意外と役割分担って話し合われていない
お客様と話していると、仕事の役割分担がきちんと話し合われていないケースに出くわします。案外これが仕事を止めてしまう原因のような気がします。
人事異動や昔からの慣習と個々の当たり前
少し大きめの会社だと人事異動が行われることは普通だと思います。
部長が変わったり、課長が変わったり。
何らかの理由で部署を異動になったり。
また、組織改編とまではいかなくても部内の機能を変更しているのに、言葉の定義がそろっていないために昔からの慣習で、これはそっちの役目とか、ベテランの当たり前で物事が動くケースがあります。
先日伺った事例だと、「店舗推進チーム」と名前が付けられているために、店舗に関わることがすべてが、そのチームに振られてしまうとのことでした。
事務を担当するチームがあるそうなのですが、これは店舗のことだからそっちでやってくれと言われてしまうそうです。
しかし、こちらのチームにしてみれば、これは事務作業なんだからそっちでやってくれたっていいじゃない！という不満になります。
昔からの組織の状態が少しずつ変化してきて、役割が曖昧になっているのに、話し合われていないようでした。
役割を明確にすることは当たり前すぎるのかもしれませんが、やはり年度の初めにそれぞれのチームの代表が集まって共通認識を持たないと誤解を生じてしまい、仕事が止まってしまうことになります。
部長と課長の違いって何？
これもよくある話で、部長はどんな役割で課長はどんな役割か？
特に中小企業の場合はいくつも課があるわけではなく、部長の下に課長が一人というケースもめずらしくありません。
↑これは私のコンサル＆社労士の先輩が書かれたブログなんですが、もう笑うしかなかったです。これが実態なんだと思いました。
そこで今流行りのAI（Copilot）に聞いてみました。
部長と課長の役割の違いは何か？
「部長はより広範な視点で部門全体を見渡し、戦略的な役割を果たすのに対し、課長はより具体的な業務管理とチームの運営に焦点を当てています。」
という回答だったのですが、それはそうだけどよくわかりません。
私の周りでもトラブルがありました。
部長は課長に任せていると言って、ある程度権限を持たせて目標管理などをやっていたのですが、どこまでの権限で、どういうタイミングで報告や相談をするなどのルールを全く決めようとしていなかったので、課長が勝手に進めてしまい、部長が全く知らないということが起こりました。
これは任せる内容と、定期的に進捗を話し合うことをルールとして決めておかなかったために、お互いの当たり前が発動してしまいました。
こうなると迷惑を被るのはその下の部下の人たちです。
役割が明確でないと何が起こる？
様々なケースを見ましたが、役割が明確でないと何が起こるのか？
Copilotに再度聞いてみました。
1. 責任の曖昧さ
誰がどの業務を担当するのかが不明確になるため、責任の所在が曖昧になります。
問題が発生した際に、誰が対応すべきかが分からず、迅速な対応が難しくなります。
2. 業務の重複や抜け漏れ
同じ業務を複数の人が行うことで、効率が悪くなります。
逆に、誰も担当しない業務が発生し、重要なタスクが見落とされることがあります。
3. モチベーションの低下
自分の役割や貢献が明確でないと、社員のモチベーションが低下する可能性があります。
適切な評価やフィードバックが難しくなり、社員の成長が阻害されます。
4. コミュニケーションの問題
役割が不明確だと、情報の伝達がスムーズに行われず、コミュニケーションの障害が発生します。
誤解や誤情報が広がりやすくなります。
5. チームワークの低下
役割が明確でないと、チーム内での協力や連携が難しくなります。
チームメンバー間の信頼関係が損なわれることがあります。
6. 戦略の不一致
会社全体の戦略や目標に対する理解が不足し、部門やチームの方向性がバラバラになることがあります。
組織全体としての一貫性が失われ、成果が出にくくなります。
さすがの回答です（笑）
どうしても仕事をしていると役割が曖昧になることはあります。
その状態に陥った時に、関係者がすぐに話し合える仕組みや環境を構造として持っているのかどうかが、目標達成への近道なのかもしれませんね。
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