気ままに勉強会で学んだ業務効率化スキルを社内勉強会で広めた話

こちらの記事は、Power Automate Advent Calendar 2022 12月10日担当分の記事です。

【はじめに】 気ままに勉強会とは

主に土曜の２０時～不定期開催！

気ままに勉強会。
Power Automateを中心とした様々なサービスのオンライン勉強会。
こちらには第一回から参加しており、主催のたなさんの熱い想いや、運営のMiyakeさん、石川さん、ふらりさん、ようさんが作られる雰囲気が好きだ。

そしてPower Automate等Power界隈の魅力を
こちらの勉強会で優しくわかりやすく教えていただいている！
自分が勉強会をして感じたことだが、毎回準備はさぞかし大変だろうとお察しする。（しかも毎回深い！）

勉強会の無い週も、私は誤って２０時にスタンバイしてしまうくらい楽しみな勉強会であり、参加させていただくことが私の習慣でもある。

主催・運営の皆さまには感謝しかない。

いつもありがとうございます✨

ではここからが、弊社での社内勉強会のお話。
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社内勉強会でちょっとした業務効率化スキルを拡散

日常のちょっとした手間を減らせたら。
ほんの少しの学習コストで、日々の繰り返し作業を減らせたら。
そんな思いで社内勉強会を始めた。

ターゲットは１０人の総務部門。
総務部門からは、社内に沢山の紙資料を配布している。
弊社、非IT企業であり、どちらかというとアナログ。
でも、皆頑張り屋さんで、素直、一生懸命に業務をしている。
ITに任せられることはITに任せて、人間でしかできない事に力を発揮してほしい。

勉強会は対面？オンライン？

情シスはリモートとのハイブリットで仕事をしているものの
対象の総務部門はほぼ出社。
また、勉強会の開催自体がはじめてということもあり
表情も見たいしサポートも手厚くしたい、と思い
メインは対面（出社）での勉強会にした。

大失敗。勉強会１回目

総務部10人。と私。
大きなスクリーンにプロジェクターで私のPC画面を写して。
第１回の内容はForms×Power Automate

・Formsでアンケートを作る。
・アンケート回答をPower AutomateでOutlookのメールで回答者に送る。

いわゆる確認メールだ。
「下記の内容でアンケートを頂戴しました」というもの。
私の操作を真似してもらえば、行けるだろうと思った。
しかし、全くそうではなかった。

A「さっきの画面に戻して」
B「え？え？」
C「できましたー」
D「なんか英語出てきたんですけど・・」
E「老眼で見えない」
F「・・・・」（諦め）
G「この後はー？」
H「momさーーーん」
I「わかんない」
・・・


カ・オ・ス！！！


反省点
①手元資料必要　各々スピードが違うし、画面が見えない人もいる
②難易度を自分のものさしで測ってはいけない
③１人で１０人は厳しい
　※１時間の全体勉強会後、一人ずつ回っての質疑応答フォロー時間がプラス１時間になった

ありがとうが嬉しい

そんな自分の中ではボロボロで申し訳ない第一回だったものの
勉強会後はたくさんの感謝のお声をいただいた。
そして、もっと知りたいというお声。応えたい。
とにかく「楽しい」「できた」を届けたい。

そしてほぼ１年続けての悩み

隔週～月イチで勉強会を行い、
評判もよく総務部門以外にも行うようになった。
約1年続けていく中で悩みも続々浮上。

・対面とオンラインのハイブリット勉強会のやりにくさ
　（ご家族がコロナで急遽１名オンライン等）

・オンライン勉強会にしたときに、向こうの進捗が読めない事
　（わからなくてもいいだせない方も）←気持ちはすごくわかる
　※最近は総務部門でもリモート者も増え、
　　オンラインと対面の2回に分けて実施している

・数回、全社向けにオンラインでやってみたもののごく数人の参加者
　寂しい。まだまだ。

・自学を進めてどんどんスキルを身に着けていく方と
　興味が薄い方との大きな差が出てきた

・情シスの他の業務をしながら、勉強会準備は想像以上に大変だった。
　（以下参照）

・ほぼ操作手順を１クリックごとに載せた資料にしないと脱落者が出る
　そのため、資料作成に時間がかかる

・業務に直結した改善につながる興味を持ってくれるネタ探しに苦しむ

・気ままに勉強会で学んだことを、自分に落とし込む学習時間作り
　（自分のスキル不足もありかなりの自転車操業。
　ただこれは自分が強制的にアウトプットして強くなりたいためオッケー）

業務改善効果

私のまいた種で綺麗な花を咲かせてくれた。

総務部ではPower Automateで年間600時間相当の業務効率化につながったとのこと。

もう、夜な夜な勉強した甲斐ある。
孤独に資料作成した甲斐ある。

SharePointListもアダプティブカードも使えるし、少しならJSONも怖くないもんね。

興味を持ってくれてありがとう。勉強してくれてありがとう。
涙。

これから

社長から嬉しい話をいただいた。

増員！

情シスにメンバーが増員されることに！

結果が出たからこそ投資という経営ご判断を頂けた。
気ままに勉強会の皆様&わからない時に助けてくれた先人の皆様＆業務改善を実行してくれた社員の方々のおかげである。


新しいメンバーと共にこれからも弊社はPowerを拡散していく。


ITにできることはITに任せて、
人は人でしかできないことに専念できるように。


そんな日が来るまで、あとXXX日！！！

完

上記の投稿をご覧いただいた方々からの、ありがたいコメントを下記に留めました。ありがとうございました！