誰でもわかるプレゼンの基本 ユアユニで生涯、学びの道を！WEEK2
こんにちは「師子吼する」です。ユアユニのWEEK2の講座はプレゼンテーションについてです。
パワーポイントやMacのキーノート使ったプレゼンテーションのスキルは相手を動かすために絶対に必要なスキル。企画立案でアイデアを出すことは誰でもできるが、プレゼンを学んでスキルをつければ、そのアイデアをうまく人に伝えて、事業遂行ができるようになる。現代は動画発信時代である。プレゼンのうまい人は同じことを動画で言っても人が集まってくるので、プレゼンは人を集めるのに役立つ。プレゼンがうまくなれば、自分のアイデアを形にして発信もできるし、周りと目線を合わせた経営ができる。また営業もうまくなってものをたくさん売れるようになれば、会社にいなくてもよくなり、営業スキルだけで独立もできる。日常のコミュニーケーション力も向上し、奥さんにうまく話して小遣いを値上げしてもらったり、上司の給料を上げるように交渉できたりもする。
まずアイデアというものはそのものに価値はない。アイデアを世の中に伝えた人に価値がつくのである。電球を発明したのは写真のアメリカの有名な発明王トーマス・エジソンだと誰もが思っているが、実は電球を発明したのはエジソンではない。（これも諸説あるが。）ジョセフ・スワンというイギリスの物理学者である。1878年にスワンは1878年に電球を発明する。そのスワンのアイデアに目をつけたエジソンは日本の竹を使い、安全で長時間利用できる改良した電球をつくった。電球は1881年に発売されたときにマスコミを使い大々的に宣伝したため、エジソンが電球の発明者と認識されるようになった。ちなみにエジソンはスワンと共同で1883年に「エジソン＆スワン連合電灯会社」を設立している。エジソンはものをつくるだけではなく、つくったものを世に広げるマーケティングやプレゼンのスキルがあったので有名になったのである。アイデアなどどうでもよく、広まってない人が考えたよいアイデアをよい意味でパクり、伝えるプレゼンのスキルがあれば、ビジネスは十分にやっていけるのである。
これもプレゼンの一例だが、歌手の浜崎あゆみ氏はなぜ大スターになったのか、浜崎氏はもちろん超一流の歌手ではあったことも大きいが、浜崎氏の全盛期は1999年から2003年ぐらいといわれている。この頃はYouTubeもないし、もちろんSNSはインスタやフェイスブックどころかミクシィすらもなかった。インターネットはあったが、まだまだ日本では海外の最新ファッションなどの詳細な情報を得るのが簡単ではなかった。そのため当時の海外の最先端でもあった浜崎氏のファッションに人々が注目して、浜崎氏自身が海外の情報を日本に伝えるパイプ役でもあり、プレゼンにもなっていたことが、大スターになった一番大きな要因である。浜崎氏のような歌手はこれからは2度と生まれない。なぜなら、今日ではYouTubeもあり、フェイスブックもインスタもある。YouTubeではスティーブ・ジョブズなど、海外大企業トップの超一流のプレゼンを見ることができる。インスタでは海外の超一流アーティストのファッションなどを見られる。多くの海外の最先端の情報をいつでも簡単に得ることができるようになったからである。
仕事で顧客からサービスや商品について聞きたいと言われたり、役員の前でプレゼンをするように言われたりすると、尻込みしてしまう人も多いかもしれない。プレゼンのうまい人を見ると、その人の才能のようにも思えるが、そうではない、プレゼンは決して才能ではなく、「法則」である。
そもそも、プレゼンの目的とは何か、プレゼンは伝えて話して説明することと考えがちだが、そうではなく、「聴き手を動かす」ことだ。本当のプレゼンは、サービスを聞き手に理解させ、契約を締結し、決済者の承認を得てサービスを実際に売る。このように聞き手を動かすことであり、説明だけして聴き手が動かないプレゼンは時間の無駄である。
