人が動けるようになるためのロードマップ

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤

総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。

マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊

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もうすでに事務スタッフとして経験を積んでいる方や、事業されている方は、
ある一定の段階で、誰かに何かを教えるというフェーズになると思います。

そうなった時、何からどう伝えれば、
自分以外の人が動いたり、業務遂行したりできるようになるか、イメージできますか。

私はこれを過去に何度も、何度も、何度も、何度もやりまして！！
今、ありがたいことに、4社でチームをもたせていただいております。

ちなみにですね。
6人以上のスタッフが在籍するチームは、そのうち2チームもあるんです。

これを維持するためには、コミュニケーションコストをかけずに、
確実に、相手がすぐに理解できるように、伝える技術を工夫する必要があります。

じゃないと、いくら時間があっても足りないんです。TT

そんなわけで、今回は
新しく新人さんがやってくる時や新しい業務を覚えてもらう時、

何がわかっていれば、人は動けるのか？

お話ししていきたいと思います！！

人が動く条件とは

人が動くためには、条件があります。
それは、ある程度の見通しがついていることです。

土地勘が無い道を歩く時、すごく不安になりませんか。
また突然、重い病気にかかってしまった時、先の見通しが見えないと、
不安になったりしませんか。

仕事も、それは一緒で。

何の業務なのか、何を目的にするのか。
どこで何をすればいいのか、見通しがつかないと、なかなか人は動けません。
(ここを開拓できる人はそれはそれで仕事ができる人・・・(笑)

だからこそ、たとえ詳細がわからなくても、

・自分が行く道はどこで
・全体で見た時にどんなものがそこにあって
・何をする人であるのかを明確にすること

が大切なのです。

何がわかっていれば、人が動けるのか

では何がわかっていれば、人は動けるのか。

絶対におさえて欲しい事は、4つ。

・取引先の情報
・業務の全体像
・取り扱っているサービス
・最初にやってもらいたいこと

情報量は多くなくて大丈夫。
むしろ、ふんわりしている程度で良いのです。
情報を詰めたとしても、初回の説明ですべて覚えることは難しいですしね。

大事なことは、なんとなくでも、
自分がどこで、何をする役目の人なのか。

ここが伝われば、まずは説明としてはOKなのです。
作業の詳細は、マニュアルを作成しておくことで、補うこともできますよ。

マニュアルについてはこちらから！

■取引先の情報

担当してもらいたいクライアント様や、取引先がある場合は、
簡単でもいいので、取引先の情報を渡しておくことが良いです。

どんな事業をされているのか？
事業はオンラインでされてるのか、店舗でされているのか。

どういうお人柄なのかも知っておくと、相手が安心して対応できますね。

■業務の全体像

具体的にどんな業務を取り扱っているのか、
箇条書きでもいいのでお伝えすると良いでしょう。

特に大事なのは、自分の立ち位置や作業の目的です。

どういったスタンスで業務を行うのか、
その目的や方向性が示せると、より作業を着手するときにイメージがしやすくなります。

■取り扱っているサービスについて

クライアント様や取引先が取り扱っているサービスに、
どんなものがあるのかを金額含めて説明できるといいです。

とくに請求書を切る、契約書を切るような業務がある場合は、マストで知っておくべき情報。

特にメインとしている商品、フロント、バックエンド。
そういったものも金額含めどういうサービスのものなのかを知っておくことで、
業務の理解度が格段に上がります。

■最初にやってもらいたいこと

業務の全体像や立ち位置、取引先の情報を知った上で、
業務の特化かかりになるもの、

言い換えれば、1番最初にやって欲しいことを明確にできていると、
最初の行動しやすいです。

全体像が理解できたとしても、
結局、最初にどれから手をつければいいのかがわからないと、相手も困惑します。

最初だけ、ある程度、道を引いてあげることで、
次の行動について、やりながら探すことも可能になります。

まずは最初だけロードマップを引いてあげると良いでしょう。
スタッフのとっかかりやすさが格段に上がりますよ。

最初の導入こそ、丁寧に

どうしても、相手が初心者の方であったり、はじめての業務と向き合う場合、
相手はとても不安な状態からお仕事がスタートします。

最初の導入がスムーズに入れるかどうかで、
その後のスタッフの入り方は変わってくるはずですし、スタッフの定着率にも大きくかかわってきますよ。
スタッフの方へ業務の説明を行うときには、ぜひ指標にしてもらえると嬉しいです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。