仕事がうまく進まないのは上司やリーダーのせい？ 仕事を頼む際の3つの注意点【シゴコツ #02】
どうも、こんにちは。
数あるnoteの記事のなかからわたしの記事を見つけていただき、ありがとうございます。
「なんとなく仕事がうまくいってない……」
「部下やメンバーに依頼した仕事がきちんと戻ってこない……」
「部下やメンバーに催促しないと期日を守ってもらえない……」
このような状態が続いてしまうと、仕事は遅れバタバタし、自分も周りの人もストレスが溜まってしまいます……。
ちょっとしたことでイライラしてしまったり、部下やメンバーに強く当たってしまったり……。
その結果「居心地の悪さ」を感じさせてしまい退職……。
さらに環境は悪くなるばかりです。
ハッキリ言いますよ。
たしかに部下やメンバーの「個人的なスキル」もあるかと思いますが、仕事がスムーズ進まない原因の大半は「上司」や「リーダー」にあります。
上司やリーダーの「仕事の頼みかた」に問題があることがほとんど。
「部下やメンバーに指示しているのに仕事がスムーズに回ってない……」と思っている人は、この記事をきっかけに自分の仕事の依頼方法を見つめなおしましょう！
もう一度言いますが（自分のなかでは）きちんと仕事を依頼しているのに、依頼とおりに仕事をしてくれない……その原因は「上司」や「リーダー」にあります。
部下やメンバーに求めるまえに、ま・ず・は・自分が変わりましょう。
自分の仕事の進めかた、仕事の依頼の仕方を見つめなおして変えていきましょう！
と、いうことで……
長いまえおきはさておき、さっそく本題へいきましょう！！
仕事を「依頼」したことを人になんて伝えますか？
仕事を依頼した本人ではなくほかの部下やメンバーに伝えるとき、アナタはなんと言って伝えてますか？
「〇〇さんに仕事を振っておいたよ！」
「□□□□に△△△の仕事を投げておいて！」
うえの2つは職場でよく聞く言葉ですが、わたしホントにこの2つの言葉が嫌いでした……
（いまはサラリーマンではなく部下やメンバーがいないので過去形）。
なんですかね？「振った」とか「投げた」って。
断言しますが「振った」とか「投げた」という言葉を使う人は心のどこかで上下関係をもってます。
自分が「上」で仕事を依頼する人は「下」ということを無意識的にもっていて、それが言葉というカタチになって表面に出ています。
上下という価値観をもっているひとはどうしても「自分主体」になりがちで「やって当然」感があります。
ですので最初にお伝えした「自分はきちんと伝えているのに部下やメンバーが応えてくれない」と他責思考になりがち。
これだと部下やメンバーからの意見や提案はあがってきませんし、相談もしにくくなってしまいます。
「おねがい」という言葉に変えてみませんか？
いきなり「仕事の頼みかた」を変えると言っても、なかなかハードルが高いです。
まずは「言葉」から変えてみませんか？
これまで「仕事を振った」とか「仕事を投げた」と言っていた言葉たちを「仕事をおねがいしておいた」「おねがいする」と言うだけ。
たったこれだけですが、なんとなく感じる上下感は薄くなります。
聞いている周りの人も「あの人なんだかいつも偉そうにしてるよね……」を感じにくくなります。
言葉が変われば行動が変わる。
行動が変われば習慣が変わる。
習慣が変われば人格が変わる。
という名言がありますが「思考」を変えるのはなかなか厳しいです……
しかしながら「言葉」を変えるのはカンタンです。
いまの仕事に不満や不安を感じて「どげんかせんといかん！」とおもっているのであれば、まずは「言葉」から変えていきましょう！
仕事を頼む際の3つの注意点
「言葉」を変えることも大事なのですが、それよりももっと大事なことが「頼みかた」です。
ほかの人に仕事を頼む際は、これから紹介する3つのことを気を付けてもらうと頼まれた人の受け取りかたがグンと変わります。（良い意味で）
というか……
たぶんいまはこれから紹介する3つのことをやっていないから伝わらないのだと思います。
伝わらないから「なにをすればよいかわからない」。
なにすればよいかわからないから「仕事がまえに進まない」。
こんな悪循環がはっせいしているのではないでしょうか？
その❶．文章化してから仕事をおねがいする
日々の仕事なんてものは「ジャストアイデア（その場の思い付きやひらめき）」の連続です。
その場その場の思い付きで「あ、これやっといて！」とか「たのむわぁ～」と次々におねがいしていたら……
まわりの人からすればたまったもんじゃありません……。
身体がいくつあっても足りないし、自分がやりたいことも進められないし……。
ほかの人に仕事をおねがいする際は「文章化」してからにしましょう。
文章化と聞くと「だれからだれになにを依頼した記録を残すため」と思われるかもしれませんが、そうではありません。
「思考を整理するため」です。
ジャストアイデアをその場その場でポンポン依頼しても、なかには「やらなくていいこと」や「ほかで似ていることをやっている」可能性があります。
なんのためにやるのか（やりたいのか）
だれがやるのか
いつまでにやりたいのか
最低でも上の3つくらいは書き出しながら整理してからほかの人に依頼しましょう。
「なんで文章化しないといけないの……」と思った人は危険
サラリーマン時代、わたしは上司に対してもよく「文章化してくれませんか？」とおねがいしてきました。
・・・が、大半の上司から「なんでオレが？」と言われてきました。
この記事を読んだ一部の人のなかにも「なんでオレが？」と思った人がいるかもしれません。
本当に危険です。その考えかた。
