業務改善に向けた「ふわふわアイデア」、ハテナをぶつけて固めよう！
note記事4回目の投稿！
そろそろデジタル化に向けての業務改革、もっとリアルに考えてみようか…と今回の記事を書きました！
前回は、理想に振り切って私の「デジタルドリーム」を考えて、デジタルツールの開発意欲を高めました。
前回の記事はコチラ👇
今回は、盛り上がった気持ちはそのままに、夢から現実に立ち戻りまして、職場の業務改善のためにあったらいいなツールをもっと具体的に、現実的に考えてみました！
会社のチームメンバーに話を聞いてもらってアイデアの精度を高めようと思っていたのですが、まさかのお盆シーズン！！！😫
私は普段、大阪の事業所で働いているのですが、今回は関東の実家に帰省…
いつものチームメンバ－とは都合が合わず、今回は千葉の本社に所属している後輩たちと話をしました！
今までは年上の先輩たちと意見交換をしていたので、今回はまた違った熱い話ができました(笑)
特別ゲストの紹介
ということで、今回の記事作成にあたり、私と熱い意見を交わしてくれた二人を紹介します。
後輩Yさん
店舗勤務経験もあり、現在は財務経理部のエースとして勤務。
私に似てちょっといらち（せっかちさん）のため、業務改善のためデジタル化の施策を提案・実施経験あり。
後輩Hさん
東日本エリアの営業担当。
なんでも改革したいやる気満々！頑張りすぎでオーバーワーク気味な部分も。
…二人とも、今まで私が作成したプロトタイプを見て興奮してくれたので大変ありがたかったです😂
始めに、デジタル化のアイデアを考える前に当社の状況を確認しました。
店舗には全店iPadが導入されているが、PCは無い。
操作するスタッフは60歳以上が半数。
店舗で使用する帳票類の発注やメールでの連絡事項の伝達を実施しているが2割程度は未だ操作に不慣れ。
アプリのダウンロードが必要なものなどは、本部のシステム部でしか導入の操作ができない。
営業担当のフォローをするにも1人60店舗程度担当しているため手が回らない
つまり、現実的に稼働させるには「操作・導入が簡単」が結構重要だと思いました。
これらを踏まえて以下を考えました。
そしてアイデアに対してお互い否定はせず、どんどん疑問をぶつけあう(打ち合う)ことでふんわりしたアイデアを具体的に形作ることにしました！
マッチング&コミュニケーション掲示板
現状、加盟店同士のコミュニケーションツールは無く、人不足が課題で、忙しい店と暇な店の差も生じています。
本部が介入して、近隣店舗に応援依頼をかけたりしていますが、金銭面の課題もあり、マッチングがなかなか難しいです。
💡掲示板のような…フリマアプリのような…お互いの人や業務のやりくりがマッチングできたら便利では？
さらに運営面の悩みなど、同じ立場の加盟店ならではの意見の交換ができればお互いのメリットにつながるのではと考えました。
このアイデアに関して後輩たちと疑問をぶつけあいながら、ぼやっとしていた輪郭をはっきりさせてみました！
どんなアイデア？
誰が使う？
加盟店
本部スタッフ
どんな時に使う？
人員の過不足、仕事量の差などそれぞれの事情で困っている時。
雑談や相談を気軽にしたい時。
仕様
店舗のiPadからアクセスできるWEB掲示板アプリ。
本部スタッフも確認や書き込み可能。
店舗スタッフではなく、あくまで管理責任者の加盟店が利用する。(委託契約などが絡むため)
操作が簡単で文字が大きい←高齢スタッフが多いため結構重要
検討課題
管理は誰がするのか。トラブル発生時の対応など。
業務委託契約が発生するため、電子契約書などのフォーマットもあるべき。
実装
Glideで掲示板を作成した事例があったのでこちらを参考に、検討ができたらいいなと思います！
また、悩み相談などにはChatGPTに活躍してもらうのもありかという意見もありました。
棚卸アプリ
先週作成した棚卸アプリ、結構評判でした。😋
なのでブラッシュアップして実用化に向けて考えてもいいのではとの話になりました。
特に今回は財務経理部の方が話に参加しているので…(笑)
どんなアプリを作ってみたのかはぜひ、Qiitaの記事を読んでみてください！
