『副業×フルリモート』👩💻3ヶ月でパフォームを目指すデザインチームのオンボーディングとは
こんにちは！
overflow デザインチームです😃
今回は、overflowのデザインチームのオンボーディングについてみなさんにご紹介いたします🙋♀️
フレキシブル経営で組織運営している overflow は、正社員・フリーランス・副業など様々な関わり方のメンバーがいます。
昨今はスタートアップだけでなく、大手企業も副業・フリーランスを取り入れて事業・組織を拡大しているところも多くなってきているかと思います。
そこで、Flexible の方（弊社では週2~3日の稼働の方をFlexibleと表現しています）がどのように業務のキャッチアップをし活躍していくのかを、初期フェーズである入社から3ヶ月間のオンボーディングについての取り組みをご紹介します💡
👀 こんな方はぜひ読んでみてください
デザイナーとして活躍しており、副業に挑戦したい方
デザインマネージャーをされていて副業・フリーランスデザイナーを採用したい方
副業やフリーランスのオンボーディングに取り組む人事・マネージャーの方
overflowのオンボーディングとは？
overflowでは、オンボーディングを2段階設けています。
入社時の共通オンボーディングと部署別オンボーディングです。
共通オンボーディングは People Success チーム主導で、会社全体や事業、プロダクトについての概要を知り、組織に馴染むオンボーディングです。
部署別オンボーディングは、マネージャーやメンバーを中心として、チームに入り実際の業務を通して早くパフォーマンスを出せるようになることを目標に設計しています。
今回はデザインチームのオンボーディングをご紹介します！
overflowのデザインチームとは？
まず初めに、デザインチームの「Mission・Value」と「チームの体制」を紹介します。
デザインチームの Mission・Value
デザインチームの Mission・Value は、デザインチームの合宿でメンバーのプロダクト・デザインへの思いを共有し、議論していく中で創られていきました。
ワークショップ形式で、「良いデザイン」とは何かを議論し、overflowにおけるデザイナーの理想像・役割などを、弊社の Vision「“時間“をふやす」をベースに言語化していきました。
決まった Mission は今のデザインチームの基礎となっており、普段の業務や意思決定だけでなく、オンボーディングにも浸透しています。
デザインチームが Mission・Value を策定する過程の詳細はこちらのnoteをご覧ください💁♀️
チーム体制
現在、デザインチームは Full（正社員）3名と Flexible 1〜2名で構成されており、プロダクトデザイナーが2名、コミュニケーションデザイナーが1名（Flexible 1〜2名）という体制になっています。（2023年11月現在）
デザインチームについては、以下の記事で詳細に記載しておりますのでぜひごらんください☺️
副業転職を推奨している弊社ならではですが、現在在籍している Full メンバー全員が実際に副業を経て正社員として入社する「副業転職」で正社員として入社しました。
業務やカルチャー、実際に働くメンバーがわかった状態で転職出来ることは、新しく入る側も迎え入れる側も双方にメリットが大きいと感じています。
それでは、実際にoverflowのデザインチームに入社して受けるオンボーディングとはどんなものかご紹介していきます。
デザインチームのオンボーディング
共通のゴール設定
オンボーディングで重要な目標設計と具体的な取り組みについてご紹介します。
デザインチームのオンボーディングの共通目標として、業務開始から3ヶ月以内でパフォームすることを定めています。
また、期間のゴールだけでなく、3ヶ月後の状態についても以下のようなゴールが設定されています。（個人の役割や稼働状況に応じてゴールが変わる場合があります。）
デザイナーのパフォームの定義とは何か
💡 共通の項目
アウトプット
稼働量に合わせてコンスタントにタスクを消化できている
コミュニケーション
チームや関連部署など、各ステークホルダーとの円滑なコミュニケーション
💡 UI / UX デザイナー
情報設計・プロダクトの機能の把握
現状のプロダクトがどういう構造をしているのか把握出来ている
プロダクト理解
プロダクトのロードマップを理解して、各種の物事を捉えられている
ドメイン知識
事業領域として採用やマネジメントの課題を理解して、ディスカッションに参加できる
オンボーディングの期間と状態のゴールが設定されていますので、どのように情報をキャッチアップして、業務に取り組むのかという迷いが少なくなる仕組みは双方にとってとても良い仕組みだと考えています。
共通のゴールがあることで、遠慮せず質問すること・正しいフィードバックをすることができ、コミュニケーションの品質が自ずと高いものとなっていると感じています。
Full・Flexible 関係なく、より良いプロダクトを創るために日々の業務・コミュニケーションの透明性を高くしているのが特徴です。
オンボーディングの具体的な取り組み
オンボーディングのスタートとして、期間・ゴールを決めることは非常に重要です。
では、パフォームするまでの3ヶ月間でデザイナーのみなさんが感じる不安はなにか、それを overflow のデザインチームはどう解消しているかご紹介していきたいと思います🎨
まず、デザイナーの方が組織にジョインした際に不安に感じることの例として以下のような事があります。
ドキュメントの場所がわからない
デザインプロセスが把握できていない
誰がどこに関わっているのかわからない
上記を解決するため、次のような取り組みをしています。
ドキュメントの場所がわからない
これを解決するため、業務に必要なドキュメント・ツール・プロダクト情報を集約した「Designer オンボーディングガイド」を作成しました✏️
