクをつける習慣化については、プログラムでは5人のグループで人の目ちゃんとあるので、とてもよかったです。
そしてリソースですが、情報で溢れかえる頭をスッキリするような仕組みやノウハウを活用させてもらえる点が、キラーコンテンツになるのではと思います。
自分だったら、この仕組み作りへの試行錯誤で時間がかかってしまい、効果を実感する前に挫折してしまったはずです。つばささんのベストな状態をそのまま使わせてもらうことで、安心できる知識の保存箱を手に入れられますよ。

—— このセカブレマスタープログラムは、どんな課題がある人におすすめしたいですか？

内海：忙しいなって思っている人、前進してない気がする人におすすめしたいですね。忙しい人ほど、タスク管理をうまくやっているか、力技で仕事をこなしているかだと思っています。セカブレマスタープログラムを受けることで、よりスムーズにやれるだろうし、自分が本当にやらなきゃいけないのかっていうところを見つめ直せるきっかけになると思います。
前進してない気がする人は、社員さんが意外と多いイメージですね。日本は自己肯定感が全体的に低めなので、「私なんて…」という人は少なくないと思います。毎日タスクをこなすことで、私のように自己肯定感も上がるはずです。

—— ありがとうございます。今回タスク管理などを教わってみていかがでしたか？

内海：これまでタスク管理に関する研修はいろいろ受けていましたが、ここまでつきっきりで丁寧に教えてくれるところはありませんでした。つねにタスク管理は仕事の過程でできるでしょ？と思っていることもありました。私自身もスタッフにここまで丁寧にタスク管理について教えていなかったなと気づかされました。社内の研修で、もう少し手厚くしないといけないと思っています。

—— 確かに、タスク管理は社会人にとってできて当たり前と思われがちですよね…。今後内海さんからスタッフの方へ教えることが増えそうですね！本日は、貴重なお話を聞かせていただき、お時間をいただき、ありがとうございました！

（取材／文：取材ライター アトリ）

💻 セカブレマスタープログラムは不定期で募集をかけています！
ご興味がある方はLINE公式(@703scxpt )を追加して次回の案内をお待ちください。また、LINE限定で無料セミナーの案内も行っております。