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今さら聞けない「タスク管理」”超基本”5ステップ
おはペン🐧✨
新生活も始まり
「何かとバタバタしている…」
そんな人も多いのではないでしょうか?
そこで今回は
「忙しい」「時間がない」
そんな時に役立つ
「タスク管理」について話していきます!
タスク管理とは、
簡単に言うと
「やること」を細かく分け、
整理していくこと☝️
タスク管理をうまく行うことで
「毎日忙しくて大変」
「仕事が全然片付かない!」
「気づけばやることが溜まっている…」
なんて事態を
解決できちゃうんです!
今回は
タスク管理の手順について話していきます🐧✨
タスク管理をしないと、何が起きるの?
ずばり、
タスク管理をサボってしまうと
「何からやればいいかわからない」
「気づけば”やること”がたくさん溜まっていた」
「”やること”がありすぎてイライラ…」
「大切なタスクを忘れていた!」
こんな事態におちいってしまいます。
ペンギン先生も、
よく「あ!あれ忘れてた!」なんてことがあるので
タスク管理は意識して行うようにしています🐧💦
「タスク管理」と聞くと
「なんかむずかしそう…」と思うかもしれませんが、
やり方はとっても簡単!
仕事だけでなく
プライベートな場面でも活用できるので、
覚えておいて損はありません。
![](https://assets.st-note.com/img/1681899542138-KKeGC3BTMC.jpg?width=800)
「タスク管理」の超基本5ステップ
タスク管理の手順は次の通り。
1、最終的な目的を考える
2、「やること」をリストアップする
3、不要なタスクはないか?を考える
4、「やること」の順番(優先度)を決める
5、行動をスケジュールに落とし込む
詳しく見ていきましょう!
<1、最終的な目的を考える>
まずは、
「目的」を考えます。
・仕事で使う資料を完成させる
・予算と休みに合わせた旅行プランを考える
・料理を完成させる
など。
「最終的に何を目指すのか?」を
考えてみてください。
<2、「やること」をリストアップする>
「目的」を達成するために
「やること(=タスク)」を
紙やパソコンのメモなどに
全て書き出しましょう。
たとえば、
「料理を完成させる」の場合
・何の料理をつくるか決める
・料理のレシピを見つける
・材料を揃える
・下ごしらえをする
・調理する
などなど。
このように
「何をすればよいか」が一目でわかるように
細分化することが大切です。
そうすることで
何から始めればよいのか、迷うことがなくなります。
<3、不要なタスクはないか?を考える>
次に、タスクのひとつひとつが
本当に必要なものかを考えます。
またまた料理の例で考えると
・料理のレシピを見つける
→過去に作ったことがあるから
なくても大丈夫
・材料を揃える
→冷蔵庫の中に材料があるから、
この買い物は行かなくてOK
と言った感じです。
もちろん、仕事のタスクでも同じです。
肝心なのは、
「全てのタスクをやろうとしないこと」
時間は有限なので
あれもこれもと頑張ってしまうと
「忙しい!」
「時間がない!」という状況になってしまいます。
<4、「やること」の順番(優先度)を決める>
タスク絞り込みが完了したら、
「何から行うか?」を決めます。
料理のように、
「何からやればいいのか?」が明白なものは、
順番決めに困ることも少ないでしょう。
問題は、
「順番が決めづらいタスク」です。
例えば
「仕事のメール全てに返信を完了する」が目的の場合。
タスクは
・Aさんに返信する
・Bさんに返信する
・Cさんに返信する
etc…
といったように、
順番がわかりづらくなるものです。
そんな時には、次のポイントを意識しましょう!
・どのくらい大切か?
・どのくらい期限があるか?
当然、
期限が迫っているものから片付ける必要があります。
「提出期限が明日」
「今日中に返信しないといけない」など。
あとは、
「そのタスクがどのくらい大切か?」を基準にして
順番を決めていきましょう。
「別に急がないし、それほど大切でもない」
そんなタスクは、
あえて今は「やらない」という選択をするのもありです。
<5、行動をスケジュールに落とし込む>
順番が決まったら
「いつ行動するか?」をスケジュールに落とし込みましょう。
この時には
「どのくらい時間がかかるか?」も
考えておきたいものです。
またまた料理の例に戻るなら
・何の料理をつくるか決める
→5分〜10分くらい
・料理のレシピを見つける
→5分〜10分くらい
・材料を揃える
→買い物に行くので30分くらい
・下ごしらえをする
→10分くらい
・調理する
→30分くらい
といった感じです。
必要な時間を考えることで
「何時までには行動を始めないといけない」
「何時までにこの工程を終わらせたい」
など、
スケジュールを決めやすくなるんです。
「余裕と思ってたのに、時間ギリギリだった」
「定時で帰れる!と思ったのに、結局残業になった」
こんなことが多い人は
このステップが出来ていないことが多いというわけです。
以上が、
タスク管理の5ステップです!
![](https://assets.st-note.com/img/1681899779977-jlVPjwBXMA.jpg?width=800)
まとめ
以上が、「タスク管理」”超基本”5ステップです。
1、最終的な目的を考える
2、「やること」をリストアップする
3、不要なタスクはないか?を考える
4、「やること」の順番(優先度)を決める
5、行動をスケジュールに落とし込む
「やりたいことがあるのに、時間がない!」
「やるべきことがありすぎて、何から手をつけてよいかわからない」
という方は、
ぜひ、タスク管理をやってみてくださいね。
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