デザイナーのテレワーク化での施策【前半】

コロナ禍のもと、2020年2月末〜2021年1月現在までの約11ヶ月間。
ほぼ100％に近いテレワーク体制となりました。
これは、デザインチームの日々の運用・コミュニケーションに関して試行錯誤してみた記録です。

2020年2月終わり　テレワーク開始

政府が対策基本方針を出した頃から、社内でもテレワークを推進するという話が出始めます。

以前より、デザイナー制作環境をiMac＋MacBookProから、スペックをあげたMacBookPro1台持ちに変え始めていたので、可能なメンバーからテレワークを開始。

この頃、離職が決まっていたメンバーの送別会🌸をやりたかったのだけれど、人数的に考慮して、延期、延期で様子見し、結局送別会ができませんでした…長く一緒に頑張ってくれたメンバーを送り出してあげられなくて、とても残念😢
以前からやっていた、オンライン寄せ書きとプレゼントでお見送り。

▼既存で使っていたツール
・Slack
・Googleハングアウト
・Google meet
▼追加したツール
・Toggl

もともと使っていたSlackとハングアウトはそのままに、Togglでの作業ログ管理を追加。基本的には残業禁止（必要な際は一声かけてもらう）の形でスタート。

毎週の定例はオンライン移行し、Google meetで実施。

2020年4月　オンラインランチなど

▼追加したツール
・Zoom
▼やってみた施策・ツール
・オンラインランチ会
　∟ Snap Camera
　∟ たく飲む

- Zoom使用

背景を変えられるZoomを定例でお試し使用してみます。
引きこもり生活をちょっと楽しむためにも、
『今、自分が行きたい場所を背景に』してどこなのか、何故そこなのかを雑談をしてみたり。
ただ、Zoomは無料の際、時間制限があるので40分超えたらmeet（効率悪い）という使い方。

- オンラインランチ会

そして、一切出社がなくなってしまったため、たまに行ってたチームメンバーとのランチがなくなったよね…😢という話がありランチ会をすることに。
あみだくじを使ってチーム決め。
会議っぽくなくもっとラフにやりたかったので、Snap Cameraで自身も変身して、たく飲むで話しやすいよう少人数でのオンラインランチ会。
終了後に写真撮影してチームSlackに流してみんなに報告。

イヤホンだと自分の咀嚼音が気になるな…という課題はあったものの、割とどのチームも楽しかった様子。

- 社内の固定電話廃止

全く出社しなくても問題なさそうだな…というのと直接ハングアウトで電話出来ることで、4月後半には、会社の部署用固定電話を廃止。
もともと、クリエイティブな作業をしてる際に、自分宛ではない電話をとって取り次ぎをするということがとっても無駄に感じていたので、もっと早くそうしておけば良かった…。

2020年5月　Discordで常時接続

▼追加したツール
・Discord
・Miro
・asana
▼やってみた施策
・オンラインブレスト
・より細かいリソース管理

- Discord使用

Twitterで見かけたゲーマー向けのボイスチャット用ツールが熱い！🔥
ということでDiscordを使ってみる。
Zoom、Google meetは話す目的や会議URLが明確にあり、話が終われば終了が当たり前だけれど、Discordは逆に常時接続することで、同じオフィスで働いてる感を感じられたら良いな〜と。

使い方をまとめて、各部屋（リビング、集中部屋、◯◯ルーム等）を作成しどこかに常時入っておくというルールで利用をしてみる。

- Discord+Miroでオンラインブレスト

コロナ影響下での新しいビジネスアイデアを募集！というのが会社から発信されていたので、DiscordとオンラインホワイトボードMiroを使ってオンラインブレストを実施。
気楽にアイデア出しをしたかったので、おやつ飲食可🍩。

むしろオンラインの方が効率良く可視化できるんではという発見がありました。イラストなどを載せていくと楽しい。

- 新しいプロジェクト管理ツール asana

リソース管理は、もともとGoogleスプレッドシートでやっていました。
しかし各自テレワーク業務をすることになり、何をやっているのかがお互いにわかりにくくなったということで、より業務内容を細かく可視化するために、他のサービスを検討。
いろんなツールをみんなで試し使いして、下記の中からasanaを選択。
・asana
・Wrike
・teamhack
・monday
・Torio
・backlog
直感的で、一番使いやすかったという声の多かったasanaのトライアル使用を始めます。

