なぜ君の仕事は遅いのか。デキる先輩から学んだ“考えているフリ“をやめる6つの方法 vol.5 タスクの整理をせよ

こんにちは！アイスが大好きな森田です。大寒は過ぎたものの、まだまだ寒いですね。冷蔵庫では大量のアイスが行列を作って食べられるのを待っています。

vol.1 頭を使うタスクと手を動かすタスクを分けよ
vol.2 仕事を依頼されたその瞬間に、期日と成果物を確認せよ　
vol.3 10分考えて分からなかったら聞け　
vol.4 30分で終わるタスクはすぐ着手せよ　
vol.5 タスクの整理をせよ　💎今回💎
vol.6 集中タイムに頭を使うタスクをせよ

タスクをどの順番で、いつまでにやればよいか分からない

ここまでの"考フリやめ方"が実践できてくると、タスクが分割され、30分で終わるタスクはあまり溜まらず、消化されていきます。

しかし、タスクをどの順番で実行していくか、いつまでに実行すれば良いのか分からず、頭がごちゃごちゃになってしまいました。

そんな時に先輩から学んだ…のではなく、先輩の教えをもとに自分の頭で考え、「ことあるごとにタスクを整理する」ことにしました。
（先輩から学んだことを、自分で応用し始めましたね〜👍 笑）

散らばっているタスクを攻略するために、スケジュールに落とし込む

タスクを分割し、期限と成果物を確認し、タスクの可視化をしましたが、着手前のジグソーパズルのように、無造作に散らばっている状態です。

次に必要なのは、散らばっているタスクを優先度順に並べ替えたり、自分の予定のどこで行うかを決めていくことです。

これを行わないと、各タスクが求められている期日通りに完了できるのかが見えてきません。

期日の直前にやっぱりできませんでした…というのは避けたいですよね。実現可能か分からないスケジュールで進めているのは、「考えているフリ」ではないでしょうか。

タスクを整理する3つのタイミング

今私がいる部署では、主にAsanaでタスク管理、Googleカレンダーでスケジュールを管理しています。

Asanaで行うタスクが明らかになったら、Googleカレンダーに作業用の予定として登録していきます。
タスクを整理するタイミングは、以下の3つです。

• 新たにタスクが発生したとき

• ちょっと時間ができたとき

• めっちゃ忙しくて、やばいこのままだと終わらない！と焦り始めたとき

新たにタスクが発生したとき

こちらは言わずもがなですが、新たなタスクが発生したとき、タスクをAsanaに追加します。

とりあえず追加するのではなく、5分でも10分でも時間をとって、きちんと分割された粒度でのタスクを登録することが重要です。

参考：後で思い出すコスト

ちょっと時間ができたとき

たまに、「あ、今時間できたな」と思う時があります。例えば、予定していたミーティングがキャンセルになった時です。

あるいは、ふと夕方に心の余裕ができる瞬間が1ヶ月に一度くらいあります。（私だけでしょうか？笑）

そんな、ちょっと時間ができたときにタスクの整理をします。

• Asanaに追加し忘れているタスクはないか？

• カレンダーに登録し忘れているタスクはないか？

• 期日に間に合わなさそうなタスクはないか？

めっちゃ忙しくて、やばいこのままだと終わらない！と焦り始めたとき

そして、一番重要なのがこちら。
忙しい時こそ、一度立ち止まって冷静にタスクの全量を把握するべきです。

「立ち止まっている時間があるなら進まないと」と焦る気持ちもよくわかります。
でも、焦っている状態、不安な状態で自分の100%の力を発揮できるでしょうか？

私はNOだと思います。

なので、焦り始めてきたなと思ったら、一度席を立ってハーブティーを淹れます（タバコ休憩でも構いません）。

そして、なぜ焦っているのか、なぜ不安なのかを冷静に判断します。
よくある原因はこちらの2つでしょうか。

• タスクの全量が見えていなくて、期日までに終わるか不安

• タスクの全量が見えて、明らかに期日までに終わらない量なので焦っている

全量が見えていなくて不安なのであれば、今のタスクを横に置いてでも、ある程度全量を可視化するために時間を割くべきです。

純粋にタスク量が多すぎて終わらないのであれば、QCDをもとに上司や関係者と調整ですね。（品質・精度を下げる、他の人の手を借りる、カットできるタスクはないか、期日を延ばす、など）

調整するにも、どのくらい溢れているのかを説明する必要があります。忙しくなった状態で一から用意するのは一苦労です。

だからこそ、日頃から見えている状態にすることが重要になります。

タスクの整理は、自分を守ることにもつながる

日頃からタスクと作業時間が見えていることは、良いことだらけです。

前日には、翌日何をどこまでやるかが決まっているので、毎朝、今日は何をしようかな🤔と考える時間が不要になり、集中タイムを有効に使えます（集中タイムについては次回お話します）。

金曜日の時点では、翌週何をどこまでやるかが決まっているので、数週間、1ヶ月の単位で進捗が順調かが見えやすくなります。

差し込みが入った時に、自分の余力がどのくらいあるかがすぐ分かるので、できない仕事は受けないし、優先度が高ければ他の仕事を後ろ倒しにするなどをすぐに関係者と調整することとができます。

思えば、どんどん差し込まれて、タスク過多になっていた時期があったからこそ、その中で自分を守るためにも、他人が見てもすぐに理解できるような工夫をしたのかもしれません（注：マネーフォワード での話ではありません）

おわりに

今回は、タスクを整理するタイミングと、特に忙しい時にこそタスクを整理することが重要、というお話をしました。

ところで、頭を使うタスクと手を使うタスクを、どの時間帯に実行するのが効率良いのでしょうか？皆さんは考えたことありますか？

次回は、「集中タイムに頭を使うタスクをせよ」というタイトルで、分割されたタスクをいかに効率よく消化していくかについてお話します。

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