偉い人の気分を損ねず会議を短縮する簡単な方法

要約
・たいてい時間管理があまいから会議は長くなる
・アジェンダ別の予定時間と経過時間を可視化するだけで時間超過が防げる
・アジェンダごとに時間管理をやってくれる無料のツールがある

内容
こんにちは、会議効率化ツール「minmeeting」を開発している伊勢川です。この連載では、「minmeeting」を活用して会議を短く・創造的にするための使い方をご紹介します。

さて、最近参加した会議の中でタイムキーパーを置いた会議は何パーセントありましたか？多くの会議ではタイムキーパーが不在なのではないでしょうか。

それが会議が長くなる理由の1つです。時計を置くだけでは不十分で、今なんの時間かがわからないと、必ずダラダラと話し続ける人が出てきます。

特に偉い人が話しているときに、それを遮って「次のアジェンダの時間です」と言える人は少ないでしょうし、そうすると偉い人の機嫌を損ねて全体では仕事の効率が下がってしまうかもしれません。

時間管理のような単純作業はロボットに任せるのがベストです。ロボットであれば、機械的に時間管理をしてもあまり角が立ちません。

また、アジェンダと時間を全員が見える状態にするということも重要です。今何の時間かが見えるだけで、意外なほどダラダラ話が減って、時間通りに会議が進むようになります。

minmeetingではアジェンダの掲示、時間の計測、今なんの時間かのお知らせを自動で行うタイムキーパーの機能があります。

時間に応じて現在のアジェンダがハイライトされます。

次のアジェンダの時間になったら、デスクトップ通知と音でお知らせします。

この機能を作るにあたって、いろんな人やいろんなシチュエーションで実験を行いました。その結果、偉い人か否か、国籍、年齢、性別にあまり関係なく、時間が掲示されている方が、早く会議が終わる傾向にありました。（外国籍の方は母数が少ないのでちょっとあてにならないかもしれません）

普段長話をしている偉い人にまで効果があるというのは意外な結果でしたが、よくよく考えると普通のことかもしれません。企業で働いている限り、誰もヒマではないし、ムダに人の時間を奪いたいと思う人は普通いません。そのため、今がなんの時間かが共有されているだけで、自然と時間通りに進めようとなるようです。

minmeetingのアジェンダとタイムキーパーの機能を使えば、会議の時短が簡単にできます。ぜひその効果を体験してください。

minmeetingのご案内

minmeeting - AIが会議を短くする　10分で生産的なミーティングができる会議効率化ツール

minmeetingは単にAIで議事録を自動作成するだけのツールではありません。アジェンダの共有・自動タイムキーパー・外部アプリとの連携などによって、会議を短くテンポよくします。感情分析によって会議の状況を可視化し、ひらめきやアイディアを言いやすい創造的な「場」づくりを支援します。

無駄な会議やダラダラとしたテンポの悪い会議は、チームのモチベーションを下げ、創造性を低下させます。minmeetingを使って、スピーディーな会議を実現し、創造的なチームを作りましょう。