では、自分が明日、営業であるサービスや商品を売るときにプレゼンをするとなればどうするか、まず何もない状態でプレゼンするわけにはいかないので資料を作るが、ただ考えなしで資料をつくってはいけない。さっきも言ったようにプレゼンは、目的を明確にして聞き手に理解させ、リードしていくことである。何をどのようにリードしていくのか、プレゼンの目的は5W1Hで考えることが重要。
What：テーマは何？➡何について聞きたいの？
Why：どういう経緯？➡なぜそれを聞きたいの？
Hoｗ：どのように➡1対1かセミナー型かどっち？
Whom：誰に➡特に重要な聞き手は誰？
When・Where：いつ、どこで➡いつ、どこでそれをやるの？
となるが、これはプレゼンは営業と同じで行う相手によって内容を変えないといけないうことである。営業先のプレゼンの相手が、社員であればどのようなプレゼンを行うか、社員には決裁権などない。決裁権のある上司でないと買えない。なので社員であれば、上司に買った方がいいと話してもらえるようなプレゼンをしないといけない。そこで社員のメリットになるようなことは何かを考える
・仕事を楽にしたい
・早く帰りたい
・上司からの評価を上げたい
・給料を上げたい
などということなら自社のサービスや商品によってそれが実現できるメリットがあることを伝えて・社員が上司に掛け合ってくれるようなプレゼンをしないといけない。
では社員の上司で決済権を持つ課長や部長であればどんなプレゼンを行うか、今度は部長や課長が喜ぶようなことを考えないといけない。課長の仕事は、
・数人から10名程いる課の社員の育成や管理
・社員が大きなミスなく仕事が納期に間に合うよう計画通りに進んでいるのかなどの管理
・現場での経験をもとに新規事業を提案すること
などである。課長はまだ社員と同く直接動いて会社に利益を生み出すプレイヤーの立場にもなるため社員と同じような説明も通じるもしれないが、自社のサービスや商品が課長の仕事においてどのようなメリットを与えるのかを考えてプレゼンで提案しないといけない。
ただ部長はどうだろう。部長は社員や課長のようにプレイヤーとしては動かない。部長の仕事は
・数十人から100人程いる部署の社員の管理、評価
・課長などの中間管理職の育成
・短期的な売り上げの拡大を図る
・会社の経営方針や戦略に基づいて、事業にどのくらいの資金を投入するかを決める
・新入社員を何人とるかなどの採用計画を考える
・会社の事業が失敗しそうな時の軌道修正
などである。部長は経営そのものに携わっているので、社員や課長と同じプレゼンは通用しない。部長の仕事を踏まえたうえで自社のサービスや商品が部長にどんなメリットがあるのかをプレゼンで提案しないといけない。
では社長はどうだろう。社長の仕事は
・長期的な利益を獲得し、会社を存続させるため事業の大枠である経営計画をつくり、会社の方向性を決める。
・株式や融資などでの会社の運転資金の管理、調達
・会社にリスクが発生した時に責任をとる
・企業の顔として外部への対応を行う
・社員全員が働きやすい職場環境をつくる
・適材適所な人材配置を考える
・コスト削減などの会社の経営改革を考え、実行する
・経営幹部の育成
・競合他社の分析
・会社の収入や支出などのお金の流れを把握する
などである。なので社長の仕事を踏まえたうえで自社のサービスや商品にメリットがあるのかをプレゼンで提案しないといけない。
プレゼンの相手がどんな役職でどんな仕事をしているのかをわかっていないでプレゼンすれば100％失敗する。さっきも言ったがプレゼンは相手によって目的、内容、方法を変えないといけない。相手が社員であれば、決裁権のない社員には売るようなプレゼンをしてもしょうがないので、社員であれば、決済権のある上司に買った方がいいと話してもらえるようなプレゼンをする。決裁権のある課長、部長、社長であるなら売るためのプレゼンをする。また権限はあるが、決裁権が部長などの部下にある社長もいるため、そのような社長には部長に買わせるように話をしてもらえるようなプレゼンをする。
