業務効率化を実現する6ステップ 業務効率化とFTEを徹底解説

現代の企業戦略において、業務効率化は企業の競争力を維持していくために必要不可欠な要素の1つです。

業務効率化とは、企業や組織が業務プロセスを改善し、時間やリソースを効果的に活用していくことを指します。

その戦略にFTE（Full-Time Equivalent）を加えることで、人材コストを削減しながら生産性を向上させることが可能です。

本記事では、業務効率化とFTEの説明とともに、FTEで業務効率化を実現する6ステップをご紹介していきます。

業務効率化とは？

業務効率化とは、企業や組織が業務プロセスを見直していくことで、人材や時間を効果的に活用していくことを指します。

時間の無駄を減らすことで、人材コストを削減しながら生産性を向上させることが目的です。

また、業務効率化の有名な手法として、プロセスの自動化やタスクの標準化、業務フローの見直しなどが挙げられます。

業務を効率化していくことで、従業員が本来の業務に集中できる環境が作れるほか、企業全体のパフォーマンスを向上させることが可能です。

FTE（Full-Time Equivalent）とは？

FTE（Full-Time Equivalent）は『フルタイム当量』のことであり、従業員が１週間にどれくらい仕事を処理できるのか視認できる数値です。

FTEは、パートで働いている方の仕事量を正社員で働いた際の仕事量に換算していきます。

FTEを計算するためには、総労働時間をフルタイムの基準労働時間（通常は週40時間）で割ることによって求めることが可能です。

例えば、2人のパートで働いている方がそれぞれ週20時間働く場合、1 FTEと計算されます。

このように、FTEは業務効率化をしていくためには欠かせない指標となります。

業務効率化におけるFTEの役割

業務効率化にFTEを活用することで、人材不足を防ぎながら適切な人員配置を実現することができます。

例えば、プロジェクトごとに必要なFTEを算出し、適切な人員を配置することで、効率的に業務を進めていくことができるのです。

FTEを積極的に活用していきながら、労働時間と生産性のバランスを取りつつ、無駄なコストを減らしていきましょう。

FTEのメリットとデメリット

FTEは業務効率化に欠かせない指標ですが、メリット・デメリットを理解していないと、効率的に活用することができません。

FTEのデメリットとして、パートで働いている方の様々な勤務形態を完全に反映しきれない場合があります。

また、モチベーションによって数値が前後してしまうこともあるのです。

一方で、FTEのメリットは、労働力の適切な配分とコスト管理を簡単に行うことができます。

FTEを用いることで、企業は必要な労働力を正確に把握することができ、効率的に時間を配分することが可能です。

また、プロジェクトごとに必要な労働時間を計算することで、人員配置だけではなく、スムーズにプロジェクトを行える環境作りも行うことができるでしょう。

FTEで業務効率化を実現する6ステップ

ここからは、FTEで業務を効率化する方法を6つのステップでご紹介していきます。

ステップ1：現在の業務プロセスを把握する

業務効率化を実現するためには、まず現状分析が大切です。

現在の業務プロセスを詳しく把握していき、タスクの進行状況や時間のかかり具合を確認していきます。

その際には、従業員からのヒアリングや業務フローを視覚化したマッピングを行っていくことがおすすめです。

また、業務の流れを可視化することで、どの部分が効率的で、どこに改善の余地があるかを明確にしていきましょう。

ステップ2：ボトルネックを特定する

業務プロセスを確認した後は、業務プロセスにおけるボトルネックを特定します。ボトルネックとは、業務の進行を遅らせる原因となる要素のことです。

ボトルネックを特定するためには、それぞれのプロセス処理時間やリソースの使用状況を詳細に分析していきましょう。

また、データ分析ツールやKPI（重要業績評価指標）を活用することで、ボトルネックを数値的に把握することができます。

段階的にボトルネックを解消していくことで、業務全体の効率を大幅に向上させることが可能です。

ステップ3：業務に自動化ツールを導入する

ボトルネックを分析した後は、自動化ツールを導入していきましょう。

自動化ツールは、反復作業や時間のかかるタスクを優先的に自動化することで、従業員がコア業務に集中することができます。

例えば、データ入力やレポート作成などの作業は、自動化することで大幅に時間を短縮することが可能です。

また、自動化ツールは人的エラーを減少することができるため、品質の向上にもつながっていきます。

ステップ4：業務マニュアルを作成する

コア業務に集中するためのツール導入を終えた後は、業務マニュアルを作成することで業務効率を大幅に上げることができます。

業務手順を統一して、誰が行っても同じ結果が得られるようにすることで、作業のばらつきが減少し、業務の一貫性を向上させることが可能です。

また、マニュアルを作成した後は、全従業員に共有することを忘れないようにしておきましょう。

ステップ5：従業員のコミュニケーションを改善

従業員のコミュニケーションを促進していくのも、業務効率化に欠かせません。

従業員たちのコミュニケーションを改善するためには、定期的なミーティングを設けて、従業員が情報を共有しやすい環境を作り出していきましょう。

また、透明性のあるコミュニケーションを率先して行うことで、問題の早期発見と迅速な対応ができ、業務効率を高めてくれます。

ステップ6：従業員のスキルアップ

最後のステップは、従業員が最新の技術や知識を習得できる環境を作り出し、業務の質とスピードを向上させていきます。

継続しやすいトレーニングプログラムを導入していき、従業員の成長を積極的に支援していきましょう。

例えば、定期的なワークショップやオンラインコースを提供することで、従業員のスキルを負担なく向上させることが可能です。

業務効率化とFTEのトレンド

業務効率化は、人工知能（AI）や機械学習（ML）の導入によって自動化が行えるようになることで、業務の効率化がさらに加速していきます。

AIはデータの分析や予測が得意なため、業務の最適化に役立てることが可能です。

また、MLは業務パターンを学習することが得意なため、改善案を重ねていくことで、新たな効率化の手法を提供してくれることでしょう。

将来的には、FTE（フルタイム換算労働者数）の管理がより正確になり、リアルタイムで人員を最適に配置できるようになることでしょう。

そのため、事前にFTEの知識をつけながら、自社に合った業務の効率化を目指していきましょう。

まとめ

業務効率化とFTEは、企業が競争力を保ちながら売り上げなどの成長を加速させていくために必要な戦略です。

そのため、FTEをうまく活用していき、従業員一人ひとりに合った配置を行って生産性を高めていきましょう。

また、効率的な業務プロセスを構築していきながら、従業員の満足度を高めることで、より質の高い成果を上げることができます。

しかし「自社のみでは、FTEを効果的に活用できるか不安」という方もいるのではないでしょうか。

そのようなときは当社『ORIGIN（オリジン）』に、お気軽にお問い合わせください。

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