【スタッフの定着率を上げる！】行動規範マニュアルの重要性

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤

総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。

マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊

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あなたの現場には
行動規範となるマニュアルはありますか。

最近、私が対応させていただくものの中で、
現場の行動規範となるマニュアルの作成を
させていただいております。

業務のマニュアルではございません。

どちらかと言えば、

相手が現場に入る際に守ってもらうルールだとか、
行動規範となるものです。

企業さんだとそういったものは、
社内規定として記載されていたり、

もっと身近で言えば、
コミュニティへの参加ルールとか
飲み会や食事会に参加する時のルールみたいなのも
そうかもしれませんね。

「外注先とのやり取りが多すぎて疲れちゃう…」

そう思っている人は、
もしかしたら現場のルールが言語化されていないから
起こっているのかもしれません。

今回は行動規範マニュアルとは何か。
またそのメリットや重要性について
お話ししていきます。

現場のルールが定まっていると
スタッフさんの定着率が上がり、
スムーズな業務運営に繋がりますよ＾＾＊

行動規範マニュアルとは？

私が作成している「行動規範マニュアル」は、
現場で実際に使われ、仕組みとして機能するものです。

例えば、学校で言えば、
給食当番がめぐってくるルールであったりとか、
学校での過ごし方のルールであったりとか。(朝〇時に投稿するとか)

一日を過ごすためのルール、
その場で人と共存するためのルール。

そういった行動規範となるマニュアルのことを言います。

うまく作りこめば、外注管理がしやすくなり、
現場の方向性が定まり、ルール通りに行動を行うため、
トラブルに発展しにくくなります。

結果、誰もがストレスなく働ける環境を作れ、
スムーズに業務を回すことができるのです。

ルール作りの成功がもたらすメリット

ルール作りがうまくいくと、
働く人々にとっても大きなメリットがあります。

メリット１：作業の質が向上する

明確なルールがあれば、スタッフは迷わず業務を遂行でき、
作業の質が担保されます。

メリット２：ストレスの軽減

ルールがきちんと整備されていると、
スタッフが作業中に感じるストレスも大幅に減少します。

誰が何をやるべきかがはっきりしているので、
迷いやトラブルが減り、スムーズな業務進行が可能になります。

メリット３：スタッフの働きやすさに直結

働きやすい環境が整うことで、
スタッフのモチベーションが向上し、

長期的に良好な労働環境を維持することができます。
結果として、業務全体の生産性も向上します。

スタッフがストレスなく働けるルールの確立は、
スタッフの継続率や定着率に繋がりますので、
教育コストを下げられる施策にもつながっていきますよ＾＾＊

マニュアル作成の難しさ

ただし、この行動規範のマニュアル作成には、
いくつかの大きな課題があります。

①ルールのほとんどは自分が使わない

マニュアルを作る人間が実際の作業に関与しないことが多いです。
私もそうですが、自分が実務する立場にない現場だと、
細部までイメージしにくいところもあるんですよね。

そのため、自分の感覚ではなく、
現場で使う人の視点に立つことが重要です。

現場の実態を理解しないまま作ると、
現場で使えないルールになってしまいます。

②ルール内のエラーがトラブルを生む

ルールが不明確だったり、
実際に使ってみたらエラーが発生した場合、
それが人間関係のトラブルに発展することがあります。

③現場理解の重要性

現場を理解しないままルールを作ると、
そのルールが機能しないことが多いです。

現場で実際に使われることも想定しつつ、
不明瞭な部分はスタッフにも聞き取りを行い、
必要な情報を入れて作る必要があります。

具体例「slack」の使用の仕方

これは一つの具体例ですが、
チームとして効果的に引継ぎを行い、
業務の漏れを防ぐため、slackの使用の仕方のルールを作りました。

１、メンションがあるスレッドへのリアクション
メンションが飛んできているスレッドには確認後、リアクションをつけること
＜対象＞
・自分へのメンションがあるもの
・@channelなどの全体メンションがあるもの
重要な内容があるからメンションをしているので、
必ず確認後、なんらかのメンションをお願いします。

２、#連携チャンネルへの完了リアクション
引継ぎした内容を着手し、完了した場合は✅のリアクションをお願いします。
また下記の場合は、対象スレッドに返信にて情報共有ください。

＜返信で情報共有してほしいもの＞
・対応着手したけど、未完了になった場合は✅をつけず、
　返信にてどこまで対応したかを書く
・補足したいことがある場合
・対応に関する修正やフィードバック

そこで過ごすためのルールが言語化できているため、
そのルール内で人は動くようになりますよ。

初動の重要性

またどれだけ優れたマニュアルを作っても、
初動がうまくいかないと機能しません。

ルールを導入する際には、最初の運用がとても大切なんです。

最初にルールを導入する際、
まず使用する関係者全員が理解できるようにしていきましょう。

きちんと説明を行い、導入時のフォローをしっかり行い、
問題があればすぐに修正していくことで、ルールは現場に根付きます。

初動がうまくいけば、ルールは永続する

一度しっかりとルールが機能し始めれば、
現場の業務フローや作業形態が変わらない限り、
そのルールは長期間にわたってスムーズに回り続けます。

初動がスムーズであれば、トラブルも少なく、
業務の質を維持することができます。

もちろん新たなエラーが出た時は、
見直しのタイミング。

現行のどこに問題があるかを見直し、
現場で機能できるよう、ブラッシュアップをしていきましょう。

行動規範マニュアルはスタッフの定着率を上げる

ルールのある現場というのは、
どこの会社に行っても当たり前にあることだと思います。

でも、個人事業でやっている方や
外注管理がしっかりとされていない方ほど
ルールが無い現場になっている可能性があります。

ルールは堅苦しいイメージがあるかもしれませんが、
自分も相手も守ることができ、
スタッフ自身がそのルール内で動くことができるので。

ルールが無い現場よりも
圧倒的にストレスなく過ごせるのです。

行動規範マニュアルの作成では、
現場の実態を理解し、スタッフの声を反映させることが大切です。

しっかりと運用できるルールが作れれば、
業務の質が上がり、スタッフの働きやすさにもつながります。

現場に根付くルール作りを心がけましょう。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。