プレゼンをやる前に必ず用意しなければならない上記のような資料がある。これはプレゼン相手の詳細を書いた資料だ。
「役職」には相手が社員、課長、部長。社長など、どの役職なのか、役職によってプレゼンの提案内容は変わる。
「趣味・興味」とあるのは、プレゼンでは例え話を入れた方が印象に残る。しかし相手が野球が好きなのに、サッカーで例え話をしてはだめなので、あらかじめ趣味や興味を把握してそれに合うような例え話ができるようにしておく。
「仕事」相手の仕事の内容を書いたりするが、これによってもプレゼンの提案内容は変わる。
「期待」相手が期待する、自社のサービスや商品がもたらずメリット。社員であれば先程どの早く帰れる、仕事が楽になるなど。課長、部長、社長についてもその仕事おいて自社のサービスや商品がもたらすメリットは明確化しておく。
「時間」いつ、何時にやるのか、プレゼンの時間はどのくらいか。
「場所」どこでやるのか、ホールなのか、会議室なのか、カフェなのか(カフェであればこれから述べるパワーポイントを使ったようなプレゼンはできないので営業となる。）
「場合」プレゼンは1対1でやるのか、セミナー方式でやるのか
「ポイント」プレゼンの内容で特に大事なポイントをいろいろと書いていくが、パワーポイントのスライドで見せるのはポイントの部分だけである。プレゼンはいかにシンプルにするかが重要。その他の詳しいことはアペンディックスと言うスライド資料に書いておく、このアペンディックスは一応スライドを作っておくが相手から質問あるときだけ見せるようにするものである。
「想定Q」相手がしてくるであろう質問。ここで初めてアペンディックスのスライドを見せてあらゆる質問に答えられるようにしておく。
プレゼンの目的は「聴き手を動かす」ことだが、論理的にプレゼンをしても相手は動かない。動かすには相手の感情を動かし、感動を与えなければならない。「論動」という言葉ははない。人を動かすのは「感動」であり、これはプレゼン、営業など、どのセールススキルでも感動を与えることは必要不可欠である。感動を与えるようなプレゼンをするにはどうすればよいか、プレゼンで人間の感情を左右するものは視覚と聴覚である。視覚にうったえて感情を動かす資料内容、動作、表情はどんなものか、聴覚にうったえて感情を動かす会話構成、トークスキルはどんなものかを説明していく。
まず資料について、パワーポイントのスライドで読めないほど細かい文字をぎっしり書いている人がよくいたりする。これでは見く気も聞く気もなくす。まず1スライド1メッセージにでないといけない。仮に1つのスライドに「自社の強み」「競合との比較」という2つのメッセージをいれると、非常にわかりづらくなる。1つ目のスライドに「自社の強み」だけ入れて、２つ目のスライドに「競合との比較」としておく。
スライドの資料をつくる場合、今回のプレゼンで話すことを考え、最初に目次を作る。目次にはA・B・C・・・というように話すセクションを入れていく。そして目次通りに資料をつくるのだが、竹花氏はアンカーフォローといって、それぞれのスライドの左上隅にセクションの名前をいれて何について話しているのかを相手にわかりやすくする工夫をしている。資料に図やメッセージを入れたり、色を変えたりするのは、セクションの名前をそれぞれのスライドに入れてからの方が効率的。これをやれば、資料をひな形であるテンプレートのように少し内容を変えただけで別のプレゼンに利用できたりもする。
Aを説明して終わっていきなりBに移ると、聴き手は話がわからなくなる。これを防ぐために、Ａの説明が終わったあとでブリッジスライドというBの説明のタイトルだけ記載されたアンカーフォローを入れないスライドを1枚かませて、Aの説明は終わり次はＢの説明に移ることを示しておけば、聴き手はわかりやすくなる。これだと作る資料の数は多くなるが、1つのスライドにたくさんのことを盛り込むよりもずっとわかりやすくなる。
