This is a pen 問題

Q：Is this a Pen？
A：This pen is blue.
Q：（いや、これはペンかどうか聞いているんだけど）

みたいなやり取り。

この例はかなり抽象化しているけど、
ビジネスシーンでこのような会話、多くないですか？

このコミュニケーションの問題を前の職場で「This is a Pen問題」と呼んでいた。

相手の質問を理解できない、
もしくは自分の質問を相手に理解させられない状況は、
ビジネスをする上で大きな弊害となる。
ちょっと自覚がある人はすぐに改善したほうがよい。

会議でよくあるのは、「when」の質問とその回答だ。

A「これは、いつ（when）できますか？」
B「自分は今週はキャパがいっぱいで、来週からはスケジュール的には大丈夫です」
A「えっと、いつ（when）できますか？」
B「あ、来週半ばにはできるかと」
A「半ばというのは、いつ（when）です？」
B「来週の水曜日中にはできます」

この三往復が、かなーーーーーーーり、もったいない。

日本人はハイコンテクストコミュニケーションに長けている。
これが「This is a Pen問題」が日本人に根付いている要因だ。

相手が明確な回答がなくても質問者には「なんとなく察するスキル」があるので、会話になるし、なんとか物事が進めることはできる。

ただ、ハイコンテクストコミュニケーションに頼りすぎると、
アウトプット段階でミスが起きる＆生産性が上がらない。

相手の質問を理解すること
相手が理解できる質問をすること

ちょっとの工夫で、改善できる。

オススメなのが「日本語を一旦は英語に変換すること」

相手の質問や疑問をYesかNoで答える内容か？
を確認し、そうでなければ5W1Hで変換する

これだけを頭の中でやると回答が一気にクリアになる。

相手が聞きたいのは、そもそもYesかNoか。
そうでなければ、whyなのかwhatなのかhowなのかを一度確認して、回答できると、世の中のほとんどのThis is a Pen問題は解消される。

A「これは、先方提出用の資料ですか？」
B （これは、先方提出用かどうかを聞かれているので、YesかNoか）
B「そうです。何かありましたか？」

A「これは、いつできますか？」
B （いつ、つまりwhenを聞かれているので、期限を答えればいい）
B「来週火曜日中にできます、作業としては月曜にやる予定です。」

A「これは、なぜ起きたんですか？」
B （なぜ、つまりwhyを聞かれているので、発生した理由を言えばいいのか）
B「理由は、◎◎か△△だと思います。が、、あくまで自分の所感です。」

エクセレント！

まずはYesかNoか。二択で答えられないものは、質問の中に5W1Hが含まれていることが多い。

リモートでテキストコミュニケーションが中心なので、齟齬が生まれやすくなっています。

リモートコミュニケーションを円滑にするために相互に配慮しあっていきましょう。おわり。