会議×ホワイトボード

現在私は、体質や考え方が古い大企業に所属しています。
今日は、私が職場の会議で実践していることを少しご紹介します。

私の職場の会議は、紙の資料を使うことが大半なので、会議中は下を向いて書類を見ているだけという人も多く、議論が進まず結論が出ないまま終わることがしばしば…、意味ない時間を過ごすことが多々あります。

そこで私が始めたことは、会議でホワイトボードを使用することです。今更？と思う方もいらっしゃると思いますが、最近その大きな力を知りました。少し遅いですが、今後の仕事のことを考えると、このタイミングで気づけたことはラッキーだったと思っていますし、そう思えるぐらい効果を実感しています！！

ホワイトボードを使用する効果として、
・全員でゴールをイメージできる
・議論の内容を全員で共有できる
・議論を視覚的にも確認できる
・ホワイトボードを見るので目線が上がり、メンバー同士の目が合う
・多く意見が出て議論が生まれやすい
・紙資料が不要
・ホワイトボードの写真を取るだけで会議の記録ができる
・情報共有が簡単
ということなどを実感しています。

専門の本も出ているぐらいなので、ホワイトボードの使用方法は人それぞれ異なると思いますが、私は以下のようなイメージで使用しています。
①今日のゴールや議論したいことを、事前に項目ごとに書き出す（議論が広がりそうな項目には書き込むスペースを十分に空けておく）
②会議が始まったら、ホワイトボードを見ながら今日のゴールを全員で共有
③議論が生まれやすいように、自分の意見も言いつつ参加者に意見を求める
④意見や議論の内容を書き込んでいく
⑤意見や議論の内容をまとめて結論を導き出す
⑥結論を参加者全員で共有＆確認
⑦結論や大事な意見は視覚的にも分かるように色遣い等を工夫する
⑧終了後に写真を撮って全員で共有

なお、ホワイトボードを使用して会議を進めるには、ある程度の会議のイメージを持っていないと難しい部分があると思います。例えば、会議の前夜に、「ゴールを何にするのか」「どう進めると結論を導きやすいか」「注意点は何か」を考えるなど、事前にイメージを膨らませておくことが、会議の成功の鍵だと思います。前日にそんな時間はないと思われるかもしれませんが、発言内容ではなく会議の流れを考えておくだけなので、それほど時間は掛りません。

効果的でスピーディーな会議を行うために、ぜひホワイトボードを使ってみてください！！慣れるまでは大変ですが、回を重ねるうちにスキルが身に付きます！ポイントは、深く考えずに大事だと思ったことはどんどんホワイトボードに書いていくことです！！

ホワイトボードで日本を元気に(〃艸〃)ﾑﾌｯ