作成した書類・資料の『確認技』7選

何かをミスっていたとしてもどこかに提出するまではミスはミスとは気づかれません。
ミスが確定していないうちに確認して修正できればミスったことにはならないのです。

そこで、私が勝手に体系的に整えてみた確認方法がこちら（主に数値系）。
おそらく自然と使っている方も多いのではないかと思います。

確認したいときは淡々と繰り出していきましょう。

1. 相対比較

今作成した書類等を何かと比較することで妥当性を確かめます。
これにはいくつかの比較軸があります。

①時間軸（過去と比較）
②前後・左右
③同類

①時間軸比較は一番よく使う技です。
先月作成した資料と比較してどうか。
1年前の今と作成したものと比べてどうか。

年に1回提出する資料のようなものは、忘れている場合もあるので、昨年度記載ミスをしていた場合、今年度も同様の記載ミスをする可能性が高いです。

ちなみに、昨年度同じような資料を作ったのを覚えていてもミスる可能性は高いです。
理由は単純で、昨年度の資料を開かないので気づかないからです。
大丈夫だろう、いけてるだろう、楽勝楽勝、と。
要は開くのが面倒なのですが。
一定の手間をかけないが、結局余計面倒になる典型ですね。
（メモ：面倒曲線はいつか書く）

②前後・左右
例えばExcelの場合、前の行、後の行と比べてどうか。
前後の行を比較する癖をつけておくと、ある社員の銀行口座番号の桁数が1桁違うとかすぐに気づけます。
自然とやっている人はやっていると思いますが、人間は意外とやらないものです。
本当に面倒くさがりなものです、人間は。
上の例は実例で、給与振込当日まで気づかれませんでした。

③同類
このカテゴリの額は大体これくらいという範囲があったりします。
例えば、給与が大体同じくらいの人で社会保険がそれ以上に差があるということは基本的にあり得ないのです。

2. 逆から確認

例えば、
3682049287
のような値を確認する際に後ろから確認します。
後ろから
7829402863
と確認していきます。

手書きのものをExcelに転記する時や、その逆も使えます。

これはすごーく地味なやり方ですが、すごーく効果があります。
普通、確認するときは、前と同じように処理して前と同じように間違えます。
逆から確認すると初めて確認する感覚になるので注意してミスに気づきやすくなるのです。

3. 検算

小学校で習った検算。
ですが忘れている人も多いようです。
そんなの知らない！って人もいました。
習っているはずです！

1 + 2 = 3
だったとしたら
3 - 2 が1になることを確認するのです。

2 x 3 = 6
だったら、
6 ÷ 3 が2になることを確認します。

4. 全体を確認

合計額は？
合計人数は？
というのを確認します。
個々の値はさておき、全体として妥当なのか確認できます。
異常に多くない？あるいは少なくない？など。
データの数が多い場合に有効です。
次のランダムサンプリングと組み合わせるとよいでしょう。

5. ランダムサンプリング

大量のデータのうち、いくつかのデータを適当に選んで正しいものとなっているかどうかを確認します。
1つ1つ全てのデータを見きれない場合に使用します。
全データが同じようなロジック・式で組み立てられているのであれば、いくつかを確認すれば全体もあっているだろう、という論理です。
上の全体を確認と合わせ技でより効力を発揮します。
一応異常値っぽいものも確認しましょう。

6. ゼロベース

「そもそもそうだっけ？」という技です。
何か違和感を感じたら一旦前提を否定してみます。
・意味のない中間成果物を慣例的に作成する必要がある。そもそも必要なんだっけ？
・ある人を説得するために送るメール内容を一生懸命考えて考えて練り直していたが、「そもそもその上の人に送った方がいんじゃない？」
・社会保険料が変更されるのは通常4月～6月の給与をベースに8月頃に決定される。間違えてたならそもそも変更届ではなく訂正届でしょ？

7. 他の人の目

最後は他の人に見てもらいましょう。
その前に全ての確認は終えておきたいですが。
人に見てもらうときにミスが多すぎると怒られますからね！

ミスのない快適な自分を目指して！