採用が成功している会社の取り組みをヒアリングして試してみた

「求人募集に人が集まらない」「優秀層が採用できない」「採用業務が手一杯で回らない」という悩みはどの会社でもあるのではないかと思います。ただ、会社の規模に関係なく採用が成功している会社が居るのも事実なので、成功者に習って事例を自社に取り入れるのが重要かと思います。

僕が中途採用の担当になってから、採用が成功している会社にアポを取ってヒアリングし、その後自分で試行錯誤しながら取り組んだことを交えてノウハウとしてまとめます。

採用人物像を作り込む

成功してる会社がほとんどやってたのはこれでした。

採用するポジションに対応する詳細な人物像を設計します。ペルソナ設計と言うらしいです。個別ポジションについて求人票に書くようなスキルや経験を列挙してまとめる事はあると思いますが、より具体的な人物をイメージすることで条件の列挙ではなく関連性を持たせることが出来、関係者間で認識にズレがないかなどを確認出来ます。

設計項目の一部を列挙すると以下のようなものです
* 現職の事業ドメイン(業界)
* 現職のポジションや責任範囲
* 今までの職務経歴や経験、保有するスキル
* 本人のマインドや重要視する価値観(= 転職のストーリー)

まず、採用背景から整理していきます。採用を始めるに至った組織やチームの状況を把握し、退職や異動による欠員の補充なのか、体制の補強や拡充による新しい人員の追加なのかを判断します。入社後の育成体制や業務イメージなども聞いておくとより具体的なスキルセットをイメージできます。

次に要件を決めてそこから人物像を作り込んでいきます。
まず必要になりそうなスキルや経験を列挙して、そこから現職の業種や職務職責、具体的な経験などをイメージしていきます。
次にコミュニケーション能力など定性的な要件に基づいて、転職に至ったストーリーなどをイメージしていきます。
社内に人物像が近かったり一部被っていたりするメンバーがいれば、合わせて名前を記載しておくと人物像が理解しやすくなるのでおすすめです。

もし、「こんな人いないだろ・・・」という完璧超人を作り出してしまった場合なのですが、要件から重要視する部分やどうしても譲れない部分以外を外してみて考え直したりしても良いと思います。

採用人物像から採用媒体やターゲットを決める

採用媒体の決め方についてヒアリングすると大体はこの決め方でした。

採用人物像から適切な採用媒体を選び、その中でのターゲット(条件)を策定していきます。

採用する対象がハイレイヤーやミドルレイヤーの場合はダイレクトスカウトやヘッドハンターを利用し、育成系メンバーの場合は転職エージェントや自社運用の採用媒体などを利用していきます。CxO系やエンジニア、デザイナーなどについては専門に扱っている媒体も多いのでなるべくそちらを検討します。

採用人物像からターゲット(条件)を作る際なのですが、まずはダイレクトスカウトでデータベースに対して検索を実際にしてみて該当する人がどれぐらい居るのかを見ながら作ると楽です。また、エージェント等の場合は採用人物像をそのまま見せたほうが先方に理解して動いてもらったりフィードバック頂けたりするので相談してみたほうが良いです。

ダイレクトスカウトの比重を増やす

ヒアリングした会社は採用でダイレクトスカウトの比重が高かったです。他社との差別化を行ったり、ターゲットを直接訴求することを目的とされていました。

ビズリーチなどのダイレクトスカウト経由の採用が出来るように、とにかくスカウトに費やす業務時間の比重を増やします。

比重を増やすために採用メンバーを増やしたり専任を作るのも手ですが実績が出ないことには難しいと思うので、まずは今の業務を見直すことが重要だと思います。
僕の場合は、担当いただいているエージェントの数を絞ることや、書類選考数が多い場合は採用要件の見直しを行ったりなどしました。選考数が一時的に減るので正直不安だったのですが、中途半端に時間をとっても採用は出来ないと思ったので大胆に削減しました。

ダイレクトスカウトの返信率を上げる方法については以前記事にしたのでよかったら見てもらえると嬉しいです。

メンバーをダイレクトスカウトに巻き込む

各社の意図は様々だったのですが、ダイレクトスカウトにメンバーを巻き込むことを実施されていました。

定期的にメンバーの時間を貰って一緒にダイレクトスカウトをやってもらいます。やり方のレクチャーはもちろん、ある程度の形式を揃えてあげるほうが良いと思いますが、同じ対象者にスカウトを送らないようにターゲットを探す検索条件などは各自で独自のものを作ってもらったほうが良いです。

対象を予めリストアップしておいてスカウト文面だけ作ってもらうこともやってみたのですが、ひたすらに作業感が出てしまったので対象者を探すところも含めてやってもらうほうがメリハリがあって良いと思いました。

