なぜ君の仕事は遅いのか。デキる先輩から学んだ“考えているフリ“をやめる6つの方法 vol.4 30分で終わるタスクはすぐ着手せよ
こんにちは!マネーフォワードでHR領域プロダクトでQAエンジニアをしている森田です。
6つの方法も、とうとう折り返し地点を過ぎました。
新たな気づきをお届けできていますでしょうか?それとも、首がもげるほど同意していただいていますでしょうか?(笑)
壊滅的に記憶力が悪い
突然ですが、私の短所は覚えていられない点です。
瞬間的に何かを記憶するのが苦手ですし、何日もタスクを覚えていられません。
嘆くだけで改善されるのであれば嘆き続けますが、嘆いていても何も良くならりません。そんな時上司に言われたのは、「頑張る(意識や気合いでどうにかする)のではなく、仕組みで解決できるように頭を使いなさい」ということでした。
そこで、覚えていなくても良い状態にするにはどうしたら良いのか、というふうに発想を変えることにしました。
「後でやろう」ということを覚えておく脳みそのコストと、あとでやる時に「思い出す」脳みそのコスト
タスクを後回しにすると、2つのコストが脳みそにのしかかります。
1つは、「後でやろう」ということを覚えておくコストです。
例えば、「大規模従業員数での性能検証を複数プロダクトで企画・実行する」というタスクができたとします(最近の特大差し込みタスク)。ちょっと今は他のタスクで手一杯だから・・・と後回しにすると、その間ずっと、「大規模従業員数での性能検証をやらなきゃ」と頭の片隅に居座ります。
後回しにするタスクは1つではないので、「AとBとCのタスクを後でやらなきゃ」というデータが脳みそストレージに保存されたままの状態になるわけです。
2つ目は、あとでやる時に「思い出す」コストです。
例えば、先ほどの「大規模従業員数での性能検証を複数プロダクトで企画・実行する」タスクを1週間先延ばしたとしましょう。
そもそも何の目的で検証したかったんだっけ?(先週のMTGで聞いたけど、覚えてない)
性能検証って具体的に何をすれば良かったんだっけ?(先週のMTGで聞いたけどうろ覚え)
先週聞いた内容を思い出すところから作業が始まります。この時間は、後回しにしたから発生するコストになります。この時間がもったいなさすぎる。
30分で終わるタスクはすぐ着手する
勤怠を提出する。アンケートを提出する。AさんとのMTGを設定する。BさんにXXについて確認する。といった、すぐ終わる簡単なタスクは、気づいたその時、遅くともその日のうちに終わらせてしまいましょう。
「◯月○日までに提出しなきゃ」ということを覚えておくコストがかかる割には、プラス評価につながる成果・メリットがありません。
期限ギリギリに提出する人と、すぐに提出する人と、どちらが「仕事が速い人」と思われるかは、説明するまでもありませんよね。
30分で終わるタスクに分割して、すぐ着手する
先ほどの「大規模従業員数での性能検証を複数プロダクトで企画・実行する」タスクの例で説明します。
Step 1.頭を使うタスクと手を動かすタスクを「分ける」
[A]30分以内 頭を使うタスク
[B]30分よりかかる 頭を使うタスク
[C]30分以内 手を動かすタスク
[D]30分よりかかる 手を動かすタスク
A~Dのタスクパターンができるかと思いますが、
Bはさらに分割をしてAになるようにします。
Step 2.頭を使うタスクは覚えているうち(2,3日)に実行する
成果物のイメージ=仕事の終わりを確認する には、2,3「営業日」以内にすり合わせをしましょうと書いています。2,3営業日以内にステークホルダーと認識を合わせるえためには、自分で頭を使って考えるのは、2,3「日」以内になりますよね。大事なのは、自分が覚えているうち、メモも見返せば鮮明に思い出せるうちに実行することです。
30分集中して頭を使えば、企画の概要や課題点、不明点が出てきます。逆にそれ以上時間をかけても、情報は出てきません。
Step 3.10分考えても分からなかったら聞く
1つの課題で10分以上手が止まったら、周りの人に相談・質問しましょう。上記の課題は、私が実際に手が止まってしまい(画面や機能に利用頻度にするのか、実装的に速度に懸念がある箇所にするのか)、知見がありそうな方に相談して進めました。
Step 4.手を動かタスクを実行する
考えるタスクだけ先に実行してしまえば、あとは、手を動かすだけです。ここの分はあまり頭を使わないので、先延ばしにしても思い出すコストが少なくてすみます。
おわりに
今回は、脳みそへの負担がかかるので、30分で終わるタスクはすぐに着手しましょう、というお話をしました。
とはいえ、すでにタスクが溢れていて、タスクを分けたりする時間がないよ(汗)という方もいらっしゃるかと思います。
まずは大きく深呼吸して、一度落ち着きましょう。
どちらが、自分にとって、また、今抱えているタスクにとってハッピーでしょうか?
ということで、次回は、vol.5 隙間時間にはタスクの整理をせよです。隙間時間にと書いてはいますが、忙しい時にもタスクの整理って必要ですよね〜。
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