2020年6月　テレワーク状況下でのメンバー初加入

- オンラインでのメンバー初加入

初めてのオンライン面接を経て、1人のデザイナーメンバーをチームに迎え入れることに。（実を言うと2021/1現在も一度も会った事がない）

とにかく初めての状況が多かったのであたふたと準備。
そして、いつもやっていた新メンバーの歓迎ランチをオンラインでも開催。
コミュニケーション能力の高いメンバーだったので、こちらの心配をよそにすんなりと入ってくれました。

よくオフラインでの信頼貯金が、その後のオンラインでの関係性構築に影響すると言われているので、一度も会った事がないメンバーとオンラインから仕事をうまくやっていけるのだろうか、と言う心配はありました。が、自分から歩み寄る努力のできるメンバーと、チームメンバーのサポートしますよという雰囲気や姿勢が伝われば、うまく行くんじゃないかなと感じています。（サポートしてくれる優しいチームメンバーに感謝）

あとは、いろんなルールややり方が可視化されていることが大事かなとより一層感じました。

- Slack全社導入

6月末に、自チーム含め一部部署のみで使われていたSlackが、テレワーク主軸になることで全社導入されました。

ただ、この頃、Discordで雑談生まれない問題をどうしようかと悩みはじめます。各部屋の役割を雑談用だと明示したり、休憩用の部屋を作ったりしてみたけれど、どうも積極的には使われず…

2020年8月　フリーアドレスに向けて

自身も入っていた社内のオフィスプロジェクトの一環として、フリーアドレスのトライアルを進行。
各自の席がなくなるため、自席の整理。

もう自分の席がなくなるんだな…と言うちょっとした寂しさ。もうすでに半年近く行っているテレワークに慣れていて、出社していた頃が遥か昔の気分。

2020年9月　上半期面談@オンライン

上半期が終わる…ということで、各メンバー面談をオンラインで実施。
オフラインだった時とやり方は同じで不便な点は特になかったけれど、ちょっとした悩みの中で、寝食仕事が同じ部屋で切り替えが辛いというような一人暮らしメンバーの声もありました。
確かに、一日中同じ部屋で全てを切り替えてやりなさいっていうのも難しいところ。

2020年10月　ツールマニュアルの整理

いろんなツールをトライアルしてきた中で、ある程度使い方が見えてきたので改めてマニュアルを整理。

一部メンバーが、リアルタイムで時間管理ができるツールTogglを、1日の終わりにまとめて記載という逆に時間がかかりそうな使い方をしていたというのも一つの理由。

それぞれのツールの目的、設定、使い方などをまとめる。
例えば、

Discordの目的
・現在どんな業務（通常業務、休憩、会議など）をしているか可視化し、チームの一体感や他メンバーとの共創意識を維持する。
・常時設置を習慣化することで、会議ルームへ移動しサクッと話すなど、チームコミュニケーションのフットワークを軽くする。

新しいメンバーが入ってきたときのためにも、何のためにやるのかを明確にし、暗黙の了解をなくして、まとめておくことにしました。

2020年11月　ナレッジブログの移設

▼追加したツール
・Googleサイト

オフラインの時から使用していた、チームのナレッジブログ「Knowhow」（WordPressで作成）をもっと簡単に更新できるようにしたくて、Googeサイトで一覧、記事詳細はGoogleドキュメントで作る形に移行。

サイト内には、以前より定例内で順番に実施していた下記の施策内容リストもまとめておく。

・レビュー会（各メンバーの案件発表とレビューをしてもらう会）
・勉強会（各メンバーが講師となって何かのテーマで勉強会を行う会）
・グループワーク会（チームワークを養うためのグループワークを行う会）

ちなみにこれらの会では必ず全員が発表者に対して発言するため、昔に比べて自身の意見がすぐ言えるようになった気がします。
心理的安全性も必要だし、口下手なメンバーでもきっと前から意見はあったにせよ発言することに慣れてきたのかな〜と感じています。

【後半】に続く