プレゼン用のスライド資料と相手に配布する資料は同じにしてはいけない。配布資料はプレゼンを見なかった人でもわかるようにスライド資料に細かい文書を書いておくが配布資料をスライドと同じにしてしまうと、字が多すぎて分かりにくくなってしまうし、プレゼンの資料と配布資料を同じにすると、プレゼンが終わったあとで聴き手が内容を見返そうとしても情報が少なすぎてわからなくなる。ただ配布資料はプレゼン中に聴き手に読まれてしまい、話を聞いてくれなくなる恐れがある。対策としては、あえて資料を配布せず、後で送るようにするのが効果的だといわれる。資料を配布してしまうと、聴き手がプレゼン自体に満足してしまって、その後の動きがない場合もある。なので資料は後で送れば相手が動いてくれるきっかけになる。どうしても資料を配布してほしいと言われるなら、仮にスライドが20枚あるとすれば、スライド２枚分にしぼり、自社の概要やポイントをまとめた、ほぼメモをとってもらうためのものにする。
スライドのタイトルだが売上のグラフの資料で「売上の推移」などと見たらわかるようなことをそのまま書いてはいけない。「売上は30％増加」というように、この資料で何を伝えたいかを明確にできるようなメッセージをタイトルにすべきである。
図がない場合は資料は箇条書きでも十分伝わる。しかし箇条書きにするにしても、上記左側の図のように文書にしてしまうとわかりずらい。右側の図のように端的な行で書いた方がわかりやすい。
図を入れる場合だが、上の図のようにグラフをそのまま載せてもわかりずらい。なので下の図のようにタイトルをメッセージにして、注釈を色分けしてつければわかりやすくなる。またグラフなどの図を入れるときはグラフや図は左側におき、文字は右側におく。これは人間の脳が右脳がビジュアル、左脳は文字情報を理解するのに特化しており、左目に入った情報は右脳、右目に入った情報は左脳で処理する。なので左側をグラフや図、右側に文字を入れた方が理解されやすくなる。
またこの他の資料作成のうえでの一般的な細かい注意点としては、
・フォントは伝えたい重要なメッセージであれば、
パワーポイントならHGP創英角ゴシックUB
Macのキーノートであればヒラギノ角ゴStdN
その他の文字は
パワーポイントならMSPゴシック
キーノートならヒラギノ角ゴProN
を使う。明朝体も使う場合あるが老眼や目の悪い人には見にくいため多くは使わない。最近よく使われるメイリオでは太さが足りない。
・画面は4：3を使用する。16：9は広い会場で多くの聴衆に向けて話す時に使うものである。
・文字の大きさは20ポイント以上。協調したいフレーズなら32ポイント以上。行間は1.2行から1.4行くらいで調整する。
・タイトルや大事なメッセージはできるだけ13文字以内に納める。これは認知心理学で人間がパッと見てわかるのは13文字以内だからといわれているから。
・1つのスライドで使う色は背景色を除き3色から５色までだが、なるべく違う色は使わず、同じ色の濃淡で違いをつける。色の彩度や明度は高いと目が疲れるので高くしない。文字の色は黒よりも、黒に限りなく近いダークグレーの方が見ている方が目が疲れない。ネガティブなメッセージは赤の明朝体を使い、ポジティブなメッセージは青のゴシック体にする。
・1つのスライドにいれるグラフも１つだけ、グラフを2ついれたり重ねたりすると、相手が理解するのに時間がかかる。
これらはプレゼンの基礎中の基礎であり、その他にもたくさんのことがある。
次に動作だが
①アイコンタクト
複数の聴き手がいる場合に、うなずいて反応する人ばかりにアイコンタクトしてはいけない。聴き手全員に1秒から2秒のアイコンタクトを行う。
②スクリーンを見ない
スクリーンを見ながらの話す姿はみっともないし、説得力がない。パワーポイントには「発表者モード」キーノートには「発表者ノート」という機能があり、これはスクリーンとは別にパソコンの画面に現在のスライドと同時に次のスライドを表示させることができるので、スクリーンを見なくてもパソコンの画面を見れば、今のスライドの話をしながら次のスライド話を考えてスムーズと話すことができる。ただしパソコンの画面をじっと見てはだめで、チラチラみるだけ。慣れないといけないので何度も練習が必要。これができないスライドとスライドの間にスキができてスムーズに話せず、聴き手も聴きづらくなる。
