会議の準備は何をする？〜計画のスキル〜ファシリテーションの現場から

こんばんは！

プロファシリテーターの村上と申します。
以後宜しくお願いします🙇‍♂️

noteでは、徒然なるままに日頃考えていること、感じたことを日記のようにアウトプットしていきたいと考えています。

先日から会議の一部を部下に任せて進めています。その会議は、ある事業部に所属する店舗の月一の振り返り会議です。
今までは店舗、もしくは事業部での振り返りだったのを、本部含めて行うように舵を切りました。
目的は、現場との意思疎通を図り、意思決定を早めるためです。

今回進行役の部下は、何度となく私と一緒に会議に入っていますので、進め方は把握しています。本人からの申し出もあり、あまり介入することなく進めることにしました。

資料の事前準備は周到で、店舗長ともやり取りをしつつ進められていました。その資料も参加者には事前に配布され、アジェンダも準備していました。

そしていざ会議がはじまりました。時間は一時間半。テーマは5つ。単純計算でひとつ18分で区切る必要があります。その18分の中でテーマについてPDCAを回しつつ、何らか結論付ける必要があります。

はじまると、仕方ないことなのですが、ある意味部下の独演会。アジェンダはあるものの、結論のコミットとはいかず。伝えたいことが整理されていないので、発話思考的に次から次へと考えが出てきました。実に8割は部下の発言。事前に準備した資料も、大半は使われることなく。　

参加者も、質問が有れば答える、という流れになってしまい、場の空気が部下からの質問待ち、みたいな状況になりました。流れ的には、ここから元に戻すのは厳しい状況。最終的には、今回は決める場ではなく、共有の場と置き換えてなんとか会議を終えました。

ここで、改めて重要になるのは計画の立て方。「計画のスキル」です。今回の件は私の過信が招いたことではありますが、ある意味意図したとおりになりました。
初めから全てを教えて、型にはめることもできますが、まず「Do」から始めるのが私のやり方。初回に本質的なところをさらけ出した所で、次回以降、修正することにしています。

今回はその典型的な形になりました。

さて、課題の計画のスキルとは？概要をご説明していきます。
今回を例にとると、まず何をしたらより有意義なものになったのか。
大きなポイントは３つ。
（細かくはもう少しありますが、大項目をご説明します。）

①目的、ゴールイメージを明らかにすること。
　この会議が、なにをするものなのかを明確にしておく必要があります。よくあるのが、みんなの意見を聞くだけ聞いて、何も決まらない会議。もしくは持ち越す会議。参加者は何も解決しないことにモヤモヤとし、主催者は意見がたくさん出たことに満足をしで終わる。それでは、せっかくの時間が無駄になります。
そこで対決なことは、目的を明確にすることです。決める場なのか？意見を集める場なのか？解決の場なのか？会議を開く場合は、そもそも目的があるはずです。それを改めて確認し、明らかにしておきます。
なぜなら目的が定まれば、それに沿ったプロセスを組み立てることができるから。会議の場では、いずれの場合も意見を広げ、意見をまとめの、発散と収縮を繰り返していきます。目的が明確であれば、そのプロセスがとても組み立てやすくなります。

あとは、具体的なゴールイメージを持つことです。これも物事を決めるプロセスに大きな影響を与えます。極端な例だと、無理やり決めるのか、合意形成して決めるのか。
ゴールイメージが「決定事項に対して、参加者がやる気をもって取り組む意志を示している状態」だとすると、より念入りにプロセスを作り込むと思います。
このように、目的を明確にイメージすることで進め方が変わり、自ずと結果も変わります。

長くなりましたので、以下の内容は明日以降にご説明したいと思います。

②参加者の役割、特性の分析をする。
③会議のプロセス、流れを検討しておく。

最後までお読みいただき、
ありがとうございました！