実際にやってみて感じたのですが、採用要件を見直してもらえたり、メンバーが送るスカウト文面から気づきを得たり、返信が来た人のカジュアル面談や面接のモチベーションがあがったりなどのメリットがありました。

ただ、採用マンパワーとして当てにするのはちょっと違うのでやりすぎに注意したほうが良いと思います。月1ぐらいに頻度を下げたり、参加メンバーを絞ったり変えたりなど、メリットを活かしつつ負担にならないようにしたほうが長続きするように感じました。

採用管理システムを導入する

採用業務大変じゃないですか？というヒアリングで聞けたのは採用管理システムなどを利用した業務の効率化でした。

採用管理システム(ATS)を導入することで、採用ポジション管理、選考プロセス管理、エージェント管理、社内や社外コミュニケーションの管理、レポーティングなどをシステム上で行うようにして業務を効率化します。
例えばシステム上で情報の管理やコミュニケーションを行うようにして漏れやムダを減らし、レポーティングなどは画面をそのまま見てもらうようにしてプロセスの検証に時間を割けるようにします。

ATSによっては採用媒体からのデータ連携や入力自動化、面接の日程調整、メール取り込みや送信の自動化なども出来たりします。HR Tech業界は日々進化しているので定期的にキャッチアップすると良いと思います。

ATSを採用している企業は多いと思うのですが、僕もそうだったようにちゃんと活用できている採用担当者は少ないと思います。
以下に当てはまるものがある場合は、自社のATSの機能をよく調べたり、別のATSを採用したほうが良いかもしれません。

* エクセルでデータを管理している
* 外部とのコミュニケーションをメールで行っている
* エージェントにポジション情報を定期的にメールで送っている
* 社内への報告資料を毎回エクセルやパワポで作っている
* 採用媒体からの応募情報を手動入力している
* 面接終わりに面接官に結果をヒアリングして手動入力している

受付管理システムを導入する

直接ヒアリングしたわけではないのですが、アポを取って実際に行くと大体は受付にシステムが導入されてました。受付すると担当者が反応してくれたか分かったり、すぐ来てくれたりしました。

受付にiPadなどを置いて導入する形の受付管理システムを導入します。前職には元々受付に電話があったのですが、それとは別で併設する形をとりました。

受付電話のみだと電話対応をする人が必要で、さらに来客を伝える伝言をしなければならず非効率です。また受付した人によって伝える手段が違って気づかなかったり、連絡方法がわからないなどのトラブルも起きます。
対応者に直接システムから伝えるほうが効率がよく方法も統一されるため、結果的に対応までのスピードを早めることが出来ると思います。

また、選考者が「電話をする」という行為に慣れていないことも多く、面接前に無用なストレスを与えてしまうことがあります。iPadなどであれば慣れているのでストレス無く使ってもらえると思います。

システム導入で選ぶ基準は色々あると思うのですが、来客を知らせる方法をそれぞれの対応者にあったものを選べるかどうかが重要かと思います。ChatworkやSlackなどに通知したほうが良かったり、システムから電話で音声通知したほうが良いなど、人によって一番良いものは違うので、導入検討時にアンケートを取ったりして決めるのが良いのではと思います。

タレントプールを活用する

興味を持ってくれたけど今すぐ選考に進まない方をタレントプールとして管理して、定期的なアプローチを実施されていました。

カジュアル面談をしたが転職タイミングが合わなかった方や、勉強会等で興味を持ってもらって会話した方などをタレントプールとして採用管理システムなどで管理します。
登録したタイミングで次のアクションをスケジューリングすることで定期的なアプローチを持続できるようにします。
ネクストアクションを徹底していくと業務コストがあがるので、タレントプール上の件数が一定以上に増えないよう定期的に減らしたり、興味関心度合いが現時点で高くない人を入れないようにしたりなど工夫が必要です。

タレントプールに関してはエクセルなどで管理していたりすると思うのですが、ATS上だと選考に移った際に情報を引き継げたり、ネクストアクションの時期が来たら通知されたりなど出来るのでATS上で管理したほうがお得です。ただATS上でのタレントプールの扱いや考え方は各社異なるので詳細な仕様は確認したほうが良いと思います。

細かいタレントプールの定義やアプローチなどはまた別途記事を書こうと思います。

最後に

僕が採用担当になったとき、強気の採用計画を作ってしまったのでかなり乖離が出ていました。当時は何がダメなのかすら分かっていなかったので、途方にくれていました。
答えを見つけようと採用がうまく行っている会社(4～5社)の担当者さんにアポを取ってお話を聞きにいったりしたのですが、今思うと採用ノウハウは社外秘な事柄にも関わらず快く受け入れていただいたのは奇跡だったなぁと思います。

採用広報についても色々と試してみたのですが、それについては別の記事にしようと思います。

おわり