③動きをつける
人間は本能で動くものを見る習性があるので、身振り手振りで動きをつけた方が印象に残る。売れるプレゼンはよく動く。売れないプレゼンはただ資料を読むだけで動かない。
次に会話構成。人間の集中力の持続時間は諸説あるが、竹花氏は30分であると考えている。なのでプレゼンの時間は相手から指定がない限りは最長でも30分でわかりやすく、あきさせないようにやらないといけない。そのための会話構成はソリューションファーストといって、聴き手が知りたいことをなるべく早く説明することが大事である。たとえば、自社のサービスや商品をプレゼンするときに、サービスや商品の機能の説明からしてはいけない。聴き手は何がそのサービスや商品でどんな問題が解決できるのか、どんなメリットがあるのかが一番知りたいことなので、機能の話などどうでもよく、まず解決やメリット結論から話す。これは前の講座にあったCREC法を利用する。仮にMUPについて説明してみるとなると
結論：MUPに入るとビジネススキルがついて収入が上がります。
理由：理由は3つ。現役の国際的な実業家からスキルを学べる、どこでもいつでも動画でスマホ一つで学べる、学んだスキルは仕事や事業に生かせます。
証拠：私もすきま時間を使って勉強し、大きな結果を出している実業家から学んだことを上司に提案すると、会社で採用され、結果が出て給料が上がりました。
結論：ビジネススキルをつけて収入を上げたい思うならMUPが必要です。
まあ本当に収入があがるかどうかは自分次第だが
(￣▽￣;)
このようにシンプルで短い時間で話せるようにすべきである。理由を3つとしているのも意味がある。3大○○という言葉がよくあるように一般的に人間は最大で3つまでなら事例が覚えやすいともいわれる。スティーブ・ジョブズもプレゼンで特に強調するポイントは3つにしている。
アメリカのプリンストン大学の心理学者、ジョージ・ミラーは1956年に発表した論文で人間の数十秒から数十分だけ保持される短期記憶は5つから7つであるとしたが、ミズーリ大学の心理学者、ネルソン・コーワンが2001年に発表した論文では3つか4つしかないとした。
また「ベイズの定理」というものがある。18世紀のイギリスの牧師で数学者でもあったトーマス・ベイズが提唱したもので、ある仮説が正しいという確率を高めるのはどのくらいの数の根拠が必要かという定理。根拠が一つであれば66％の確率で正しい。2つであれば75％の確率で正しい、3つであれば80％の確率で正しいと言える。ただ4つなら84％で、4つ以上あっても確率はあまり増えないのでCREC法の理由は3つにする。ただとにかくポイント3つにすればよいというわけではないという意見もある。「3つもあるのか」と捉えられたり、3つでしゃべるともっともらしく聞こえるが、実際に紙に書いてみると話のつじつまが合わず、3つでごまかしているようにも思われりするので、注意しなければならない。3つにできなくても矛盾なく話せればよい場合もある。3つのポイントをしゃべろうと思うならプレゼンで話す文書を書き出して矛盾がないように文の構造を考えたり、人の話で3つのポイントがあれば、文の構造を考えなるような訓練をしないといけないといわれる。
次にトークスキルについて。
竹花氏は30分のプレゼンでCERC法で話す前に「これがないと絶対無理です」「これが一番重要でして」「だからみんな失敗するんです」「最終的に大事なのは」というような、前置きの言葉を5回程使っている。これは竹名氏は「アテンションフレーム」と呼んでいる。これから面白いことを言うぞと聴き手の注意を引き付ける言葉であり、アンテンションフレームがなくCREC法ばかりで話していると、聴き手は退屈して注意を払わなくなり、話を聞かなくなってしまう。きれいなプレゼンのトークはまずアテンションフレームを10秒話し、CERC法の結論を5秒話し、つぎに3つの理由を10秒話す。この合計25秒をプレゼンのセクションごとに繰り返すものである。アテンションフレームはプレゼンだけではなく、動画の配信や顧客とのコミュニケーションでも重要である。
