「可・不可を問わず要返信」で起きてしまった意外な事件

事件、と呼ぶにはやや大げさかもしれません。そしてもう、ずいぶん昔のことですけれども。

発端：取引先の新人Aさんからのメール

会社勤めをしていた頃、ある取引先の新人・Aさんから交渉ごとを含むメールが届きました。「Zという商品をこの納期・価格で作れますか？」という内容でした。

私はまず、「こういう条件を加えていただけたらお取引可能です」と返信しようとしたんですね。

でも、そのとき思い出したんです。この取引先の他の社員・Bさんと、同じようなやりとりを何度かしたことがあるなと。

ベテラン社員Bさんのやや困った癖

ベテラン社員のBさんは、いつも「条件OK」なら返信してくださるんですが、「NG」のときは返信がありませんでした。

1週間も2週間も返事を待った挙句、こちらから電話して「あ〜その件結局消えました」と言われると、結構ガックリきちゃうんですよね。

今回は別の人（Aさん）とのやりとりですが、Bさんに仕事を教わっているのだとしたら、同じ対応をされるかもしれない。

でも逆に、この一発目で「OKでもNGでも返事ください」と伝えておけば、双方気分良く仕事ができるのでは？と、わたくし気付きまして。

「可・不可を問わず、いったんご返信ください」

と、付け加えて返信したんです。

すると新人・Aさん、即レスくださいました。

「分かりました。これから上司と相談します。可・不可を問わずとのことだったので、先に返信しました」と。

私「？？？？？？」

便利な定型文も、通じなければただの文

Aさんは、「可・不可を問わずいったん〜」＝「上司に可か不可かを訊く前に、いったん」という意味で捉えてしまったようなんですね。

最近になって「あれは私の書き方が悪かったな」と思いました。

先方がビジネスメールに慣れていない新人さんなのは分かっていたんですから、「可・不可いずれにしても」とか「可・不可どちらの場合でも」と書けば、勘違いさせずに済んだはず。

コミュニケーションは双方向に伝え合うものだから、誤解された後で「そういう意味じゃなかったんですよ」と伝えることもできます。それも大事。

でもできれば事前に、「誤解を招くような書き方をしていないかな？」といったん相手の目線に立って見直すことも大事なんだなと。……何年も経った今、改めて感じています。

Aさんはあの時、ひょっとすると「確認してから返信するんじゃダメなのかなぁ」と疑問に思ったかもしれません。

ビジネスメールの定型文はほんとに便利な文化だけど、通じなければ「ただの文」です。

画面の先に人がいること、忘れないようにしていきます。