ファシリテーター研修を受けて

　テレワークや在宅勤務という働き方が一般的になり、もう半年近く経ちます。
うちの会社も今年からSaas系のオフィスツールが導入され
拒否感を示してた上層部へも、いっきに広がりました。

毎日の様にオンライン会議と共同編集による資料作成が行われてます。

そんな今私が再注目してるスキルがあります。
ファシリテーション能力です。つまり会議の進行能力です。

１．ファシリテーターとは？
ファシリテーターとは、ファシリテーションといった能力を活用しながら、会議などの場で参加者に発言を促したり話の流れをまとめたりする人のことで、
下記のような役割を担います。
・会議や研修などの進行役
・参加者に発言を促すサポート役
・会議や研修の目的であるゴールに参加者を確実に導く誘導役
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　引用元　カオナビ　人事用語集

会議のオンライン化　

つまり場所を選ばす参加が出来る＝容易に参加を求めれる。
その結果今や会議は、参加人数　参加機会がだけが増えていってます。
議論が活発になるどころか、ラジオ感覚として聞いているだけの人も多数です。

そんな会議に価値があるでしょうか？
そして、参加している時間は、貴重な時間を無駄にしていると思いませんか？

昔上司に新入社員の時に言われました
まず新入社員は会議での発言内容に価値を出せないからこそ、
まず発言する事、会議の内容で不明点の確認でさえ、
聞く事で参加者の積極性の必要性と客観的な不明瞭箇所の確認が出来るので、
そこで価値を示せる。必ず発言をする事を自分の役目と思い会議に参加しなさい。

いいことに、
会議のオンライン化による変化に、気づいている人は少数です。

皆さんは、どの段階ですか？
段階1 　会議の件数が増えたと感じている段階
段階2 　会議のあり方が変わり、存在感を示す人示さない人の存在を理解する段階
段階3 　新しい会議のモデルを提示する事が出来れば一本頭抜けれると考える段階

このツイートには心に響きました。
三浦崇宏 GO　　@TAKAHIRO3IURA
本当にいいプレゼンは、
クライアントに対する、いいオリエンになっている。つまり、こう変わるべきだという提案であり、こんなふうに変われるかという問いかけでもあるのだ。
https://twitter.com/takahiro3iura/status/1298095340550098944?s=21

三浦さんがおっしゃる様に
オリエンがありプレゼンという流れから、
今はプレゼンによりクライアントへ考えてもらうオリエンをする。
会議も、検討した内容を発表してその内容を承認して貰うものから、
議題を提示し、参加者で考えを昇華するものに変わってきていると感じています。

そんな思いから参加した
ファシリテーション研修での学びをシェアしたいと思います。

身に付けたい能力

会議には、様々な目的と制約があります。
時間、参加者の立場（対立する場合なども）などの制約の中
様々な事を配慮しながら合意と同意の決議をとる必要があります。
尚且つ、会議をよりスムーズに進めていく為に必要なスキルを挙げてみましょう。

時系列に上げてみました。
・会議前のアジェンダ作成スキル
・タイムマネージメントスキル
・目的の共通化　共有化スキル
・会議の雰囲気作りのスキル
・否定せず、積極的に聞く傾聴スキル
・要約スキル
・論理的にまとめ、結論につなげるスキル
・プロセス管理スキル
・議事録作成　配信スキル　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　等

これらのスキルがどのように活用すべきなのか？

ファシリテーターの役割

会議におけるファシリテーターの役割を２つのシーンに分けました。

1. 　会議を主催・開催する
基礎的な事ですが、
会議の開催にあたり趣旨の説明と日時の設定
そして、もっとも能力により差が出るアジェンダの作成。

”ポイント！！”
①  適正時期に適正メンバーにて会議を開催する。
②  参加者が会議内容を理解した上で部門内の考えをもって参加する。
③  議論を行える様にする。（内容の確認ではなく）

①  適正時期に適正メンバーにて会議を開催する。
会議を開催するにあたり、どのタイミングでどの参加を集うのかを検討。
よくある事は、予定者全員の予定を合わせようし、
実施時期が先延ばしになったり、逆に早々に実施した場合、
参加者が概要の理解や検討　部門ないの相違を取る事も出来ずに、参加してしまい。会議でなく説明会になってしまうケースがあります。

②  参加者が会議内容を理解した上で考えをもって参加する。
参加者が概要を理解したで準備頂く必要があります。
それは、議案に対する見解を部門ないで検討して参加頂く必要があります。
つまり、内容にもよりますが各部門の決済者が参加する必要は無いのです。
その為にも概要と検討内容は周知する必要があります。

③  議論を行える様にする。（内容の確認ではなく）
参加者全員の多くの意見を引き出し、様々なケースを想定した議論を行う必要があります。その際、意見を出しやすくし、話が脱線した場合の軌道修正を行う必要があります。その為にも、発言者が偏らないよう、意見をしにくい人、してない人にも喚起していきます。

2.  結論づけ
参加者同士の対話を促して行きながらも、時間経過に対する意識を常に持ち、
適切なタイミングで出た意見を整理します。参加者一人一人が結論を導き出したと思える様に促していきます。その為に合意形成のための意思決定をサポートします。そして、会議内容をまとめ、参加者含めた関連部署に議事録を配信し
割り振った宿題の進捗のケアを行います。

ここまでできれば一丁前です。
今私が考えれる最高のファシリテーターです。

研修内容

そんな最高のファシリテーターを目指し今回学んだポイント３点

1. 傾聴の姿勢で意見をきく。
参加者（部署）の中には、業務を進める部署　リスクを分析する部署など
様々な立場や参加者の特性があります。確かに提案内容を迅速に決議したい気持ちになりますが、大切な事は様々なケースを想定し最良の結論を導き出す。
その為には、いい話も悪い話もテーブルに上げて議論する必要があります。
そこにはコーチングでも使われる傾聴の姿勢で参加者に意見を伝えるのでなく
参加者の意見を聞く必要があります。

2. アジェンダを作る
今回の研修の最大の学びはここでした。
会議開催にあたり、アジェンダをどこまで作り込めるか
かなり煩雑な業務です。が！！ここの作り込みが会議の質をかなり左右します。
具体的なアジェンダの事例を知る事ができた事が最大の学びでした。
＊今回は公開できませんが、また私の中で消化できたら紹介したいと思います。

参考程度に
Amazonには会議の前に必ず「ミーティング・マニュアル」を提出します。
そこでのポイントは以下の３点を入れる様です。
1.会議の前提と達成すべき目標
2.問題解決策への具体的なアプローチ
3.もっとも早く取り掛かれる解決策

3. 会議前の根回しとアジェンダ配信
ここは２番の補足です。会議は兎にも角にもアジェンダです。
そして、そのアジェンダをどの様に配信するのか。
一つの目標として、会議の開催前に決済が得れている状況までもって行けていれば
こっちのものです。その為に、参加主幹部門の参加者とは事前に懸念点や課題を
話し合えたり、アジェンダを一緒に作成するなどをする事も一つの手です。

感想

今回の研修で、様々な事を学びました。
今の時代は、リーダーシップやカリスマ性で会議を強引に進める事を
良しとされる時代では無いです。様々なケースを想定し参加者の合意を取る事が
良しとされます。
つまり、会議の開催は増えてきます。
その会議をどう進めていくのか？この能力は新しい生活習慣の中での
働き方として需要な能力だと思いますので、機会があれば皆様も学んで見るのはいかがでしょうか。