【タスク管理】Trelloを使ってよかったこと４選
こんにちは、ヒロ（@road_of_hero）です。
今回は「Trelloを使ってよかったこと４選」というテーマについてお話したいと思います。
みなさんはどんなタスク管理ツールを使っていますか？
僕はこれまでいろんなツールを使っては挫折を繰り返してきました。
そんな僕ですが、今回紹介する「Trello」に関しては使ってみていい！と思えたので紹介してみたいと思います。
タスク管理ツールを使わなくなる理由
Trelloの話に入る前に、なぜ多くのタスク管理ツールが使われなくなってしまうのか考察してみました。
・達成感を感じることができない
・ルールが不明確なため些末なことまでToDoリストに入れてしまい、何から手をつけたらいいか迷ってしまう
・フィードバックを得ることができない
ざっと上記のようなものかと思います。
志高らかにツールを使いはじめてみたものの、モチベーションが長く続かずいつのまにか使わなくなって挫折する。
ツールを使わなくなるだけならまだしも、本来の目的まで見失っては本末転倒ですよね。
一方でTrelloの場合、上記の欠点を補って余りあるツールだと思いますので、僕が実際に使い続けてよかったと思う理由を踏まえて解説したいと思います。
Trelloとは
Trelloとは、トヨタのカンバン方式を使ったタスク管理ツールです。タスクをカードに登録し、タスクの状態に応じてカード(付箋)を移動していきます。シンプルなルールで、直感的にタスクの状態をつかむことができるので、慣れるのにそんなに時間はかからないと思います。
詳しい使い方については、下記の公式サイトやブログなどでも多く紹介されていますので、説明はそちらにゆずりたいと思います。
それでは、僕が実際にTrelloを使ってよかったと思うことを述べていきたいと思います。
達成感を味わうことができる
もう、これに尽きます。
これまでのタスク管理ツールって、タスクが完了したら消えてなくなるような使い捨て方式なので、自分が今週どれだけタスクをこなしたのか実感がわきにくいんですよね。でも、Trelloなら終わったタスクを「DONE」のレーンに移動しておくので、積み重なったカードの数を見れば作業量が一目瞭然です。
ちなみにモチベーションを上げるコツは、「日々、前に進んでいる感覚を実感すること」なんだそうです。昨日よりも、ゴールに近づいたと感じることがモチベーションを高め、幸福度まで高めてくれるということ。
そういう意味では、 Trelloのカードを積み上げていく方式は、モチベーション管理にももってこいなんじゃないかと思うわけです。昔ラジオ体操で押してもらったスタンプに似た感覚に近いですね。
モチベーション管理についてはこちらでも述べていますので、興味があればどうぞ。
やるべきことが明確になる
「41％のToDoリストは永遠に終わらず、50％はほぼ１時間以内に終わる」のだそうです。
「優先順位をつけられない」→「簡単にこなせることばかりタスクにする」→「重要なことが後回しになる」→「目標が達成できない」。
つまり、ToDoリストの問題は、「些末なことにばかり手を付けてしまい、重要なことを後回しにすること」です。
その点、Trelloの場合「今日」、「明日」、「今週」、「今月」というふうにタスクを分類するので、「今やるべきこと」と「今やらなくていいこと」の優先順位が明確になります。また実施する時期を明確にすることで「いつやろうか」という迷いも断つことができます。
「やることが多い人はいない、優先順位がつけられていないだけ」
耳が痛い言葉ですね。でも、Trelloに入力するのを習慣化することで、「これは本当に今やるべきことか？」とタスクの優先順位を決める訓練になりますし、一度タスクを決めてしまえば、取り掛かるまでの迷いがなくなります。
負荷状況がわかる
カードを積み上げることでタスクが可視化されるので、負荷状況(忙しさ)がわかるようになります。例えば、「先週に比べて今週はタスクの数が多いな」とか、「先週に比べて完了したタスクの数が少ないな」といったことを客観的に知ることができます。日々状況をウォッチすることで、「今週はタスクの量が多いな」とか「今週は生産性が下がっているな」とかといったことがわかるようになるので、「今週はきつそうだから、来週にタスクを回そう」といった無理のない作業に調整することができます。
タスクの全体像がわかる
タスクの全体像を俯瞰することができるので、全体作業のうち自分が今どの工程のタスクをやっているのかがわかります。
まとめ
今回は、「Trelloを使ってよかったこと４選」というテーマについてお話しました。
ツールは、目標を達成するための手段(ツール)であって、それを使うことが目的になっては本末転倒だみたいなことが言われがちですが、僕的にはツールを使いこなすことを目的にしてもいいかなと思っています。そもそもどのツールが自分に合っているかは使ってみないと分からないからですね。
「目標を達成するには、タスクを継続してこなす」ことが大切だと思いますが、そういう意味では脳を飽きさせない努力や仕組みが大切だと思います。今回紹介したTrelloの場合、「何をタスクとすべきかを選別する訓練」になりますし、「目標達成のモチベーションを高めてくれる」し、「さまざまな拡張機能がついているので自分に合わせてカスタマイズする楽しさ」があります。Trelloは目標達成を手助けしてくれる最強のツールだと思っています。
参考文献
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