「あー」「えー」「はい」というようなヒゲ言葉もみっともないのでなくす。これは練習を繰り返すしかない。
また数分のプレゼンではだめだが、30分のような長いプレゼンであれば、世間話を入れるのも効果的である。
ソクラテス・ストレタジーという交渉術がある。これは古代ギリシャの哲学者、ソクラテスが提唱したもの、交渉において相手に「あなたはこうすべきだ。」「あたなにはこれがいい。」などと自分の意見を直接主張するのではなく、質問の中に自分の意見を紛れ込ませるものである。具体例を言うと。量が多いが味がいまいちにギョーザ屋にばかりいく知人に量が少ないが味の良い自分のギョーザ屋に来てもらえないか話す場合は
私：味よりも安くて量が多けりゃいいのか？
知人：まあ、そうだね
私：なら味はどうでもいいんだな？
知人：いやいや、ある程度は味も大事だよ
私：なら味のいいうちの店に一度来てよ
いきなり「うちの店に来てよ」と言うと知人は聞く耳をもたない。こうして2回の質問だけで知人から「味も大事だ」という言葉が引き出せるし、知人も自分で言ったことを否定しずらくなるのでこちらの話を聞いてもらえるようなスキをつくることができる。もちろん知人を否定したりはしない。ただ知人が「味はどうでもいい」と答えてしまうと、さっぱりだめだが、もしこういう場合はとっとあきらめて次のプレゼン相手を探したほうがいい。
あとにプレゼンには聴き手の質問などの反応に「でも」「しかし」「もし」などという言葉を使うのはNGだと言われる。なので聴き手に反論したり否定してはいけない。
まとめだが、今回のプレゼンの基礎を学ぶことにより、
・現代は動画発信の時代であり、集客のために人を集めるのに役に立つ、
・営業で誰にどのようにプレゼンでするのが明確になって成果がでやすくなり営業だけで独立できるようになる。
・自分のアイデアを分かりやすい資料で形にして発信できるスキルがつく
・日常のコミュニケーション力の向上
自分次第だが、勉強し続ければ以上のような結果につながる。
竹花氏もかつての勤務先で役員の決裁をもらうためのプレゼンを何度もしたが、実はプレゼンが大変苦手であった。なので夕方の海岸で何度も練習をしたという。少しのことでも動じないようにするには30回以上の練習が必要だともいわれる。とにかく練習あるのみである。
プレゼンに関する著述、講演、研修を事業にしている元ソフトバンク社員の前田鎌利氏は、孫正義氏の前で何度もプレゼンをして一発OKの決裁を勝ち取った。そして孫氏本人が行うプレゼンの資料まで作っていた。ソフトバンクでは「どんな難しい課題でもプレゼンは5分あれば十分」という企業文化があるが、鎌田氏は資料を極限まで簡素化しトークスキルを追及して、3分で理解させるようなプレゼンに務めたという。前田氏のプレゼンスキルについてはダイヤモンドオンラインに一部掲載さている。前田氏だけでなくネットでは多くのプレゼンのプロが情報を発信しているのでいろいろと参考にもなるだろう。
それではおまけです。
うちのおかんが毒々しい真っ青の謎の飲み物を飲んでいる( ﾟдﾟ)もう70歳なのにファイナルファンタジーのような黒魔道士にでもなるつもりかと思ったが(´・_・`)
飲み物は知り合いからもらった、徳島の「こはる日和」という店が売っているオーガニックハーブティーだった(￣▽￣;)
ネットでも紹介されていて、青い色は徳島藍のもの。私も飲んでみたがハーブの香りがよく、おいしい紅茶のようである(*´∀｀)
「毒々しい」とか「黒魔道士」とか失礼なことを言って申し訳ありませんでした m(_ _)m
では大変失礼な「師子吼する」でした。ありがとうございました。
2021年6月8日
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