プロジェクトにおける不確実性とは？不確実をコントロールするための3つのアプローチ

こんにちは！
野見山です。

前回の記事では、『プロジェクトと通常業務の違いは？仕事を進める上で知っておきたい7つのポイント【後半】』を紹介しました。

今回の記事では、プロジェクトにおける不確実性と、不確実性をコントロールするためのアプローチについて紹介します。

■プロジェクトにおける不確実性とは？

プロジェクトでは初めて取り組むようなことをゴールに掲げるケースが多々あります。

例えば、「基幹系業務システムを刷新する」といったプロジェクトでは、既存業務を改革することが求められることも。

改革を進めるようなプロジェクトでは、実施して初めて分かるような「不確実」な事情と付き合って、進めていく必要があります。

新業務フローの方針策定で部門間の調整がつかなかったり、
予算や重要要件が急に変わったりと、
プロジェクトでは想定外のことが常に発生してきます。

■不確実性をコントロールする

プロジェクトを進める上では、
「不確実・想定外のことが起こるのが当たり前」という前提に立つと、
プロジェクトを成功させるためには何をすべきでしょうか？

プロジェクトにおける不確実性をコントロールすること

これがプロジェクトマネージャーに期待されていることで、リーダーとして推進していくべき内容になります。もっというと、プロジェクトマネージャーには不確実性に立ち向かっていく姿勢が求められます。
（※プロジェクトマネージャーやリーダーがやるべき事項は多く、この実践がなかなか大変なわけですが…）

不確実性をコントロールするためのアプローチ3つを紹介します。

①不確実性を最小化する
②不確実性を徐々に小さくする
③不確実性に備える

■不確実性を最小化する

1つ目のアプローチでは、プロジェクトの計画を立てることや、メンバーに作業指示をする際のプロセス設計などをするといった内容です。

プロジェクトの計画を立てる際に、決まってないことが多くて計画立てられない…という声を聞くこともありますが、その時点で見通せるだけの計画を立てて置くことが重要です。

普段担当しているプロジェクトでも、「できるだけ曖昧さをなくす」ことを意識しています。いつ、誰が、何をするといったことが明確でないと、人を動かすための計画にはなり得ないので注意が必要です。

打合せが終わり、次回の進捗確認で進みが悪かったりするケースは、経験上、計画の部分で曖昧さを残してしまっていることが原因だと考えています。

■不確実性を徐々に小さくする

「その時点で見通せるだけの計画を立てて置くことが重要です」という話をしました。それはプロジェクトの計画は徐々に具体化していくためにも、ベースの計画が重要になるからです。

予定と実績の進捗をしっかり管理できるプロジェクトはうまく進みますが、うまくいかないプロジェクトは以下のような傾向があるように思います。

・初版の計画作成が遅い。
・計画作成をしたものの、その後の進捗チェックをしていない。

プロジェクトをリードする立場の人には、計画作成力や進捗管理能力が求められます。

■不確実性に備える

3点目のアプローチですが、プロジェクトで発生しうるリスクや、計画にバッファを持たせるといった内容です。

プロジェクトマネージャーやリーダーの立場の人は、現在進行中で進めるべき内容のチェックと、今後起こりうるリスクなどへの対策検討というように、現在と未来のそれぞれの目線を持っておくべきです。

参考までに僕自身も1日の仕事の作業時間を分解すると、
まずプロジェクトの計画や段取りの検討に3割程度の時間を使い、その後に自分のタスクのための時間を使うというように、時間配分を意識して仕事を進めたりしています。

■まとめ

今回は「不確実をコントロールするための3つのアプローチ」というテーマで書いてきました。今回は以下の3点を紹介しました。

①不確実性を最小化する
②不確実性を徐々に小さくする
③不確実性に備える

次回は「プロジェクトを構成するプロセス」について、紹介予定です。