無意識的に「オレのやりかたが一番」「オレの言うことを黙って聞いておけ」というモードになっています。
そんな考えかたや気持ちでは部下やメンバーはついてきませんし、ついていこうとも思えません。
何度も言いますが、変わるのは他人ではなく「己」です。
「己」が変わらないことには、なんにも良くなりません。
その❷．「目的」を明確にする
わたしは常々このように考えていました。
上司やリーダーが決めることは「方針」で、部下やメンバーが「方法」を考える。
たとえば会社のなかで「来月から残業時間を抑止しよう。前年同月度からマイナス5時間でやりましょう」という全社目標が与えられたとします。
上司がまっさきにやるべきことは、いまの組織の状況を把握して「5時間マイナスできるかどうか？」を判断することです。
そのうえで「できない」と判断したら、最初の目標地点を「3か月でマイナス2.5時間、半年で5時間を達成させる」という決断が必要。
ここまで来た段階で「会社から前年度マイナス5時間の指示が出たが、いまの組織の状況で残業時間だけを抑止したらパフォーマンスが落ちるのですぐには対応不可能です。半年後に達成するための方法を一緒に考えてほしい！」とメンバーに伝えることで、メンバーの理解度がグッと高まります。
「おい、前年度マイナス5時間っていう指示がでたから、やりかたを考えてまとめておけ！」
これではだれも納得しませんし、まともな「方法」があがってこないでしょう。
良いですか？
仕事がスムーズに進まないのは「上司」や「リーダー」の問題です。
部下やメンバーのせいではありません。
上司やリーダーがきちんと目的を伝えないから、部下やメンバーが同じ方向に進まないのです。
その❸．具体的な期日をハッキリと伝える
まさかとは思いますが、仕事をおねがいする際に「なるはやで頼む！」とか「できるときにやっておいて！」とか言ってませんよね？
こんな頼みかたをして「おい、このまえ頼んだ資料はまだか？」なんて催促されたら……
部下やメンバーがかわいそうで仕方がありませんよ。
仕事をおねがいする際は「xx月xx日のxx時までに！」と超具体的な数字を使って、ハッキリと伝えましょう。
「あの…できたらで良いんですが…xx日までにもらえると…あ、無理だったら大丈夫なんですけど…」
期日は明確にしても、ハッキリ伝えないのは良くないです。
会社から前年度マイナス5時間の指示が出たが、いまの組織の状況で残業時間だけを抑止したらパフォーマンスが落ちるのですぐには対応不可能です。半年後に達成するための方法を一緒に考えてほしい！
佐藤さんはxx日のxx時までに、ほかの部の取り組みを調査してA4用紙2枚分に。
鈴木さんはxx日のxx時までに、メンバーの1週間の行動パターンとタスク・所要時間をA4用紙2枚分にまとめてください！
yy日のyy時に2人の資料を合わせて今後の方向性を調整しましょう！
具体的な期日とは……
なんでもかんでも「期日」を明確にすればいいってもんじゃありません。
「具体的な期日」です。
具体的な期日とは、その先の仕事に影響が出ない範囲での「期日」。
クライアントとの打ち合わせが1か月後だとしたら、最終ゴールとなる期日は「クライアントとの打ち合わせ日」ですよね。
とはいっても「事前確認」や「フィードバックによる修正」が入ることを考えれば、期日はもっと前になります。
さらには「だれの」事前確認が必要なのか？ によっても期日はさらに変わってきます。
上司やリーダーは、このようなまわりの人の状況や先を見据えたスケジュールを把握したうえで「具体的な期日」を指示する必要があります。
まぁ……こういうところができない・面倒くさがっているから「なるはや」とか「できたらやっといて」という超抽象的な言葉を使って逃げているだけなんですけどね……。
相手に「余白」を与えておくことも大事
具体的な期日を明確にして伝えればいいってもんでもありません。
相手にも「予定」ってのがありますので、一方的におねがいするのはやめてください。
「xx日のxx時までにおねがいしたい。もし無理な場合はbb日のbb時までに連絡してもらえますか？」と相手に余白があるおねがいをしましょう。
そもそもですが……
すべての仕事において、ギリギリにならないようにするのが大前提ですけどね。
まとめ
部下やメンバーに仕事を依頼しているのにスムーズに進まない……と思っている上司やリーダーに向けて、仕事を頼む際の3つの注意点を紹介してきました。
ここまでの内容を振り返りをかねてまとめていきます。
「思考」はすぐには変わらない
「言葉」から変えていこう
振る・投げるではなく「おねがい」という言葉を使う
依頼するまえに「文章化」して思考を整理しよう
「目的」を明確にして伝えよう
「具体的な期日」をハッキリと伝えよう
一方的に伝えるのではなく「余白」を残しておこう
わたしたちの仕事は決まったことを決まった時間に、決まった内容だけをやるロボットを相手にしているわけではありません。
「人」を相手にしている以上「感情」があり、相手にも「意思」があります。
生かすも殺すも上司やリーダー次第です。
仕事やプロジェクトが進まないことを部下やメンバーのせいにするのではなく、自分の頼みかたに問題がないかどうか一度見つめなおしてみてはいかがでしょうか？
・・・で、アナタはこれから部下やメンバーに対してどのように接しますか？
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
よろしければサポートいただけると励みになります！ いただいたサポートはクリエイター活動に大切に使わせていただきます(*‘ω‘ *)