教員ならではのデスク周り
まだまだ 紙文化 が根強い 小中学校。
必要な書類を１０秒で出せる
作業スペースを広げ(プリントを広げ)、事務のスピードを上げる
常に整理されている状態を保ち、書類の紛失を防ぐ
この３点を徹底的に追及し、今のスタイル（デスク周り）にたどり着きました。
僕は、自分のデスク周りと引き出しのレイアウトには、かなり こだわり があります。
事務の正確性とスピードがあがる早く帰る教師術を紹介します。
こだわり① 机の上は５つだけ。
机の上に置くのは、次の５つだけです。仕事中は書類を広げて作業をしますが、退勤前には写真のものだけを机の上に置いて帰ります。
①パソコン
②キーボード(ワイヤレス)
③マウス(ワイヤレス)
④最強のメモ用紙
⑤ペン立てとペン
※モニターとモニターアーム
この５つのアイテム以外は机に置かない。作業をするスペースが広い方が作業しやすいからです。また、余計なものが目に入り集中力が散ることを避けています。
◉机の面積を狭くしない。
机の上に棚を置いて、教科書やいろんな参考書、色とりどりのファイルを置いている人がいます。そんなに毎回使うのかね・・・。
「棚のせいで机の面積が狭くなってるやん。引き出しにしまったらいいのに」と思ってしまいます。
たまに書類を山のように積み上げる人がいます。高さ３０cm の山です。狭い職員室であるが故に、体が当たって何度か山が崩れることがあります。もう、この際崩しちゃえ。
山積み先生の中にも、必要な書類を、山の中からすぐに探し出せる 山積み発掘先生がいます。あれは本間にすごい。
※余談ですが、なぜか山積み先生は、みなさん めっちゃいい先生ばかりです。カッチリしすぎていないからでしょうか。
◉机の上には何も挟まない。
生徒の写真
生徒から貰った手紙
家族の写真
学校の電話番号と住所
よく連絡をとる人の名刺
行事予定
部活予定
Ｂ４からＡ４へなどへの拡大・縮小倍率
職員の名前と教科一覧表
生徒名と部活の一覧表
時間割
などを机のガラスプレートの間に挟んでいる人がいます。頻繁に見る機会の多い情報は、一瞬で見ることができるので、机の上に挟んだ方が良いと思います。
しかし僕は、絶えず目に自動的に情報が入ってくると、脳が疲れるので、視界に入る情報を一切置かないようにしています。
◉毎日使うものだけ机の上に置く
①パソコン
学校支給のものです。PCを閉じて、モニター１画面だけで仕事をしています。PC画面とモニター画面の ”２画面作業” は机の面積が狭くなるので、していません。
②キーボード(ワイヤレス)
PCを閉じているので必須です。テンキーを使う頻度は少ないので、テンキーレスのシンプルなキーボードを使っています。テンキーがあるキーボードは長くて邪魔になります。ＵＳＢタイプのテンキーをロッカーの中に忍ばせているので、使いたいときには使える状態にしています。
③マウス（ワイヤレス）
PCを閉じているので必須です。パワーポイントを作成する際に、マウスがあった方が拡大・縮小・ドラッグ&ドロップがしやすいので、作業が捗ります。
④最強のメモ用紙
自作のメモ用紙です。めちゃくちゃ便利。ぜひ記事をご覧ください。
⑤ペン立てとペン
机の上には、”ペン１本だけ” と決めています。以前は赤ペン、蛍光ペン、ハサミなどをペン立てスタンドに入れていましたが、①最も使う黒ペンを握るのに時間がかかる。②机の面積をペン立てに取られる という理由で、ペン１本スタイルにしました。黒ペンはSARASAの1.0mmを使っています。書き味が最高なのです。
※モニターとモニターアーム
①画面が広い方が作業をしやすい。②目線を下げずにＰＣ操作をすることで肩こりを防止する という理由でモニターとアームを使用しています。アームは空中にモニターを固定するので、机の面積を狭くしません。またモニターの高さを高めに調節できるので、負担のない姿勢でＰＣを操作することができます。ただし目の前の席の先生の顔を見て会話ができるくらいの高さに設定しています。
こだわり② 引き出しに”紙ゴミBOX”を入れる
教室で授業をしてから職員室に戻ると、机の上に付箋での連絡やら広報などの紙が置かれていることが多いです。
５月に入るころには、４月に行われた入学式の要綱(紙ベース)は、もう必要ありません。いらないにも関わらず、引き出しの中のファイルに挟まれっぱなしになっていることが多いのです。
いらない紙や、用済みの紙をすぐに捨てて、常日頃から机周りをデトックスすることが大切です。
手持ちの書類が多すぎると、１０秒で必要な書類が取り出せません。
