後輩に仕事を教えるときに注意している会話のポイント

おはようございます（＾０＾）/

習慣化を応援する記事を書いてます。

習慣応援家のshogoです。

最近、後輩ができたので「仕事とは、こういうもんだ」というのを教えるタイミングが増えました。

でも、なかなか言葉にして伝えるのは難しい。

業務の順番や理由、責任といった会社で働く必要な能力を教えています。

人に伝えるということは、伝える自分も理解するのはもちろんのこと、伝えた相手も理解しないと意味がありません。

だからこそ、丁寧に言葉を選んで伝える必要があります。

とくに気をつけないといけないのが「相手にどう伝わったのか？」というところです。

～こういった人に読んでほしい～
・後輩が自分の言葉を理解してくれない
・後輩とのコミュニケーションに苦労している
・どうやったら仕事がスムーズにいくのか知りたい

聴き間違いは誰にでもある！問題は「どう伝わったか」確認すること

会社で働く以上、ひとりでは限界があります。

人と人とで協力して、さまざまな苦難を乗り越えて素晴らしい結果を出さないといけません。

そこで重要となるのが”コミュニケーション”です。

わたしがコミュニケーションにおいて、重要視しているのは「相手にどう伝わったのかな？」という部分。

自分だけが理解していも、意味がありません。

相手にどう伝わったかで、コミュニケーションのシンクロ率は１００％に近づいていきます。

コミュニケーションのシンクロ率とは？
シンクロ率＝お互いの情報の一致している確率
（某アニメの用語）

・シンクロ率１００％のばあい＝お互いの情報が１００％、合っている
・シンクロ率３０％のばあい＝相手には３０％の内容しか伝わっていない
・シンクロ率０％のばあい＝相手は聞いていない

誰にでも、聞き間違いはあります。

ただただ、分からない内容で伝わらなかったのであれば、相手も「分かりません」と当然のように聞き返してくるのですが、なんとなく分かる内容で相手が間違って判断したばあいが曲者です。

お互いに伝わったんだろうなと思ってしまうからこそ、あとから間違って伝わっていたことに気がつくまで時間がかかってしまいます。

そして、時間が空けばあくほど、それは間違った相手にとって常識となってしまい、その人が恥をかいてしまうことに…

相手に恥をかかせないためにも、３つのポイントに気をつけて相互のコミュニケーションに間違いがないか確認をしています。

① 言葉を選んで伝える 

どうして、言葉が間違って伝わってしまうのか？
それは、相手の立場に立って想像できない言葉選びが原因になります。 

例えば、専門用語や当事者にしか分からない言葉回し、主語のない会話…こういった言葉は、話している人間はわかっていても、受け取る側は理解が追い付きません。

「どういう意味だ？」と一度、頭の中で考えるので会話のテンポについていけずに置いていかれます。 

そうなると、とうぜん理解も追いつかないので、分からないまま話が進んでしまいがちです。

話す側としては、丁寧に主語を使い、相手の立場を理解しながら喋ることをおススメします。

② 相手に説明をしてもらう

自分が伝えたい内容を相手に喋ってもらう”伝言ゲーム”のようなことをやります。 

特に「これは重要だな」といったときは 面倒でも、相手に復唱してもらいます。 

”伝言ゲーム”の良いところは、間違って伝わった内容に即座に対応できるところです。

長い内容には向きません。

あくまで単調で短い内容の時に、相手に復唱を求めます。

そうすれば相手にもストレスなく、カンタンに確認が取れます。

③ 積極的に確認を取る 

伝えたい内容が多い時、またやってもらう作業は多い時には、一区切りで確認を取ります。 

誰でも、理解が中途半端な内容や作業を、いきなり全部を教えあげても、できるはずがありません。 

だからこそ 一つ一つの作業をしっかり伝えて、積極的に確認を取っています。

積極的に確認を取っていれば、途中で間違っていたとしても、すぐに取り返しがつきます。

間違っている箇所があれば「ここ、違うよ」とスムーズに説明しやすいのです。 

もし、確認を取らずに全ての作業を終えたあとにミスが分かった場合、作業の逆算をしながら確認していくので大変です。

ミスの分岐点も増えるので、大幅な時間ロスになる可能性があります。 

確認を取りながら進めることで、ミスに対しても容易に発見でき、お互いストレスなく行動できます。 

お互いが気持ちよく仕事をするためには、やはりスムーズに仕事が進むことが前提です。 

そのためにも、積極的に確認を取ることを怠らないようにしましょう。

先輩であるからには後輩をサポートすべき理由

仕事の後輩ですから、サポートは欠かせません。
先輩として仕事の段取りを見ながら「どこまで任せていいのか」と「どういった能力があるのか」を見極める必要があります。 

そのためにも、相互のコミュニケーションに大事な要素です。 

会社という組織の中で、人間同士のコミュニケーションは欠かせません。

それはこのコロナ渦によるリモートワークでも同じです。
自分では「めんどうだな」と思わずに、コミュニケーションをひとつひとつを大事にしてください。

大切な言葉のキャッチボールは、かならず相手にも届きます。

「この人は丁寧に自分の喋る言葉を理解してくれる」
「安心して会話することができる」
「困ったときはすぐに先輩に喋れる」

そういった信頼関係を築くことができるでしょう。

最初は、ちょっとした会話でいいのです。

「最近、どう？」

そこから相手に「味方だよ」と認識してもらい、心の扉を開いてもらいましょう。

けして”相手が心の扉を開いてくれない”と思わないこと。

大事なポイントです。

言葉のコミュニケーションでは、優先度は相手の立場を理解してあげることからです。

そこから相手に伝わる方法は、どれなのか？

さまざまな方法を選択しながら進めていけば、間違いなく相手はあなたの言葉を聞くようになるでしょう。

最後まで読んでいただきありがとうございます。
スキ・コメント・フォローいただければ嬉しいです。

では、失礼します。