なぜ昨日の会議は気持ちよかったのか

会議の流れと主要なポイント

はじまり

主催者である室長がいう。
「今日は〇〇を決める」「X時X分がきても決まらなければ、明後日のYY時から続きを行う」

議論が活発になった時には、Aさんが言う。
「Bさん、なんか言いたそう！」
「Cさん、文句ありそうだな（笑）」
「Dさん、今日も険しい顔してるねぇ（笑）」

会議の終わりに全員が言う
「やらないといけないことは？」
「やらなくてよくなったことは？」
「いつまでに？」
「巻き込んだ方がいい人は？」

分析

冒頭の宣言（近接動機と回避動機の刺激）

主催者である室長がいう。
「今日は〇〇を決める」
「X時X分がきても決まらなければ、明後日のYY時から続きを行う」

✅「今日は〇〇を決める」【目標提示】

⇒意志統一と「これができたら、自由なんだ！解放される！」と言う近接動機の刺激

「X時X分がきても決まらなければ、明後日のYY時から続きを行う」⇒「できなかったら、明日も束縛される」と言うと言う回避動機の刺激

交通整理【主観　＋　独り言 ＋ 巻き込み】

「Bさん、なんか言いたそう！」
「Cさん、文句ありそうだな（笑）」
「Dさん、今日も険しい顔してるねぇ（笑）」

✅Aさんの発言の力【主観　＋　独り言 ＋ 巻き込み】

Aさん：「Bさん、なんか言いたそう！」　⇒ 冗談めかした勝手な決めつけ。
⇒Bさんは、「え、そんなことないっすよ」と冗談で返せる。　かつ　「いや、ただね・・・」と本音が言える。

Aさん：「Cさん、文句ありそうだな（笑）」　
⇒Cさんは、「いや〜強いて言うなら・・・」と言いやすくなる。

Aさん：「Dさん、今日も険しい顔してるねぇ（笑）」
⇒Dさんは険しい顔してなくても、言われた側は、「いやいや、そんなことないっすよ」（以下同じ）

✅Aさんの発言はの注目ポイント

1. Aさんの主観で語っている。

2. 独り言のように言っている。（相手に強制的なターンテイキングを求めない）

3. とはいえ、相手は自然と「いやいや！そんなこと！」と言わざるを得ない

Aさんがそう感じた（主観）と言うのだから、不満（不安）げな表情や空気を【感じさせてしまった】ことを、B~Dさんは直接否定できない。とはいえ、そう思われているのは嫌だから、「そんなことないですよ！」と発言の口火を切ることになる。これにより、不満や懸念を露呈しやすくなる。

まぁ、いずれもメンバーの仲が良くないとできないが。

着地【フレームワークで秩序を与える】

会議の終わりに全員が言う
やらないといけないことは？」
「やらなくてよくなったことは？」
「いつまでに？」
「巻き込んだ方がいい人は？」

「会議後のルール化された発言から分析してみる。

「やらないといけないことは？」　
⇒行動の明確化 [to do]

「やらなくてよくなったことは？」　
⇒「行動の焦点化」「精度の向上」[not to do]

＊議論が複雑になればなるほど、「やるべきこと」がぼやける。「やらないこと」を削ぎ落とした方が、アクションプランが明確になる。

「誰が？」「いつまでに？」
⇒責任の明確化、曖昧な結論の防止[who, when]

「巻き込んだ方がいい人は？」[with who]
⇒忘れがち。上長へのお伺い、専門知識、技術の拝借、関係部署への連絡

✅注目ポイント
会議の目標は「アウトプット、行動」を作り出すこと。またはそのための素地を作り出すこと。上記のテンプレ化されたメンバーの発言は、会議後の「チェックリスト」または「フレームワーク」として機能する。

フレームワークなしでは、混沌とした世の中の情報に秩序が与えられない。【味、価格、立地、雰囲気、店員】と言う観点がなければ、飲食店のレビューが難しいのと一緒だ。

・「こう言う口切り口で整理しましょうよ」と言うフレームワークがあること。
・そのフレームワークを誰しもが当たり前のように口にすること。

この着地があるかどうかで、まるで結果が違う。
これでも素晴らしいのだが、もう一つ追加したいなと思った。

それは、

【どの程度、私の裁量でやって良いか？】

[how much, how]である。

自由なやり方で、自由な程度でやらせてもらえる時ほど楽しく、やりがいを感じ、発想豊かなことはない。だから、「僕の思うままにやっていいですか？」「どの程度のところで、伺いを立てるのがいいですか？」を冗長の責任で明確にした方が良い。

すると、上長の責任が明確になり、心理的安全性も確保される。

例えば、私が今やっているエンジニアの仕事だと
「デザインは原案をこちらで作ったらいいですか？」
「使いやすい機能は勝手に追加しといていいですか？」
「配色は、テーマだけ決めて、あとはおまかせですか？それとも細部まで今検討しますか？」

など。

まとめ　なぜ会議が気持ちよかったのか

①冒頭に会議目標の宣言があった。

②終わりに、フレームワークによる収束があった。

③それによってアクションプラン（誰が、誰と、何を、いつまでに、どの程度の裁量を持って）が決まった。

その過程で、誰もが発言しやすい交通整理がなされた。交通整理は、強制的なターンテイキングではなく、ある種のセンスあるつぶやきによって「あ、俺のターンになったぞ」と言う自然な感じを作り出すことが重要。機械的なターンテイキングでは、ありきたりな発言しか出ない。「言いづらいことを言いやすく。」談めかして、「お！？なんか不満（不安）があるのかい？YOU、それ、出しちゃいなよ！」みたいなのが伝わる呟きっていいね。

結果として、
意思決定に向けて、参加者が意見を述べやすくなった。
今後のアクションプランが明確になった。

非常にシンプルな理由でした。