簡潔で無駄が少ない、英語での業務メール

よく使うunderstood

ネイティブスピーカー、もしくは同レベルの同僚たちに囲まれて英語で仕事をしていると、「この場合って、この単語でいいんだ」という気づきがある。
特にそう思うのは、' understood 'という単語。そう、Understandの過去形と過去分詞形の単語。「承知しました」「了解しました」と伝えたい時に、使っている。

例えば、
’ Hi Rich,
Can we talk about the quotation from XX company please ?’
Regards, 
Tom ‘ （リッチ、XX社からの見積もりの件で話がしたいので連絡してください。よろしくお願いします。トム）というメールにわたしがCCに入っていたとする。

リッチからの返事はというと、
' Hi Tom, 
Understood. I will call you in 5 minutes.
Regards,
Rich '　（トム、了解です。5分後に連絡します。よろしくお願いします。リッチ）
今の会社に入社して間もない頃、「これだけ？」と正直思った。彼らからしたら「用件を伝えわっているか否か」が大事なので、簡潔な文章で問題ない。

返信がこんなに短いの？

こういうパターンもあった。同僚宛に宅配便が来た時に、
' Hi Tina,
I received a packet from ◇◇ corporation. Can I put it on your desk?
Regards,
Mami （ティナ、◇◇会社から荷物が届いています。机に置いていいですか？よろしくお願いします。マミ）
と連絡した。同僚からは
' Hi Mami,
Yes, please.
Regards,
Tina ' （マミ、連絡ありがとう。はい、机に置いてくれてかまいません。よろしくお願いします。ティナ）という返事が来た。
こういう短い返信に慣れるまでに、正直時間がかかった。
「お互い用件が伝わっていればいいんだよね。」そう割り切ったら、戸惑うことがなくなってきた。

緊張感がある社長とのやり取り

そしてヨーロッパ出身の社長から、直に業務依頼があると未だに緊張する。メールでのやり取りでも、同じように緊張する。

今年のクリスマスパーティーの段取りで、先日も社長から進捗を聞かれた。大体想定範囲内のことだったので、すぐに答えられたから一安心。
最終確認事項を伝えられた時も、Understood （かしこまりました）と一言返事をして終わり。日本企業ならもっとかしこまった返事だろうけど、そういうものは求められていない。それよりも社長の目力から「私が今伝えたことは、わかったよね？それなら早く取りかかってね。報告よろしく。」という心の声が聞こえてくるので（笑）、さっさと業務に取りかかった方が良いのだ。

知っておくと便利な略語

TOEICとか英検用に勉強をしている人なら、INFO, BLDG, MTG, FYI という略語は見たことがあると思う。うちの社内でも使うことはある。
そうそう、先日同僚からのメールがこういう締めくくりだった。

BR & TY 　

これ、わかりますか？

Best regards & Thank you の略。「どうぞよろしくお願いいたします」くらいのニュアンスで、わたしは受け取っています。こういう略語は知っておくとすごく便利なのだ。メールだけでなく、自分用のリマインダーとして ' MTG @ 3pm w/ Jake & Katelyn ' （午後３時に ジェイクとケイトリンとミーティング ）、書いておくこともある。

メールだけでなく、テキストでも、
TY( Thank you ), PPL ( People ), IDK ( I Don't Know ), BTW ( By The Way )という略語を目にすることも珍しくない。英語の表現に慣れたいなら、こういう略語を知っていることで、コミュニケーションの幅が少しずつ広がると思う。

そして英語での文章表現は、日本語の文章に比べて簡潔で無駄が無い印象が強い。「これだけで終わり？」と思うことだろうけど、これも習うより慣れろ。文章表現の違いに面白さを感じることは、英語学習においてもプラスになる。