ファイルから必要な書類を探すために、不要な書類（入学式の要綱）などを１枚１枚ペラペラめくる時間が無駄です。もう終わった行事の書類はすぐに捨てましょう。とりあえずファイルにいれて、書類を持っておくこと自体、空間と時間の損失を招きます。
とは言っても、職員室にある「紙ごみ入れ」が自分の席から遠いと、いちいち捨てるのが億劫になりますよね。「あとでまとめて捨てよう」と机の上や引き出しに置きっぱなしになり、山ができあがるのです。
◉１秒で捨てられる仕組み
上から２段目の引き出し（エリア３）の一番手前に、無印良品 ポリプロピレンファイルボックスを入れましょう。それを”紙ごみ入れ”とすることが、書類をデトックスするコツです。
断捨離の速度が爆上がりします。どんどんいらない紙をその瞬間、瞬間に捨てることができます。
机の上に置かれていた用済みの紙を１秒で捨てます。
５分の隙間時間に、引き出しのファイルを確認し、いらない書類を捨てます。
退勤する頃には、引き出しの中のファイルボックスには紙ごみが溜まっているので、帰る前に、まとめて職員室にある「紙ごみ入れ」に捨てにいきましょう。毎朝、空の状態から１日をスタートするためです。
たった５分の隙間時間を有効活用しましょう。スマホをなんとなく触るのは、時間の使い方としてもったいない。ゴミ箱が近くにあると書類のデトックスがしやすいです。
僕自身、「引き出しの中の一部をゴミ箱にする」という発想に辿り着くまで、３年かかりました。
これは、書類整理術のような本にも載っていない技だと思います。
紙文化が根強い教員にとって、机の上を綺麗に保つための最強の技であると感じています。
こだわり③ 書類の一時保管場所をつくる
なんでもかんでも書類を捨てるのは現実的ではありません。必要で持っておきたい書類もあります。そんなときは、一時保管に書類を保管しましょう。一時保管する書類は３種類あります。
①パスワードや生徒のＩＤなどが載った書類
IPAD で書類の写真をとってIPAD内に保管しています。書類はシュレッダーします。わざわざ紙で置いておく必要はありません。IPAD事体は引き出しに入れっぱなしにしています。
①紙ベースで持っておきたい書類
「来週にある耳鼻科検診の要綱」のような書類は「とりあえず保存」という名のファイルに挟みます。（テプラのシールを貼ってつくったファイル）
耳鼻科検診の要綱は、教室へ持っていき、生徒への連絡をするときに使います。IPADに保存したデータベースよりも、紙ベースの方が便利なのです。
「近々使う予定があり、紙ベースで持ち運びたい」という書類は、とりあえず保存にファイリング する ルール にしています。
毎週金曜日の退勤前に、とりあえず保存ファイル内の書類の整理を行います。用済みの書類でファイルがパンパンになることはありません。
③明日の朝に片づける仕事の書類
エリア５にいれます。
通常時、僕のデスクの エリア５ は空です。脳の空き容量を増やしたいという発想で、ペンの一本も入れていません。
次の日へ持ちこす仕事の書類をいれるためのスペースとして使っています。
エリア５に書類が溜まりだすと、自分の仕事の処理が追い付いていないことを自覚できます。反対にエリア５に何も書類がない状態は、自分に余裕がある状態といえます。
自分の仕事の進捗具合を エリア５ で測ることができるのです。
■デスク周りを日々アップデート
僕は仕事が早い同僚の先生の机を見て、真似してきました。仕事の早さの要因の１つとして、利便性のあるデスクを使っているからだと思ったからです。
自分で試してみて、合わなかったら辞めて、また別のスタイルを真似してみて・・・を繰り返しました。「ペン立ては便利だ！」と思った時期もありましたが、今は ”ペン１本” スタイルが自分の性に合っていると気付きました。
デスクには、そこに座る人の「人柄」が表れます。デスクは無言のメッセージを絶えず発信しているのです。
書類が整理されている人、山積みの人、家族の写真を置いている人、かわいいフィギアを置いている人、読んでいる本を置いている人、レッドブルーが何本も置かれている人、モニターが２画面の人、PC以外何も置いていない人・・・
いくつになっても、自分のデスクが本当に仕事の効率をあげるレイアウトになっているか、また、どんな無言のメッセージを同僚に発信しているかを考えて、仕事をしたいと思っています。
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