どんなアイデア？
誰が使う？
加盟店
店舗スタッフ
本社スタッフ
どんな時に使う？
年に2回の資産棚卸業務のとき
仕様
店舗iPadで使用できるWEBアプリ
棚卸対象物にはバーコードシールがついているためバーコードスキャンができると棚卸の精度が上がる
対象店舗のみの資産が閲覧できる必要がある
リアルタイムで棚卸状況が把握でき、データの打ち込みなど不要
検討課題
アクセス内容を個店毎に設定する必要があり、そうなると店舗の操作難易度が上がってしまう。(ログインするだけで大変)
有料プランへの変更が必須。⇒データ量、バーコードリーダーの機能、アクセス数など
会社への貢献はあるだろうが費用もかかるなら、業務改善の点がちょっと弱いかも？
実装
一回作ったのでGlideが良いかと思ったのですが、LINEとスプレッドシートの組み合わせでもいいのでは？と思いました。
しかし、LINEは店舗のiPadに入っていないのでそこが大きなハードルです。
※インストールは店舗ではできない
料金表のチャットボット
これは長年の課題でもありますが、当社のサービスメニューは複雑怪奇に分かれており、スタッフ用のサービス料金表は現在なんと111ページ！！！
1ページに記載されている料金は15～33種類以上。
ものすごい量です(笑)
こんなにページ数があると、やはり新人さんにはかなりハード…😥
ミスも発生しやすく、金額間違いでクレームやトラブルになることもしばしば。
現在はファイリングされた紙のバージョンと、紙と同じものをiPad上で閲覧できる電子カタログのバージョンがあります。
そこで、この料金表をもっと使いやすくならないか、というのが今回のアイデアです。
どんなアイデア？
誰が使う？
店舗スタッフ
店舗スタッフがうまく使えるようになれば、お客さま向けにリリースすることも目指したい
どんな時に使う？
店頭でお客さまの受付するとき
HP上でお客さまがサービス料金を確認したいとき
仕様
iPadで利用できるアプリ
店頭受付時にめくっていた料金表をチャットボット方式にする(シナリオ型)
シナリオ型チャットボットとは
シナリオ型チャットボットとは、プログラムが人の手で記述されたルールに従って動くチャットボットのことを指します。質問や回答の全てが、シナリオ上で細かく設定されています。そのため「1の質問が選択されたら2の答えを出す」「3の質問が選択されたら4の答えを出す」など、決められたルールに沿って答えが出てくるような形となります。
対話型で新人でも項目を選択していくことで簡単に料金の確認ができる
現在全店で利用している社内ポータルサイトで、一部チャットボットを利用しているため同じような形（料金表ではなく、本部スタッフの問い合わせ対応用）
オンラインでどのメニューへのアクセスが多いかなどで、より詳細な売上データの取得が可能
検討課題
シナリオ作り(決められた料金にたどり着くまでの分岐設定)がかなり複雑になりそう ※数百パターンの料金設定があるため、実は今までシナリオ作りで何度も頓挫して誰もやりたがらなくなったのです…
料金改定時に簡単に設定変更ができるようにする必要がある
実装
シナリオ作りにChatGPTに協力してもらい、作成できないか？
まとめ
今回は今までと違って私よりも若手の二人と意見を交わしたため、正直今まで考えてたものとは違うアイデアが多く出てきました。
視点が変わり、より実用的で必要性のあるものが出てきたと思います。
アイデアを形にするためにお互いに意見を出し合うことで気づいていなかった問題点などを改めて認識することができたと思います。
今後製作を進めていくうえで、これらのアイデアの中で、優先順位の高さと実現可能性、業務への貢献度を考えていく必要があると思いました。
と、いうことでお盆休みもいただきましたので、これからまた気持ち新たに頑張ります！！！
最後まで読んでいただきありがとうございました。
今回は素敵なズワイガニでお別れです。
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