このガイドラインは2020年10月に作成し、これまでアップデートを重ねてきました。
このガイドラインには大きく以下のことが記載されており、新しいメンバーがJOINとなった際にメンバーに共有されるドキュメントです。
オンボーディングのゴール
オンボーディングに必要なツールの設定
overflowやプロダクトについての資料・リンク
業務に必要な資料・記事のリンク
コミュニケーションのルール
現行のオンボーディングガイドは2022年9月から運用され、今も更新を続けています。
デザインプロセスが把握できていない
この不安を解消するために、デザインプロセスの可視化と 1on1 を実施し、プロセスや組織に対してのフィードバックが出来る場を設けています。
デザインプロセスの可視化は、上記のようにどの部署・ポジションのメンバーががどこまで関わり、どのような流れで進んでいくのかを可視化することでイメージを持ってもらいやすいようにしています。
透明性を高めることで出戻りが少なく生産性も向上されたと感じています。
また、overflow では正社員でなくても積極的に1on1を実施しています。
特にオンボーディングのタイミングでは、しっかりと不安を解決しパフォームに向けて改善を繰り返すことを重視し、計画的に 1on1 を実施しています。
これにより、プロダクトがどういうプロセスなのか、デザイナーがどこに関わっていくのかのキャッチアップが進み、コミュニケーションコストが下がっていると体感しています。
誰がどこに関わっているのかわからない
業務委託・副業で業務開始の際、「この件については誰に聞いたら良いのかわからない…」と困るシーンがあるかと思います🤔
誰がどのプロダクトのどの機能を担当しているのか明示することで、質問や相談をする際のコストがかなり下がると考えています。
現在は人数が少ないのでここが大きなコストにはなっていませんが、マルチプロダクトのサービス運営かつ今後の組織成長を見越して情報の解像度を高めていくことを意識して設計しています。
コミュニケーションのルールについて
Flexible の方が増えてくると、それぞれの業務時間が違うことがコミュニケーションコストとなってしまいます。
そのような課題を解決するため、以下のようなルールを設計し運用しています。
以下は Designer オンボーディングガイドからの引用です🙋♀️
💡遠慮しないで、とりあえず質問＆相談する
業務中に疑問が浮かんだとき「notion の海を調べれば分かることかもな」「過去のFigmaのpageを辿ればなんとなくわかるかも」と質問を躊躇いそうな時は先に分かりそうな人に質問してしまってください。
すぐに解決できるとは限りませんが、分かる人が答えることでスループットを上げられる可能性があればどんどん質問していきましょう。 また Flexible というコミットスタイルであることから公私の事情、特に本業をお持ちの場合などで稼働予定にイレギュラーが発生する可能性は普通にあるものと捉えています。
定期 1on1 の場はもちろん随時、イレギュラーが起きそうなときは遠慮なくご相談ください。
💡パブリックチャンネルを使う
業務コミュニケーションはメンターにだけ送る（DM）のではなく #design や #design_review のようなパブリックチャンネルを利用してください。
overflow の Slack 利用ポリシーについては 当社でのSlack利用について（※該当ドキュメントではNotionリンク） も参照ください。
💡非同期前提でコミュニケーションする
Full メンバーは基本的に日中コミットしているため、夜間深夜、土日祝のメンションへの返信は翌営業日以降になる可能性が高い点をご理解ください。
ひとつのタスクが詰まっても他タスクを進められるような割り振りを念頭においていますが、期日が決まっているタスクや大きいブロッカーになっている場合は、その旨あわせて遠慮無くメンションしてください。
メンション自体は365日24時間していただいて大丈夫です。
overflow では受け手が通知コントロールする前提になっていますが、予約送信などによる配慮も歓迎します。
オンボーディングのゴールをどう測っているのか
ここまでオンボーディングのゴール設定・オンボーディングガイドの具体的な取り組み・コミュニケーションルールなどをご紹介してきました。
最終的に、3ヶ月間のオンボーディング期間中どのように進捗度を測るかもしっかり決めておく必要があります。
現状、まだ小規模なチームのため、メンターデザイナーとの 1on1 議事録を活用して測っています。
その議事録のテンプレートには、下記のような項目が入っています。
タスクの進捗
課題や困りごと
次タスクの共有
稼働時間の確認
上記を 1on1ですり合わせを行い、目標に対しての進捗度を測っています。
現在は担当デザイナーが定性的に判断する比重が多いですが、今後は、Offers MGRも活用して、定量的なアウトプットの量・質も計測していきたいと考えています。
これまで、さまざまな失敗を通し現在の形にすることができました。
今後もフィードバックを反映し常に最新で最高なオンボーディングのドキュメントになるようにチーム全員で作り上げていきたいと考えています💪🔥
最後に
overflowが提唱している「フレキシブル経営」を体現すべく、正社員だけでなく副業・フリーランスが活躍し挑戦できる組織を意識して設計しており、さまざまな人が働きやすく・パフォーマンスを高めるためにオンボーディングは非常に重要になってきます。
デザイン組織のオンボーディングやデザイナー副業についてご興味をお持ちの方、overflowのデザインチームに興味を持っていただいた方など、カジュアルにお話しできればと思っています🎤✨
overflowではデザイナーを含めその他職種も募集中ですので、社内での取り組みなどご興味ある方はぜひぜひこちらのページをご覧ください🥺
その他職種はこちらです🕵️♀️
お読みいただきありがとうございました！