失敗しない、Web会議のコツ

ニュースで話題の通り、今日本ではリモートワークへの切り替えが一気に進み、Web会議の機会も増えているようです。そこで今回は「失敗しないWeb会議のコツ」をまとめました。

Web会議を実施する目的（メリット・デメリット）

まず、なぜWeb会議を実施するのかというと、以下のようなメリットがあるからです。

Web会議のメリット
・感染症が広がるリスクを回避できる
・移動時間が短縮される/長距離からも参加できる
・見た目や匂いを気にせず参加できる
・会議室の維持費が節約できる
・（チャットツールなどを活用すれば）会議の議論を自動的に残せる
・ネット世代にとって、対面で威圧されることがないので、むしろ発言しやすい（これは人によるかな？）

今回注目されているのは感染症によるものですが、そもそもWeb会議には多くのメリットがあるのです。一方、Web会議にはデメリットも多く存在します。

Web会議のデメリット
・通信トラブルに弱い
・ITスキルの低い人が参加できない
・対面会議とは違うファシリテート技術が必要
・雰囲気や僅かな表情の変化など感じ取ることが難しい

これらを懸念して、これまでWeb会議を避けてきた方も多いと想像します。そこで、以下の記事ではこれらのデメリットをどう解消するのかに注意しながら「失敗しないWeb会議のコツ」をまとめました。

失敗しない、Web会議のこつ

ずばり、適切な「事前準備」と「会議運営ルールの設定」の2つを抑えておくだけでOKです。順番に説明します。

①　事前準備　　- 3つのポイント

以下の3つのポイントは抑えておいてください

会議URLの発行，参加者へのURKの共有　
▶️当たり前ですが、もれなく実施しておきましょう。意外と忘れます

画面共有方法の確認
▶️特にスクリーンに投影しながら画面共有する時にトラブルが多いです。この場合でも正しく操作できるか確認しておきましょう

トラブル時のバックアップの用意
▶️これは大事な会議の時に。
可能であれば2つのシステム（SkypeとZOOMなど）を用意するとともに、もう一台PCを用意しておき、PCが止まった時にすぐに切り替えられるようににすることをお勧めします。主催者IDも印刷するか共有するかしておいてくださいね。

②　会議ルール　- 3つのポイント

Web会議では、対面会議とは違った会議運営が必要です。具体的には、以下のような３つのルールを設定することをお勧めします。

「発言時以外はマイクミュート」を徹底する
どこかからの謎ノイズは本当に気になるもので、内容に集中できません。参加者には、発言時以外はミュートとすることを徹底しましょう。また、主催者であれば殆どのシステムで参加者のマイクをコントロールできるはずですので、その方法も覚えておくのが良いです。

発言の終わりを明確にする
対面の会議では、雰囲気や声色で発言が終わったことがわかりますが、Web会議ではそこが伝わりません。そこで、話終わった後に必ず「以上です」「終わりです」というようなルールにすると良いです。最初は恥ずかしいかもしれませんので、まずは主催者が積極的に使ってあげて、他の参加者の心理的ハードルを下げるのも良いです。

「質問」や「気になったこと」はチャットにどんどん書いてOKとする
対面だと「あの人何か言いたそうだな？」という雰囲気が伝わって途中で発言を促したり、困っていそうな点を確認できますが、Web会議ではそうはいきません。そこで、参加者は誰かが話している途中でも、困ったこと、ちょっとした疑問など、どんどん書き込んでいく、というルールとすると、会議運営がうまくいったりします。これも最初は恥ずかしいですが、慣れです。

[ 補足 ]
まずは上記を抑えておけばいいかと思いますが、よりレベルをあげたい方は、以下のサイトなども参考にしてみてください。
https://ws-plan.pro/web-meeting-facilitation/

まとめと、今後の流れについて

以上、Web会議は適切な「事前準備」と「会議運営ルールの設定」をすれば大丈夫です、という話でした。

今日本では、感染症の流行によってWeb会議の頻度が一気に増得たようですが、今回を機にWeb会議のメリットに気づく会社も多いはずです。
そうすると、今後は「Web会議を上手く運営できる人」が高く評価される流れになっていくのではないかと勝手に想像しています。

本記事が皆様のお仕事の助けになれば幸いです。

以上です。